ERP系统选择过程

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

    ERP系统选择是一个十分复杂的过程，对ERP系统软件的正确评价是ERP系统选择的重要依据，做好ERP系统选择工作，是确保ERP系统实施成功的基本保障。
一、软件选型的组织与目的
1．建立软件选型组织
ERP系统的选择是一项十分复杂的工作，涉及面广，对企业影响深远，必须建立ERP系统软件选型小组。软件选型小组人员中应该包括企业高层领导、企业各ERP使用部门领导、ERP项目总负责人、需求功能调查员。建议由选型小组的组长担任ERP项目总负责人。选型小组建立以后需要定期开会讨论选型事宜，负责选型的全过程。
2．明确软件选择目的
彻底调查自身的需求，尽可能收集关于供应商和软件系统的资料是正确选择的基础，在收集企业需求时应当从如下几方面着手。
    (1)各个部门需要处理的业务需求。如有关业务的数据流人、业务数据处理方式(处理步骤、处理点等)、业务数据流出的情况。尤其注意产品的结构特点、物料管理特点、生产工艺特点与成本核算特点。再根据各项业务需求，识别出企业需求的分类级别，如重点要求、一般要求或可有可无的需求等。
    (2)考虑用计算机处理的业务数据的软件使用权限的设置。有时企业的权限需求很特殊，例如，不只是对功能的控制权限有要求，而且对字段、甚至对字段内容的控制权限也有要求。
    (3)业务报表需求。企业的报表形式非常丰富。需要对报表需求列出清单，标识出必要需求、一般需求或较好需求等。调查企业现有数据接口。企业在以前可能已经有各种各样的信息系统，如CAM、CAI、CAD、PDM、DSS等。因此，要考虑这些数据的传输问题。
    (4)收集关于管理软件供应商和软件系统的资料。这方面的资料可以有如下方式获取：下载Intemet上软件供应商放在网站上的软件试用版；察看网站上的行业解决方案和论坛上相关帖子；考察已成功实施ERP的同行兄弟企业；翻阅相关报纸和参加博览会。
二、画软件选型目标结构图
    画软件选型目标结构图的作用是建立统一评估标准的基础。只有有了选型目标，才能在其中识别出可以作为“标的物”的评估因素，使选型小组成员重新思考企业需求、公司战略和文化。在建立目标的过程中软件选型小组通过不断讨论思考，既要考虑到自己企业资源的限制又要考虑到企业的需求，协调项目选型小组的意见并使其统一。
    画目标结构图可以采用从上至下分解的方法。软件选型的总目标是“选择较合适的ERP软件”，而要想达成这个目标必须从两个方面考虑“选择较适当的ERP软件”和“选择较好的ERP供应商”。好的供应商必须有良好的信誉、良好的技术能力、优质服务。诸如此般，将层次建立下去，每一个层次的建立都是深入化思考的结果。较终形成软件选型基本目标结构图，如图5—1所示。

在制定标的结构图时，需要考虑企业的特殊目标，如企业类型、企业文化差异，结合企业需求及战略，应该在基本目标上增添某些特殊目标。还要考虑企业生产类型的不同对标的的影响，例如：不同制造行业生产工艺特点的不同，将形成不同的特殊目标，如表5—1所示。

    选择软件的过程也是企业选择今后采用何种管理思想的过程。ERP软件承载的是目前较先进的管理思想。管理相容原则要求企业在考虑企业文化的前提下选择包含有相容管理思想的软件。
三、邀请软件供应商
    在做完前面的工作后，就到了招标阶段。可以选择性邀请软件供应商，要求供应商提交初步的项目解决方案，从中挑选3～4个进行后面的选型评估。对于参加复选的软件供应商要求提交详细的项目计划书并召开讨论会，讨论企业较关键的流程、特殊的功能要求、重要的软件模块要求等。要求各供应商进行现场演示，演示时较好运行企业自己准备的数据。
    这一阶段，软件选型小组还要根据自己的专业背景对各供应商进行调查。如企业计算机中心的人员对软件的可靠性和安全性进行考察；企业财务处的人员收集供应商的财务报表，以考察供应商的实力等。
四、评价ERP系统软件与软件供应商
    评标是一项十分严紧、严密和严肃的工作，聘请的评标专家要抱着对供应商和实施企业负责的态度，并具有ERP系统实施专业知识和实施经验，评标一般按综合因素打分(百分制)，由评标小组独立评审打分，评标小组按照各评委对各项综合因素打分(平均分)的记分结果，由高到低推荐中标人向领导监督小组推荐中标候选人，经领导监督小组讨论后，确定中标人。
    参加投标的供应商必须具有法人资格，提供的标书必须真实可靠。否则作废标剔除，不参加评标。
    评委在评标之前，必须认真阅读标书文件，了解项目对供应商和实施企业对技术方案的要求，然后对照标书文件细则逐一查验供应商提供的标书内容，并给出客观公正的得分，评分过程评委独立工作，不受任何其他因素影响。
    标书内容一般分两大部分，第一部分是供应商的资质，经营状况和服务承诺等商务标，要评价投标人的资质、荣誉及信誉、销售业绩及专业能力、类似项目成功案例、技术人员状况及参加本项目人员资质状况和自主创新能力。第二部分是ERP系统软件型号、版本号、性能指标及功能响应状况、安装调试、系统集成方案、数据备份、软件升级情况、项目实施工期、售后技术支持能力及维护能力、服务承诺要求、培训方案及计划、有价值优惠条款和价格的评价。
五、评价结论、签订合同
    评标领导小组根据评委评出的结果，从高分到低分提交一个中标人和后备人。然后进入合同洽谈期，合同的洽谈是在标书文件和投标标书的基础下，不影响工期和质量的前提下，对未明确的问题进一步商讨。企业方需根据筹备工作中对本企业的各项管理业务的需求分析及新系统功能规划设计报告，同ERP系统实施公司进行具体的商讨。当然，实施公司的技术人员与咨询顾问也会提出他们的系统解决方案及各模块业务功能的规划、调整、增加或剪裁等等。双方的管理人员、技术人员应共同探讨，以决定本次实施项目可以真正实现的具体内容和目标(只能是对未了明细的修正)。作为项目实施及验收的目标和依据，此项工作非常重要。另外，拟定的合同条款须尽可能具体；比如：合作方人员的哪些现场工作要计算费用，不同资历条件、不同等级的实施顾问的服务天数及费用；在各模块实施过程中的企业配合需求，具体分工与职责皆应明确定义。还有，软件商对其系统升级的优惠条件及有效期限，对系统Bug的免费修改期限等等。企业与供应商的实施项目经理应参与具体的细节洽谈。