應用奈米改變組織思維 活用BI加速決策

掌握經營動態,讓報價更有競爭力

文:吳昆益

應用奈米科技

商業智慧


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希望透過資訊系統減輕人員負擔,透過BI能將管理想法付諸實行、更容易做出決策;未來也透過設計產品成本表,讓業務可以做更有競爭力的報價!後續透由鼎新協助,也會開始製作財務方面的管報,必能為應用奈米的營收與成長帶來新突破。

─應用奈米 事業發展部 蘇大榮副總

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能將訂單與製令資訊整合的報表很少,所以希望透過BI來補強!單據不需被動追蹤,不再擔心漏單。因為報表可以自動排程產出,主動提醒使用者未來幾周要追蹤的事項。

─應用奈米 生產製造部 林俊銘副總

堅持研發,立足台灣放眼世界

  應用奈米科技股份有限公司成立於西元2001年元月,是一個以奈米科技應用技術研發為主要導向,提供工業技術服務與產品的營利組織。其願景是成為立足台灣,放眼世界市場奈米科技應用的產品製造及技術服務公司。

  2003年應用奈米科技於磁性奈米流體Ferromagnetic Fluid製程有革命性突破,加上專業透徹的研發及製造技術的演進,成功製作出真空設備用之磁流體軸封,為一種進行真空/大氣間密封,同時可將動力由大氣傳遞進真空的關鍵零組件,打破了過去由少數供應商壟斷的局面。應用奈米科技具有完整的軸封開發、製造與產品維修測試的能力,可提供市售及特殊磁流體軸封客製化與維修的服務。

  應用奈米科技於2011年通過ISO9001:2008稽核,並為美商應材(Applied Materials, Inc.)合格供應商。配合自設計開發階段的信賴性測試及完善的進料、出貨檢驗,應用奈米科技秉持客戶服務優先的精神,照顧自規格洽談、接單、出貨至保固的每個環節,期能滿足顧客滿意、持續改善及全員參與的品質目標,與客戶共創雙贏。

》更多關於應用奈米科技的資訊,請參考:http://www.ants-inc.com.tw

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▲應用奈米擁有磁流體軸封關鍵技術,持續提供高品質產品與服務給客戶。

強化資訊基礎建設,加速經營決策

  事業發展部 蘇大榮副總(以下簡稱蘇副總)提到:「應用奈米在未導入鼎新Smart ERP與BI系統前,由於沒有適合的資訊系統可用,以往總是用人工維護的Excel檔做管理。例如分別將報價與訂單資訊維護在一張總表中,再人工進行管理與分析,統計出哪些報價有轉訂單。這流程不僅相當繁瑣,各單位也一直在重工輸入資料。」透由鼎新業務的分析與解說,決定導入鼎新ERP系統與BI系統,將營運資訊系統化。生產製造部 林俊銘副總(以下簡稱林副總)也提到:「導入後,員工確實可以減少維護Excel總表的時間。但比較欠缺一些跨部門或跨模組的管理報表,例如訂單與製令資訊整合的報表就很少,這部份就希望可以透過BI來補強。」

  像以往蘇副總為了週會報告,每周可能要花1~2小時的時間整理資料。在輔導過程中,陸續完成了如直通率、達交率、客戶ABC等級、新客訂單統計、銷售預測達成率...等管理報表;現在只需要登入,重新整理資料,一分鐘內就可以得到某一段時間的統計結果,節省下相當多的時間。林副總也期望透過BI專案輔導過程,培養各部門主要種子人員,讓各部門可以經由BI系統自行製作所需管報,讓員工更能妥善運用時間。

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▲蘇副總分享:「BI除了可以依據需要去製作不同的報表,也可以定期的自動去呈現出結果。」 
﹝感謝《應用奈米科技》接受鼎新電腦專訪。上圖由左而右:蘇大榮副總、林俊銘副總、鼎新BI顧問師吳昆益﹞


管理挑戰

  • 為了週會報告,每周要花1~2小時的時間整理資料。

  • 管理者管理思維變化靈活,但管理報表製作費時。

  • 營運數字要靠各單位提供後再彙總,無法即時取得。

  • 欠缺簡易的輔助工具,跨部門或跨模組的管報製作難度高。

應用效益

  • 透過BI報表設計與分析模型設計,可產出各式靈活的管報。

  • 報表設計完後,主管透過BI系統即可取得ERP最新資料。

  • 透過語意層設計或報表設計功能,不同模組的資料可合併呈現。

  • 透過簡扼的報表,快速檢核異常資料、輔助日常作業。


快速彙整資訊,減少人工錯誤

  「以前報表都用Excel做,只要不小心一個公式下錯,報表數字就全都錯了」,蘇副總說道。即使導入ERP後,還是需要人工簡貼報表到Excel做彙總;現在透過BI來輔助,報表資料驗證完成,只需要重新整理報表即可獲得最新資訊。以往採購單都是由使用者被動去追蹤,因此偶而會漏單;在導入BI系統後,因為報表可以自動排程產出,因此可以主動提醒使用者未來幾周要追蹤的事項。且因報表的資料來自ERP,各單位必須準時、正確地將資料輸入,在這樣的壓力下,也能順勢優化作業流程。

  應用奈米目前製作的報表是以銷售報表為主,例如「業務報價成功率」是看報價單在一定時間內是否成功轉為訂單;「訂單達交率」是看在訂單預交日內,是否有轉銷貨或借出,以管控內部訂單準時率;「廠商達交率」是看在採購單預交日內,是否有準時進貨。另外蘇副總也能依據需求做不同的報表,例如依國家別、地區別、新客與否做銷貨金額統計。

應用內容

導入前製作時間

導入後製作時間

業務報價成功率(報價單)

30分鐘以上/每周

1分鐘內

訂單達交率(訂單)

30分鐘以上/每周

1分鐘內

廠商達交率(採購單)

30分鐘以上/每周

1分鐘內

新客戶統計

30分鐘以上/每周

1分鐘內

高階主管帶頭做,改變組織思維

  一般新系統的導入總會碰到人員的抗拒,害怕去改變現有的作業方式。應用奈米的林副總與蘇副總,卻直接參與BI系統導入專案,除了提供管理上的想法與需求,更親自學習報表的製作,帶動同仁使用的意願。蘇副總分享:「BI除了可以依據需要去製作不同的報表,也可以定期的自動去呈現出結果。」因此他很願意花一些時間去研究報表設計,因為未來可以節省下更多的時間。

  在高階主管帶領下,各單位的使用者與資訊部門,都願意去研究與使用系統,增加工作效率。例如「每日驗收狀況表」能列出目前待驗的進貨單明細,讓品保人員快速知道今天要檢查哪些進貨;「驗收狀況表」則能快速統計某月份、各品保人員的進貨單驗收驗退狀況。

循序漸進,為營收與成長帶來新突破

  應用奈米是一間很有活力的公司,林副總與蘇副總在管理上有很多想法,希望透過資訊系統減輕人員負擔。但以往總苦於資料蒐集不易,管報製作不易,因此無法付諸實行,現在透過BI可以將管理的想法實現。

  因為應用奈米導入的時間還不是很長,第一階段是先滿足業務管報的需求,讓蘇副總更容易做出決策。林副總也表示,未來會將人工成本計算更精確,再透過系統設計產品成本表,讓業務可以做更有競爭力的報價。另外後續也會開始製作財務方面的管報,例如費用分析報表。透過高階主管的管理新觀念,加上鼎新資訊系統的新技術,必能為應用奈米的營收與成長帶來新突破。

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