深圳国税:新型政务管理平台的“进化论”

OA系统

深圳是中国改革开放的前沿阵地,也是国内竞争力最强的城市之一。而作为深圳最重要的政府机构之一,深圳国家税务局(以下简称“深圳国税”)在整个国家税务体系也同时扮演着改革先锋的角色。

深圳国税有16个内设机构、4个直属机构、5个事业单位,下辖9个正处级全职能局,在编干部职工2000多人。2011年,总体收入2121.45亿元,同比增长8.5%。从人均组织收入情况看,按照2011年的税收规模,加上出口退税,人均税收工作量超过1亿元,其经济效益指标远远领先国税系统平均水平。

自1998年开始,深圳国税就开始了税务业务管理、协同办公系统以及相关行政管理信息系统的建设,共建有税务综合征管信息系统CTAIS、协同办公系统(OA)、内外网门户系统、文档管理系统、人事系统等上十个信息子系统。以OA系统为代表的行政管理信息系统已经成为全局干部职工每天工作不可或缺的工作平台,作为使用频率最高的信息系统,OA系统得到了全局干部职工的广泛认可。

基于深圳国税“十二五”发展规划,为了提高行政后勤管理效率,以更为人性友好的界面和流程,为干部员工提供优质的后勤服务,深圳国税在2011年启动了行政管理信息平台升级改造项目,协助干部职工进行知识管理和自我办公管理的综合性平台的升级。最终,鼎捷软件以深度的业务解析、细致优异的实施方法以及强大的服务团队,成为该项目的实施服务商。

通过近半年的项目合作实施,统一的协同办公(OA)平台于2012年10月正式上线,实现了创建管理融合、业务融合、知识融合的新型政务管理平台的目标。系统内容覆盖综合办公及统一桌面、税务服务、教育培训、后勤保障、人力资源管理、IT管理以及移动平台等各个行政管理领域。主要内容如下:

一、通过信息系统管理融合,实现政务管理一体化

  1. 深圳国税目前有上十套业务系统,各自都有自己的消息待办。

    用户需要进入到各自系统去办理待办,非常不便。鼎捷协同办公平台提供了一体化办公场所,构建B/S架构系统,并统一待办、消息展示平台,统一接口服务,其他系统能够方便地将待办推送到协同办公系统首页,方便用户一站式办公。

  2. 设置内部公务邮件功能:

    为提升沟通质量,区分“公务”与“个人”事务,外网邮件定义为“个人邮件”,在OA系统中专门开辟“公务邮件”区。并且通过系统流程设置,明确“公务”沟通路径,使得公务处理严谨、高效。

  3. 通过统一信息系统综合管理,减少服务接口,提升信息系统的有效管控和服务支持。

    由于深圳国税信息系统众多,以往服务和支持接口也不统一,造成需求和问题响应较慢。通过整合信息服务管理,构建统一的服务流程,使得整个机构内特别是异地(非总局)需求和问题的响应效率得到大幅度改善,对于信息管理部门的满意度也大幅度提升。

  4. 通过先进信息技术的引进,提升政务管理能力和效率。

    之前的政务信息化管理,只能在办公大楼内完成,对于时间、地域都有较大的约束。此次协同办公平台的升级,深圳国税成功通过引进移动办公技术,多途径、多终端全面改善政务管理能力和运行效率,真正实现无处不在的办公服务。

  • 改善传统的短信功能:短信提醒不再只能看,而且可以审批。当用户收到政务短信后,可以对重要应用的短信提醒进行简短回复,只需回复Y 或 N即可完成“同意”或“不同意”的处理;

  • 部署智能手机的移动办公功能:通过对政务重要应用进行改造,受认证的智能手机可以打开OA系统,直接收发邮件、审批业务;

  • 通过安全认证的电脑,在外网可以通过VPN接入内网进行处理政务;

二、通过信息系统业务融合,实现深圳国税业务管理自动化

  • 对接外网门户税务服务,实现对外服务响应自动化。

深圳国税在外网门户设置123661咨询专区,有“网上提问”、“疑问解答”、“电子导税员”、“服务热线”、“咨询简报”等多个栏目,其中“网上提问”、“疑问解答”需要专人负责。之前的应答基于严谨原则,需要邮件或报告请示领导报批,才能发布到外网上,效率较低。而通过鼎捷OA系统,可集成外网系统,外网问题直接生成OA系统的“123661问题处理单”,专项处理人回答后直接在系统中报领导审批,通过后自动发布到外网,工作效率和管理规范性上都得到极大提高。

  • 对接外网门户报税业务,实现网上报税审批管理自动化。

深圳国税在税务服务上一向锐意创新,较早就开通了“网上报税”服务,而且采用网上申报的纳税人占辖区纳税人总数的85%以上;网站受理申报表占全部申报的70%左右;采用网上申报缴税方式的纳税人通过网上划缴税款占全年直接征收税款总额的60%。然而此前的“网上报税”,主要通过手工及邮件方式进行核对审批,效率低下。本次OA项目实现了对接网上报税管理员,通过设置报表接口,由管理员导入“网上报税”报表,直接进入OA系统报税数据审批模块中。通过审批管理流程标准化、报税数据规范化,实现了深圳国税网上报税审批管理自动化,极大提升了管理效率和业务处理能力。

  • 对接人事管理系统,实现局内人事管理信息自动化流转。

深圳国税采用专业的人力资源管理系统,管理干部员工的人事信息、薪酬、考勤。由于人力资源管理系统较为封闭,只能由人事部门操作使用,其他人员只能通过人事部门通知的方式知道自己的相关人事、薪酬、考勤信息,不仅信息滞后,还给人事部门的工作带来较大的压力。

如今,OA系统通过与HR系统进行对接,实现了人事管理流程、薪资查询、请休假及调休管理、出国境管理等业务。信息与HR系统实时交互,保障了员工及时获知信息和快速处理人事类相关申请,减少了人事部门数据通知及录入工作量,提升了管理效率和服务水平,实现了局内人事管理信息自动化流转。

三、通过知识融合,实现深圳国税服务与知识体系化、效益化

  • 通过OA系统,构建深圳国税完整的一体化的知识管理体系。

深圳国税一直很重视知识规范化管理,构建了完善的公文体系、档案系统以及知识文档系统。但由于之前各模块都是独立管理和实施,知识散布在各个系统中,没有形成集中统一的管理体系。如今,通过OA系统强大的集成能力和业务整合能力,构建了完善的公文管理、知识管理以及信息中心,通过知识结构化,在知识形成的管理环节计入归档和合并功能,自动导入到专业的档案系统和知识管理系统中,有效组织和管理知识,并设置完备的权限体系,从而保障了知识采集后的有效利用。

  • 通过OA系统构建开放的知识收集渠道,并形成相关专题和内容丰富、展现友好的电子期刊,促进知识传承。

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深圳国税非常重视知识的收集、整理和利用,如今在鼎捷OA系统上构建了一整套知识收集管理系统,通过内部员工稿件送报,专业人员的稿件采编,分为专题和定期发布两种形式,发布到员工电子桌面。其展现友好、方便翔实的特性赢得了深圳国税员工的一致赞扬,有效促进了内部知识的分享和利用。

鼎捷协同办公系统能够支持深圳国税共3000人的内部办公管理,并成功对接深圳国税内外部近十套系统(公文、档案、外网、人事、短信、单点登录等),有效提升了数据准确性,减少了人工操作难度和工作量,提升了管理效率。

上线仅1个月,鼎捷OA系统的整体数据量就超过5万笔,并全部成功,其中包含公务邮件近3万笔业务单据、内外收发文(总局、局内)近1000笔业务单据、税务服务类审批近5000笔业务单据、人事类审批近2000笔业务单据、行政类审批近1000笔业务单据、短信服务类近5000笔业务单据。此次由鼎捷主导的协同办公平台的升级,使得深圳国税的内部办公水平得到大幅提升,无疑将对跻身国内税务政务系统的先进行列形成大力支撑作用。

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