制造业信息化要破解生产挪料的难点

摘要：如果现在把某一张领料单的数量增加用于其他订单的生产，则会增加这张生产订单的材料耗用量，从而增加这张订单的材料成本与其他成本支出。可见通过这个超领数量的控制，可以有效避免一张领料单领两张生产订单的材料。

生产挪料一直是生产管理中的难点。如现在有两张生产订单，都需要用到原材料甲。在生产领料是，正常情况下都是根据生产订单来进行领料的。假设现在两张订单分别要领取原材料甲500套与700套。若按照正常流程来处理的话，系统应该生成两张领料单，领料数量分别为500套与700套。但是领料人员为了领料的方便，就把第一张500套的领料单数量改为了1200套。而作废或者删除了第一张700套的领料单。这就是所谓的生产挪料现象。

　　CIO在制造业信息化项目实施的时候，如果涉及到生产部门，可能经常会遇到类似的问题。这会给生产部门的信息化管理带来很大的障碍。

　　如生产管理模块中有成本统计分析的功能。管理信息系统在统计成本的时候，是根据生产订单的实际耗用原材料数量来计算材料成本的;有时候还根据材料的耗用情况来分摊人工费用与制造费用等等。如果现在把某一张领料单的数量增加用于其他订单的生产，则会增加这张生产订单的材料耗用量，从而增加这张订单的材料成本与其他成本支出。相反，另外一张订单由于系统认为其没有领料，在它的材料成本反而会比实际的要低。如果制造费用等支出是按照材料费用来分摊的话，则对这些费用的分摊也会造成不利的影响。可见，在生产部门信息化改造中，如何解决这个生产挪料问题已经迫在眉睫。

　　笔者企业去年在实施ERP项目的时候，也遇到了这个问题，而且还比较严重。由于他们在以前近5年的领料过程中，一直存在这个生产订单相互挪料的情况存在，屡禁不止。也给企业带来了很大的麻烦。如他们在生产过程中需要用到一种PVC料。这种原材料色彩很不稳定。即使是同一个规格的但是只要生产批次不一样，则加工成成品就可能会有色差。 在生产中由于存在订单挪料的情况，多次造成同一个产品利用不同批次的原材料进行生产，而导致成品色差问题。

　　以笔者的经验，这是管理与技术上都存在问题。除了要在软件上加以限制之外，还需要加强员工的领料管理。笔者今天跟大家讨论一下在软件上如何进行控制以避免生产挪料情况的发生。至于在管理上如何加强则是生产管理专家的事情了。

　　控制措施一：领料单必须核对生产订单。

　　笔者采取的第一个措施就是领料单必须根据生产订单来生成，而不能够手工开立领料单。以前在手工作业中，领料单基本上是手工开立的。为此对于一些公用的原材料，员工就会偷懒，没有分开开立领料单，而是在一张领料单上反映所有的数量。有些员工甚至会把一个月的用量全部领出去。这是非常不科学的。由于他们养成了这个工作习惯，所以即使上了ERP系统之后，他们也习惯了这么做。

为了更改他们这一个不好的领料习惯，笔者就在系统中设置所有的领料单必须通过生产订单来生成。具体来说，笔者在系统中设置了两种领料单据。一种是正常的领料单，他是根据生产订单来生成的。在正常领料单上，显示有某张对应订单的原材料需领数量。这就给仓库发料有一个参考的依据。同时在领料单审核时，会去核对领料单上是否有生产订单号码。如有有的话，则系统会认为这张领料单是根据生产订单生成，允许用户审核。但是，如果领料单上没有生产订单号码的话，则系统会认为这张领料单是用户违规手工建立的，就会拒绝审核并提示错误信息，让员工重新开立领料单。

　　第二种是异常领料单。他主要来领取一些价值不大的辅助材料或者来处理一些异常情况。异常领料单不会去核对生产订单的信息，其所涉及到的成本会在当月的全部完成成品中进行分摊。此时CIO就会担心员工会利用这个异常领料单来进行一次性领料。这种担忧确实是有必要的。笔者现在的预防措施是，异常领料单必须有部门经理签字审核才行。而正常的领料单只需要有部门主管或者生产组长审核即可。如此的话，部门经理可以控制订单挪料情况的发生。

　　控制措施二：对领料超领数量进行控制。

　　如现在有两张生产订单，都需要用到原材料甲。在生产领料是，正常情况下都是根据生产订单来进行领料的。假设现在两张订单分别要领取原材料甲 500套与700套。若按照正常流程来处理的话，系统应该生成两张领料单A与B，领料数量分别为500套与700套。此时，如果领料单A领取的原材料数量为1200套，即把两张生产订单的原材料都领了，那么其领料数量就大大超过了其应领数量。如果现在能够采取措施，当领料单审核时会去判断这个实际领料数量是否超过了应领数量。若超过的话，系统就拒绝审核。那么就可以在很大程度上避免订单挪料情况的发生。

　　笔者现在就是这么控制的。笔者设置领料单必须核对生产订单。如此系统领料单在审核时就会去对领料数量与需领数量进行比较，看看是否存在超领的情况。不过笔者在这个功能上进行了一个二次开发。即在领料时，允许领料单超领。因为在实际生产中，存在一些生产损耗的问题。由于生产损耗的存在，确实有可能对某些原材料需要多领一些。故对于超领的情况，不能够一刀切。笔者现在的做法是，允许员工超领20%。即上面这个例子中，领料单A用户可以修改其领料数量，但是较多只能够调整到600套。否则的话，系统就要拒绝审核。

如果没有进行二次开发的话，那么系统处理起来是一点都不留情面。生产订单需领数量为500套，则领料单领501套都不行。这不符合企业的实情。以前笔者对于这些因为损耗而导致的超领想通过意外领料单来处理，即再开一张不关联生产订单的领料单来领料。但是这有一个问题。因为此时领料单由于没有关联到生产订单，所以其领出来的材料成本会在当月的完成产品上进行分摊。这不利于产品成本的统计。后来在成本会计的反对声中，就推翻了这种解决方式。较后就是通过二次开发，允许正常领料单超领。但是对这个超领的数量进行了限制。

　　另外值得说明的是，这个限制适用与多次领料的情况。如现在生产订单需要原材料甲500套。由于某种原因，用户是分多次领料。第一次领了200 套。第二次领200套。那第三次还可以领多少呢?连续两次一共领了400套。那么这张生产订单中原材料甲还剩100套没有领。如果考虑其较大的超领数量为 20%，也就是说允许其超领100套。那么加上还没有领完的100套，则其第三次领料较多可以领200套。也就是说，分次领料的情况下，每次领料都需要考虑上次领料的情况。而且这个统计控制都是由系统来完成的。

　　可见通过这个超领数量的控制，可以有效避免一张领料单领两张生产订单的材料。若再能够结合一些管理措施，则可以很大程度上降低生产挪料的可能性。

　　控制措施三：通过领料异常情况表来监督生产挪料行为。

　　在系统中，原有一张超领统计表。其用途就是显示实际领料超过预计需领数量的情况。不过笔者认为这还不能够全部反应生产挪料的情况。若能够在报表中反应出完工生产订单材料缺领的情况，那么就可以一目了然的发现生产挪料这种弊端。也就是说，报表中要能够反映出已完工的生产订单，但是其原材料还没有领奇的情况。如一张生产订单需要用到原材料甲500套。可是这张生产订单完工入库后，系统中显示原材料甲的使用量只有300套或者为零。这个原材料甲不可能从凭空产生的呀?所以排除单据操作的原因外，很大程度上可以说明这是生产时这张生产订单挪用了其他订单的原材料所造成的。

　　在月底进行成本结转的时候，成本会计要把这张报表拉出来，先判断是否有异常的情况。如果有异常的话，就要责任部门查清原因并进行调整。调整完毕后，成本会计才能够进行成本结转作业。从而至少保证生产挪料不会对生产成本的统计产生不利影响。

　　可见生产挪料是大部分制造企业的通病。若光靠技术手段很难进行控制。CIO应该在软件上设置一些控制手段，并结合企业的管理措施，尽量消除生产挪料情况的发生。以上这些措施笔者正在使用，对于解决生产挪料问题可以提到很大的预防作用。各位CIO若也在为这个问题困扰，那么可以采取这些措施看看。