基亞疫苗-用行動追求卓越品質與效率服務

資訊活絡流程,提昇營運效能,

文:林巧琄

基亞疫苗

企業流程管理

基亞疫苗管理部經理楊郁萍表示:「目前僅使用Easy Flow(電子簽核)、HRM(人事薪資管理)系統;預計今年第四季或是明年,竹北生醫園區廠房興建完成後,因應公司規模擴大陸續會有各種不同需求的表單產生。未來的進銷存模組需求,希望再請鼎新協助,讓組織在每個階段都能順利發展、確定企業體質永保最佳狀態。」

基亞疫苗 創新讓生命更美好

  基亞疫苗生物製劑股份有限公司(以下簡稱 基亞疫苗)於 2012年10月正式成立,為一專注於細胞培養量產與疫苗開發而成立的研發型生技公司。基亞疫苗使用高密度細胞培養系統(BelloCell & TideCell systems),先後進行H1N1新流感疫苗、H5N1禽流感疫苗及腸病毒71型疫苗的開發。未來將進一步拓展研發,包括區域性新興感染性疾病疫苗及重要疾病的治療性疫苗。 
》更多關於基亞疫苗:http://www.medigenvac.com/zh/

  基亞疫苗日前登錄興櫃,是台灣第2家疫苗廠,其願景是─創新讓生命更美好(Innovations for a Better Life)。結合公司的核心競爭能力與台灣生技醫療研發能量,透過國際接軌與合作,積極開發細胞培養人用疫苗,並設立一座符合國際標準(PIC/S GMP)疫苗生產工廠。如此,不但可以製造國內所需疫苗,包括流感疫苗、腸病毒疫苗及日本腦炎疫苗等,帶領台灣遠離疾病與新興傳染病的威脅,並可適時提供亞太鄰近國家所需,讓台灣在國際防疫工作上扮演更重要角色,為人類守護生命與健康竭盡心力。


管理挑戰

  • 紙本資料繁雜,儲存整理費時。

  • 假勤時數有疑問,需請教人事單位。

  • 紙本表單簽核效率低,傳簽不易。

  • 請假時數人工控管,容易統計錯誤。

  • 手工製作薪資條耗時。


簽核效率高!就算出差也不受影響

  目前公司分佈在台北內湖、南港及竹北…等多據點,為了提昇內部溝通及工作效率,經多方面審慎考量,決定導入鼎新EasyFlow及HRM系統。基亞疫苗管理部經理楊郁萍(以下簡稱 楊經理)表示,以前內部都是用請假卡紙本在跑流程,若有跨據點時,需要請總務收集請假卡後,再送至簽核主管的所在地,請示主管簽核。平均簽核時間多達3~5天,若主管出差則時間會拖更久。自從導入Easy Flow+HRM ESS後,簽核時間則大幅縮短到1天內,就算主管出差也不受影響,大幅改善作業效率!線上簽核除了搭配HRM作業外,也加入許多組織間溝通的OA表單,讓內部管理的面向更完整深入。

▲感謝基亞疫苗接受鼎新電腦採訪,基亞疫苗IT周廷遠先生(左三)、
HR劉星汝小姐(左四)及鼎新電腦顧問團隊合作愉快,
以線上行動追求卓越品質與效率服務,快速聯結內外部溝通。
待竹北生醫園區廠房興建完成後,鼎新的資訊化將繼續伴隨基亞疫苗成長!

邊做邊學 享受效益帶來的工作便利性

  一般使用者經歷系統從無到有的過程中,難免會發生不適應或反彈聲浪。作為規劃執行的管理單位,楊經理分享他的導入經驗如下:「導入的主要目標是要提升大家的工作時效,所以應當從使用最頻繁的單據開始著手。例如:請假單、銷假單、支出申請單、內部簽呈......等,讓員工迅速進入狀況,快速感受到跨地簽核的便利性。」

  資訊專員周廷遠(以下簡稱 周先生)還提起初期導入的情況。一開始自己對於公司規章也不太清楚,對於新系統還不太熟悉,所以壓力有點大。但幸好公司內部制度早已健全,加上公司主管力挺及鼎新顧問協助,快速的在二個月內進入狀況,將系統在上線前籌備的很完整。雖然初期User還是會反彈新系統,覺得操作不熟悉,系統上線後,大家一邊用一邊學過程中,慢慢發現系統管理的好處。諸如提升工作時效、節省時間、流程透明與方便查詢等,慢慢接受並享受自動流程管理的甜美果實!


導入效益

  • 透過系統匯整資料更快速。

  • 流程標準化,內控機制更完善。

  • 表單完整記錄於系統中,追蹤歷程更方便。

  • 員工隨時可上表單查詢請假資訊,資訊透明。

  • 主管可隨時簽核,不受時間地點限制,大大提升工作效率。

  • 系統控管請假,時數超過自動提醒。

  • 系統自動發送電子薪資條。


以線上行動 追求卓越品質與效率服務

  同仁們開始使用電子簽核後,周先生設計了一系列的電子表單,如「差旅費暨交通費報銷單」,線上直接申請費用報銷,流程關卡也依標準規劃進行,簽核者可快速簽核完成;而管理單位也透過系統的查詢作業,針對員工此趟出差費用的相關數據進行分析,大大提升匯整資料的便利性。

  電子簽核最大的好處就在於沒有時空限制的特性,這對於需要時常出差的主管更是一大福音。楊經理舉了「請假單」的例子,以前位在竹北辦公室的員工請假,需要由專人匯整所有紙本資料後,人工送件到總公司給主管審核,若剛好碰上主管不在辦公室,整個請假流程簽核完成工常要花上3~5個工作天。現在已經克服了這個問題,藉由EasyFlow的自動提醒簽核通知,與網站跨異地傳簽優勢,利用手機行動簽核更方便於外地開會的主管迅速審批。現今一天之內就可以完成請假流程,不僅解決了內部溝通問題,也讓員工的滿意度提升。

  另一個特別的是「教育訓練申請單」。員工自行進入系統填寫內部或外部的訓練內容,讓申請簽核自動依循固定流程辦理。若申請外訓需要申請公款,線上將自動派送教育訓練心得報告給員工填寫,讓申請及請款流程的正確度與順暢性都大為提高。

資訊化發展伴隨基亞疫苗成長讓企業體質永保最佳狀態

  基亞疫苗導入小組在導入專案中扮演了關鍵的整合角色,除了協助一般使用者熟悉系統操作外,也和各級主管協調流程規劃事宜。為EasyFlow的成功導入立下良好的基礎,證明MIS的專業能讓其他部門的同仁,藉由資訊系統的協助,發揮出更高的工作效率。 
  楊經理表示:「目前僅使用EasyFlow、HRM系統;預計今年第四季或是明年,將隨著公司規模擴大與竹北生醫園區廠房的興建完成,陸續也會有各種不同需求的表單產生。未來也會有進銷存模組需求,屆時希望再請鼎新協助,讓組織在每個階段都能順利發展、確定企業體質永保最佳狀態。」

 電子表單紀錄傳承管理智慧做為績效評核的依據

  電子表單的另一個優點,就是可以將內部作業鉅細靡遺地紀錄下來。任何一件小事與記錄,系統都不會放過,成為知識傳承的智慧管道。而且現在透過表單審核效率分析,更能快速查詢所有的表單使用狀況,同時還可以計算每個簽核人員處理事件的數量與表現,方便年底的績效評核。

表單單號

表單名稱

表單數量

總審核天數

平均審核天數

ODMCR108001

支出申請單

240

1332.98

5.55

ESSF20

出差申請

7

33.13

4.73

ESSF04G

*加班申請*

12

40.36

3.36

ESSF07

請假信息

155

233.47

1.51

ODMFISOP001

預支單

2

3.01

1.51

ESSF06

加班調休申請

9

8.43

0.94

ODMADSOP004

教育訓練申請單

4

1.3

0.32

ODMADSOP002

內部簽呈.簽至總經理

2

0.43

0.22

STD012

簽呈

1

0

0

 

使用HRM系統提昇人員工作效率

  會計小姐身兼數職,除了會計事宜尚需兼職處理公司人事、考勤、薪資、總務事宜,因為有IT的協助,可以很快的處理人事相關事宜,也不用擔心資料正確性的問題。有ESS的幫忙,同仁不需假手他人,可以自行查閱請假、加班資訊。因為自動控管可請假額度,員工遞出假單時,人事皆不需翻閱紙本假單、人工統計請假時數,現在皆由系統準確控管。藉由系統正確管控請假額度,節省人工審核對帳的錯誤與時間。薪資條寄送也只需要一個按鈕,就可以寄送給全公司。以前需要一個一個打在excel上再印出來發送,節省的時間可以用來處理其它重要工作! 
  基亞相信鼎新「一次託付終身責任」的信念,持續與專業團隊合作,持續e化、提升營運效率,讓資訊化發展伴隨基亞疫苗成長,讓企業體質永保最佳狀態!

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