茵佩貿易從珠寶藝術迎向管理藝術

口碑營造幸福 恆久遠的精品業翹楚

文:卓孟蘭

香港商茵佩貿易有限公司

企業流程管理

人名代替品牌,品牌創造口碑

  可供銷售的產品或服務,多半經過設計研發與生產服務品質的監控與把關。『精品』之所以有著較高單價的銷售額,不外乎其注入了設計師的理念、想法、構思與其所要傳達的意義與精神,以及客製化之貼心的專屬服務。但究竟是商品造就品牌成就設計師,抑或是設計師營造了一個永難忘卻的品牌形象,往往難以言語斷定之。

  坐落於古都重鎮台南,活躍於台北都市重心中,以及觸角延伸於陸港地區放眼世界的茵佩貿易公司,銷售的不僅僅是知名胡茵菲設計師嘔心瀝血的創意,更無形地散播了幸福的種子於每位客戶與環境氛圍中。此外,由上到下的團隊精神和向心力;以客為尊的服務模式,皆讓雙腳踏入營業所的每位貴賓強烈感受到鑽石與幸福畫上等號的深刻印象,總能帶著滿足笑容難捨地離開店面。

 


管理痛點

  • 現有轉帳透過外部專業人士與銀行端同仁進行通知、確認、溝通、審核之方式進行匯款,對於內部同仁費用申請流程上,造成會計同仁較多負擔與責任。

  • 營業處所遍及陸港台三地,作帳幣別差異,往返轉換幣別記帳的動作,合併報表過程甚為困擾。

  • 多家公司別各別入帳,造成多公司別帳務處理負擔。

導入效益

  • 切斷委託轉帳處理,解決現有外部人工轉帳之流程改為內部自行審核,降低外部會計師處理費用。

  • 系統標準多公司複製傳票功能,搭配科目拆分與個案微調方式,達到最快且最正確的合併報表。

  • 會計總帳處理多公司別資料,透過庫別及部門管理取代公司別方式立帳與管理,於總公司進行庫存與帳務處理,達到高階所需報表。


精品管理,回歸自我管理

  對於高單價產品從無到有的帳務管理便更顯得極度重要,舉凡:原物料購進,鑲工處理成本,精品展覽,借貨展覽等等,無非都是精品管理的一大課題,使用資訊化也就成為第一首選管理方式。牽繫起鼎新與茵佩貿易的夥伴關係之主因為雙方一致認為由於地緣關係,立即式的服務是相當重要地,加上在帳務管理上,透過高階進步與內化的想法-將外部高額帳務處理費用轉為內部自我管理,不僅可以省卻每月龐大的費用支出,降低商業機密外流,與外部銀行系統以達金流系統整合之效益;此外,在鼎新規劃師團隊的努力與口碑考量下,茵佩貿易啟動並給予鼎新電腦永續服務之機會。

整合創造營收,規劃降低重工;一次到位的溝通輔導

   系統輔導的一大階段與目標在專案窗口 賴宏杰處長的規劃下,先以『會計資訊化』為茵佩貿易的輔導主軸,經由顧問深入了解客戶需求後,讓系統非僅僅留在作帳之簡易功能,共用擬出三大方向與管理當局想要達成之目標,不僅達成目標亦降低人力;物力與財力成本的支出,創造系統的三大效益。

第一效益:切斷委託轉帳處理

  現有轉帳透過外部專業人士與銀行端同仁進行通知、確認、溝通、審核之方式進行匯款,對於內部同仁費用申請流程上,造成會計同仁較多負擔與責任,後續系統由同仁自行提出申請檢附附件審核方式,由會計確認後透過系統自動產出提供給與銀行端窗口的轉帳通知檔,不僅更即時亦可更加清楚記錄執行時間,抑或後續是透過傳真處理,並且對於廠商與員工的進貨費用申請流程也更簡便。

第二效益:降低高額外部會計師費用

  整帳與寄送文件給予外部會計師處理的紙本動作,後續可由系統教育較具會計觀念之同仁或是會計主辦,直接透過系統建立會計帳務產出多種彈性報表,取代眾多EXCEL管理與合併之複雜動作,大大降低對帳錯誤率與提升工作效率。

  由於營業處所遍及陸港台三地,作帳幣別亦存在台幣、港幣與美金的差異,但往返轉換幣別記帳的動作,合併報表過程甚為困擾,在顧問師建議以鼎新系統標準多公司複製傳票功能,搭配科目拆分與個案微調方式,達到最快且最正確的合併報表,如此規劃確實在有限成本考量下省卻合併報表模組之成本。

第三效益:總公司管理方式,取代多公司別帳務處理負擔

  專案窗口多次與顧問師進行縝密的溝通與協調,激發出一個完善且帳務集中管理之方式,透過庫別及部門管理取代公司別方式立帳與管理,不僅可直接於總公司進行庫存與帳務處理外,亦無需多家公司別各別入帳,就能達到高階所需報表。

持續服務關係,成就系統完善,創造雙贏局面

  系統的導入非一蹴可及,定仍存在著多面向優化之可能,透過系統進行精品料件庫存管理,連接並記錄設計與鑲工的軌跡與歷程,裸石與成品差異流程與規劃等等,都是系統可以努力的方向。舉凡整合掃描機之圖像處理功能,客製化產出符合廠內需求的憑證與報表,製令取代鑲工單流程觀念等等,甚至慢慢可全面取代現有手工管理之狀況,成就無紙化企業。

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