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协同办公OA系统,助企业减少糊涂账

文:鼎捷ERP

作者:鼎捷软件 | 发布时间:2012-11-30 14:50:34

摘要:安徽某公司的部门助理郝彬,较近正忙着跟着老员工学习业务。在公司使用协同办公OA系统之后,费用控制变得非常明晰,彻底杜绝了糊里糊涂的账目、报销。明晰账目提高效率  同样因为协同OA,以前负责部门行政业务的郝彬,也看到了提升的机会。

安徽某公司的部门助理郝彬,较近正忙着跟着老员工学习业务。自从公司使用了协同办公系统之后,他所承担的职责一下少了许多。要知道,以前在月底的时候,他帮部门的同事贴发票就得贴好几天。遇到一些同事贴错票或者忘了填原因,他还得来在财务和同事之间来回跑。所以每次一到月底报销的时候,郝彬总是忙的团团转,有时候连中午饭都得到下午2、3点才吃。

  即便如此,每个月还是有很多报销被退回,领导也经常会对一些费用产生质疑。而郝彬有时候就夹在中间,两边不讨好。不过在公司使用协同办公OA系统之后,费用控制变得非常明晰,彻底杜绝了糊里糊涂的账目、报销。郝彬也终于也从无头绪的报销事物中解脱出来,开始学习部门业务,于个人和部门而言,都能实现更大的价值。

  报销流程成内耗

  对于公司负责业务拓展的员工来说,公司的财务似乎永远都和自己过不去。半个月/一个月的报销周期,经常会因为记不起月初费用发生原因,或者丢失了报销凭证,导致自己垫付资金的损失。本来就因为繁琐的报销搞得情绪不佳,这时候再遇到财务人员的铁面无私,往往会恶化业务人员和财务人员之间的关系。一个为公司业务拓展疆土,一个为公司内部严格控制,两个都是为公司尽职却经常导致无谓的内耗。

  同样烦恼的还有领导。面对摆在桌子上的一大堆需要签字确认的单子,即使有三头六臂,领导也不能一一仔细审查,很多时候只能凭借信任和感觉签上自己的名字。而这种确认往往存在一定的隐患,是否如实报销,是否超过报销额度,都是对公司财务状况的考验。

  在目前全球经济危机环境中,开源节流是提高企业在逆境中竞争力的有效手段,而对于公司费用支出的有效控制,是开源节流首先要解决的问题。对于使用协同办公OA系统的企业来说,协同管理下减少的糊涂账,无疑是经济寒冬中的取暖素材。

  明晰账目提高效率

  同样因为协同OA,以前负责部门行政业务的郝彬,也看到了提升的机会。

  在公司使用协同办公OA系统之后,郝彬从繁琐的行政业务中脱离出来,开始帮助同事进行业务和项目的助理工作。到月底报销时,他只需要提醒同事在OA系统上确认并提交自己的报销申请,就可以完成以前需要几天的工作。同事们不再纠缠于报销琐事之中,可以集中精力进行业务开发,部门的业绩也明显提高。而郝彬也开始熟悉部门的业务,并逐渐发挥自己的作用。

  公司的领导也可以轻松实现对项目、费用的控制。协同OA系统包括七大项目模块,其中项目管理(e-Project),资产管理e-Logistics),财务管理(e-Financials)和工作流程管理(e-Workflow),可以让领导轻松了解到项目的进程,员工的工作进度,以及跟项目有关发生的费用。一目了然的项目管理,领导可以放心的审批并指正。

  一个运营良好财务健康的企业,往往在企业内部流程以及费用管理方面有着杰出的表现。在无“内忧”的背景下,企业的做战能力才能进一步放大,而协同OA系统,就是提高企业效率、明确企业内部责任的有效辅助器。在这次百年一遇的全球经济危机中,它们的作用将进一步得到展现。

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