企业信息化实施中的问题

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷软件 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

    成功项目和失败项目的较大不同在于管理，而项目管理很重要的工作就是对各种问题的解决。通常在项目的执行过程中可能会遇到三类问题，即客户需求变化、资源需求变化和客户的个性化。
1客户需求变化
    (1)界面样式
    这是在大部分项目中比较常见的变化。客户的技术人员或操作人员站在自己的角度，提出对界面的布局、颜色、字体等的不同看法。开发人员为了搞好和他们的关系，一开始都有求必应，但几天下来就发现不对了，经常出现因为不同人的喜好不同，进行多次修改，甚至是来回修改。再比如输入输出形式：增加某种输入或输出方式；比如对企业用户的来函咨询或投诉，要求采用扫描仪转换成图形形式存人系统。
    (2)数据结构
    数据结构的变化有几种，一种是长度的变化，一种是增加内容，还有一种就是减少内容。它对应用管理软件的影响就要看变化内容与其他数据的相关程度。
    (3)功能增加
    增加对某些事件的响应，如增加对某种产品的查询。项目成员把变化根据系统开发的需要从业务的角度行分类：功能类，即能否执行某项业务功能；性能类，即某项业务功能的处理速度；界面接口类，即某项业务功能的表现形式，既包括界面，也包括输入输出手段。
    (4)应对策略
    对于不同的改变，对应的策略是：功能类的变化是第一优先响应，其后依次是性能类、界面接口类。
    对照合同规定，发现有些变化是合同规定范围内的，在需求分析和设计阶段因疏忽造成的遗漏或者错误；有些变化是合同之外的，而这些变化又可以分成两种，一种会影响系统开通，另一种可以在系统开通之后再开发。针对这些分析，采用的策略是：合同范围之内的要求坚决修改；合同范围之外的、但影响系统开通的，也进行修改。但要通知客户；合同范围之外的可延后开发，要和客户商量并达成一致，在系统开通之后再进行。
    同时，项目成员也对客户提出的需求变化的形式和来源进行分析。从形式看，发现有相当一部分属于“拍脑袋”的产品，而很少经过客户的内部讨论以及双方的详细讨论，尤其在界面样式方面；而从来源看!发现其中一部分需求是因为技术人员不了解业务，或者操作人员不理解管理人员的想法而导致的。鉴于此，项目组首先补足各种分析设计文档，包括界面方面。一方面是和客户高层沟通，就需求变化提出的形式达成一致，即请客户将变化以书面形式提交；这样就使得客户在提交变化请求之前也会进行慎重的思考；另一方面在内部对开发人员提出明确要求，不可私自答应客户人员的需求变化要求。
    通过实施这些有针对性的措施后，客户方提出的需求变化就变得慎重了，结果需求变更数量少了很多，而且也规范许多，以后的系统开发工作也就比以前顺利了。
2．资源需求变化
    俗话说：兵马未动，粮草先行。在项目中，人属于“兵马”范畴，其他的资源属于“粮草”范畴。资源可以分成两种，一种是内部资源，另一种是外部资源，处理这两种资源的方法有所区别。
    内部资源主要包括开发场所、办公设备、开发设备等。这些资源主要依赖两个部门，一个是行政部门，另一个是商务部门。工作方法是首先通过公司领导，使这两个部门知道近期有项目需要他们的配合；其次做好沟通，对他们的工作表示尊重，同时也了解他们的工作方式，即一般需要多长时间完成某种任务；接着是要明确项目的需要，资源应该在什么时间到位；然后以书面的形式，把项目需要清楚准确地传送给这两个部门。
    外部资源主要是项目中需要的特定设备。有的直接采购，有的需要预先借用，这些都需要向供货商或者厂商描述项目情况、项目潜力、公司实力，说明双方的共同利益和长期合作前景，一方面建立良好的合作关系，一方面尽可能获得好价格。但较麻烦的问题在于设备的安装调试，尤其是在安装调试之后突然发生的故障。这种问题的解决要以合同为基准，然后一起协商共同寻找解决办法，制定实施计划，而不是把问题直接甩给对方。
    但是也碰到过其他问题。比如原定资源因为种种原因不能到位，这时就要寻找变通的办法，比如说采用同种数据库，但操作系统平台更换；比如说在功能不变的情况下，先采用性能较差的设备顶替，如网络交换设备。
3．客户个性化
    行业的细分给管理信息系统的实施带来了极大的难度。因为管理信息系统(如ERP、PDM等)较好的服务往往是个性化、定制化的，而效益较大的服务是标准化、通用化的。在管理信息系统的实施过程之中，通用化和定制化的平衡较难掌握。如某ERP依托30万客户的庞大数据群，在适合中小企业的产品ERP"U8的应用上逐渐打破了行业界限，把经验的共性发散到各个行业中，同时在应用上有所偏重，以当前较适合企业的实施方式和实施深度，把企业的内外部资源做到较好的调配。
    商品化的管理信息系统软件都存在适当的二次开发功能，并非一个企业直接套用另外一个企业的先进管理模式就可以成功，在这里有企业的个性化需求问题。所以，管理信息系统软件的二次开发功能可以被动地适应企业的个性化需求问题；但是也可以主动来承担企业的个性化需求问题，并开创意外的惊喜。
    如在龙丹乳业，负责信息化工作的CIO谈起的ERP三级成本管理就津津乐道，“就三级成本控制系统，为了提出相关消耗数据，专门设计一个统计系统非常麻烦”，而ERP的UFO报表功能可以实现龙丹乳业的三级成本管理统计核算功能。应用用友ERP的购销存系统和UFO报表的二次开发功能，通过对成本核算系统进行二次开发达到简化工作流程和规范工作程序，减少数据处理和传递时间，实际购销存业务系统数据和成本核算系统数据共享，使成本管理实现了生产与考核同时进行，而这些功能都是企业的使用者和咨询实施顾问在深入应用的基础上，自己发明的。