整合、协同，击破管理孤岛效应

文：《赢》37期

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2013-10-14 17:56:03

　　近些年，无论是行业还是企业，无论是传统行业还是新型行业，对信息技术与运营管理的“联姻”早已不再陌生。但“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”仍是已基本脱离信息化“扫盲”阶段的国内企业面临的三大难题，甚至这些难题与企业的现代化管理需求产生了难以调和的矛盾。

　　“信息孤岛”-企业缺乏统一的信息管理方案，业务系统、办公系统等都是独立而分散的，信息隔离现象严重。

　　“应用孤岛”-企业针对某方面管理需求而引入各种应用系统，但由于它们难以面向整个业务过程，各系统间也难以紧密集成，使得企业环环相扣的业务被这些分散的系统硬生生分隔开来，企业不得不花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换，造成运营效率低下。

　　“资源孤岛”-企业的基本元素：人、财、物、信息和流程，不能统一地被管理，无法进行调配和紧密整合，因而难以为企业的目标进行一致性的协作和服务。

　　本案例中的理想集团在信息化进程中也面临了“三大孤岛”的问题：一是产供销脱节，订单难以调控，财务难以为产销提供优质支持，造成供应商不满乃至离弃；二是各业务系统互为隔离，难以融合，许多功能闲置，分销系统也沦为“鸡肋”，甚至帐务处理都还是用手工的Excel来处理。这真应了业界一句常话：“只因少了一笔，‘自动化’成了‘白动化’了。”

　　深陷三大“孤岛”整合成较大瓶颈

　　当前，各种功能各异、侧重点不同的业务系统已纷纷在企业内部建立起各自的“地位”，它们之间的整合与集成问题变得非常突出。这几年，像理想集团等许多企业都上马了财务软件，建设自己的OA系统，并陆续引入了进销存、ERP、SCM、BI、CRM等信息系统。这些系统虽然能够帮助企业运作效率的提升，却也容易造成各自为政的信息孤岛局面，无法产生整合效应来帮助企业更高效地管理与决策。因此能整合并协同各信息系统运作的集成软件及应用服务便成了大势所趋，必将愈发受到企业的欢迎。

　　以OA和ERP系统为例。ERP主要涉及物流、生产、财务等企业数据的处理和分析，OA系统则用于无纸化办公，是企业的工作审批和知识管理平台，两者“各自为政”的现象屡见不鲜。那么，OA与ERP系统如何充分融合协同、互为促进，从而为用户单位节省资源并发挥较大效用呢？

　　大型集团往往下属企业多、地域大、分布杂，它就希望大规模的ERP系统中能涵盖OA功能，不需另外再购买OA系统；而对小微企业而言，ERP投资巨大、建设周期长，它希望OA系统也具有进销存等ERP部分功能，这样老板能通过OA的综合查询系统像阅读E-mail一样方便地了解由ERP系统汇总转换而来的数据、表单。

　　而在一个同时上马了OA、ERP系统的企业里，比如在有关借款报销的集成上，它很希望能先通过OA系统实现有关支付流程的审批，然后把审批金额写入ERP的AP模块，形成相关发票数据，再进行支付操作；再如有关考勤信息的集成，企业也希望能通过OA系统实现员工请假申请审批流程，审批通过后直接把考勤信息写入ERP中的HR模块进行考勤统计、薪酬计算；还如员工绩效考核的集成，企业也希望能通过OA系统进行员工考评文件的审批，审批后把结果写入ERP中的人力资源绩效考核模块个人信息中进行细化。

　　同样，实现多种产品的集成、赋予产品更强的功能也是ERP未来发展的一个重要方向。在欧美，ERP的管理范围有继续扩大的趋势，兼容并蓄企业几乎所有的经营业务、办公业务、企业间的协同商务业务等。这样，OA也融入ERP系统中，将企业管理人员在办公室中完成的全部业务都纳入到其管理范围内，从而实现对企业大部分工作及相关内外部环境的全面管理。据悉，这种“ERP＋OA”的整合方式引起了包括微软、IBM、SAP等众多国际软件巨头的关注，并正在积极推进。

　　可以说，整合企业管理两大软件，协同OA与ERP一体化运作的集成软件已成为大势所趋。专家预测，未来企业管理系统将向综合协同管理平台大踏步迈进。

　　无缝集成破解资源混乱的管理难题

　　跨系统整合是实现企业更大范围内业务协同的基础，它通过整合技术实现不同应用系统之间的相互操作，整合协同的内容也因业务需求的不同、采用的技术不同，实现的程度也不同，通常可分为界面整合/协同、数据整合/协同和业务整合/协同三种。

　　1、界面整合/协同：通过Web方式或者在门户系统中通过专有功能，将现有的应用系统的界面集成到门户系统中的Web页面中。企业可通过类似“门户技术”对各业务系统进行紧密整合集成与协同，使得系统界面统一、流程统一、账户统一，OA、ERP、CRM、BI甚至财务软件中的各种信息、数据能通过综合门户在管理支撑系统中有力地展现出来，以提供决策支持、知识挖掘、商业智能等一体化服务。若此，就将能实现本案例中理想集团财务与其它业务系统的整合与协作，避免脱钩割离、各自为政的现象出现。

　　2、数据整合/协同：应用系统提供部分的数据访问权限，给门户系统的相应模块提供协作平台，门户系统可针对这些数据进行跨部门、跨系统操作，包括数据展示、修改、删除、添加、统计、分析等。

　　例如案例中提到的供应商的管理，将涉及到相关物资领用或采购、客户名单（销售部业务）、市场宣传资料和方案（市场部业务）、发票和费用（财务部业务）等多个环节。关注某个或某些业务环节的传统软件由于无法对其它业务环节进行统筹管理，企业就不得不在多个应用软件之间切换以保证同步运作。协同应用平台则可以对这些业务环节进行充分整合并纳入统一平台管理，任何一个业务环节的动作都可以同时轻松启动其它关联业务的运作，并对相关信息进行及时更新，从而实现业务间的平滑链接。因此，对于本案例中的理想集团而言，若该企业有较好的协同管理平台，就能拉动财务、采购、行政、营销等多个部门共同协作，对供应商进行优质管理与服务，也就能使企业生产经营的资金运作更加从容不迫、游刃有余。

　　3、业务整合/协同：门户及现有应用系统都有相对独立的运行环境，在各自的系统中提供相应的功能服务，应用系统之间可以通过服务调用来获取其它系统的功能服务，从而实现业务、流程的整合与协同。

　　比如随着某个信息化项目的建立，各个部门的有关人员都可加入到项目团队中，甚至包括外聘专家、客户、供应商、合作伙伴等。为统一目标而设的“虚拟团队”成员可以共享一个协同项目的信息、被分配各自的任务、接受项目经理的监督、相互间就某个问题进行探讨、参加网上的项目会议等，从而保证目标的达成。

　　在这个过程中，有一些具体应用内容和要求：

　　1、授权：每位得到授权的员工都可以通过统一的门户，获取经过整合，来自诸如OA、ERP、CRM等系统的信息，以有效地解决组织内「信息孤岛」的问题；

　　2、应用：每位得到授权的员工都可以通过统一的门户，使用诸如OA、ERP、CRM等系统的应用功能来进行业务操作，以有效地解决组织内「活动孤岛」的问题；

　　3、学习：每位得到授权的员工都可以通过统一的门户，进行求助和协作，获得来自企业内外的专家经验、较佳实践等，增强其决策和行动能力，以有效地解决组织内「知识孤岛」的问题；

　　4、明了：每位得到授权的员工都可以通过统一的门户，看到和自己相关的工作目标、任务和项目等，理解自己的工作方向和成效，以有效地解决组织内「目标盲岛」的问题；

　　5、受益：企业可通过门户为每位员工提供足够的业务协同应用的支撑，使其真正成为企业的价值创造者，较终帮助企业赢利。

　　不过，在实现各种系统整合协同之前，首先必须解决应用系统的单点登录（SSO），即只需在门户中主动进行一次身份认证，以后便可以访问其被授权的所有门户资源及应用系统，而不再需要反复进行系统登录和身份认证过程。

　　较后必须指出的是，理想集团在应用财务软件、分销系统等IT系统后，“除了报税外，其他所有帐务处理还都是用手工的Excel来处理”，甚至“系统都凑合着用”，这说明该企业的管理者对信息化还不太重视，尚未身体力行地去努力推动企业的信息化建设，“自”动化成了“白”动化也就不足为奇了。可以说，企业信息化工程工作量大、涉及面广，不仅包含技术问题，还关乎部门间的协调与衔接，以及部门利益的博弈，而高层决策者的重视与推动也尤为重要，否则再好的信息化目标也不过是“应景工程”的摆设。

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