梦神床垫:一体化管理实现运营价值最大化

进销存管理 易飞

宁波梦神床垫机械有限公司(以下简称“梦神”)创立于1992年,专业制造弹簧软体床垫及宾馆系列产品。公司下设四个分公司,在美国设有一家分公司,是国内第一家到境外开设床垫厂的家具企业。公司在国内有三家分公司,拥有85家梦神床垫专卖店,300余家经销商,年生产能力为60万张床垫。2006年至2009年间,公司每年生产的弹簧软体床垫的数量、销售收入、创利税在宁波家具行业排名第一,浙江省家具行业排名第二。2003年4月梦神床垫荣获中国家具行业床垫知名品牌,2005年9月梦神床垫荣获中国床垫十佳名优品牌,梦神商标已连续两届被评为浙江省著名商标。

信息化升级 企业发展的必然选择

近些年,随着生产线的完善以及生产大规模的铺展,梦神原有信息系统功能的局限性开始凸现:无法实现业务财务一体化,无法核算产品成本及分析企业利润,加之缺乏统一的协同办公平台,种种因素导致梦神在生产过程中常常出现信息滞后,数据无法及时共享,信息未能及时反馈,各部门之间协作效率不高、企业高层缺乏经营数据作为决策依据等管理短板。

2006 年9,梦神公司正式启动信息化选型,希望实现全国名地专卖店的统一管理,以及对各自营店及专卖店的库存、销售及与总公司的相关财务数据的细致管控。2006年11月,梦神与鼎捷软件确定了战略合作关系,正式开启梦神信息化建设大幕。

根据梦神的信息化目标,结合企业实际信息化应用状况,鼎捷软件实施团队围绕“效益驱动、总体规划、分步实施、重点突破”的总体原则,对梦神的信息化建设采取分步实现、循序渐进的规划思路。确立一体化管理目标后,鼎捷软件针对梦神的业务流程及组织架构,重新进行了梳理与整合。

经过一年多的努力,梦神的易飞ERP平台最终成功搭建,完成了从手工作业到系统自动化的管理模式质变。2012年4月,完成易飞ERP财务模块与金税接口,大大减轻财务人员工作量,并成功实现ERP与淘宝平台的集成。历经6年多,通过各个系统、数字模块的无缝集成,梦神实现了财务业务一体化、采购生产一体化、业务决策一体化的既定信息化愿景和目标。随着信息化管理拾级而上,一体化效益在梦神得到全面展现。

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应用效益凸显 深挖典范管理价值

易飞ERP项目的建设,完成了梦神内部业务处理过程的电子化管理,将采购、生产、销售、储运、财务等部门的工作需求集成在一个系统里,实现内部各个环节的信息化管理。不但成功解决了之前普遍存在的企业内部沟通不畅、人工操作误差大、财务管理的信息流程慢、管理层需要的决策信息形成滞后等问题,还大大提高了梦神的经营风险规避能力,并通过财务信息流等内部信息流程即时生成和共享功能,大大简化了企业管理流程,使企业经营活动趋于透明化,市场竞争能力得到极大提升。

  1. 实现了从销售、生产、采购的一体化管理;

  2. 通过系统的集成性与实时性,及时体现库存的可用量,实时监控库存情况;

  3. 根据BOM、工艺路线执行LRP自动生成采购计划及生产计划;

  4. 提供库存管理全方位的相关信息及报表,可以依料号,分类,日期,仓库别,工厂别等,提供不同角度的分析报表;

  5. 在利用ERP业务系统对企业日常运作数据实现完整收集的基础上,进行数据的更深层次挖掘;

  6. 客户直接从淘宝店下单,自动形成ERP销售订单,从接单到出货、收款,实现ERP与淘宝无缝集成;

  7. 加强对外点门店的销售、采购及库存管理,随时了解外点门店的经营,便于及时调货、安排生产、跟催款项等。

经过长期的深化应用,易飞ERP系统的应用价值在各管理环节得到了全面的挖掘与呈现。

供应链管理:打造规范的业务流程

梦神属于典型的家具企业,兼具接单式生产和备库式生产模式。生产的产品以订单为依据,规格和花色变化很大。每天的订单量很大,但是定购数量不多,加上频繁出现插单和改单的现象,造成按照订单指导生产非常困难。

梦神的主要原料是布料,棉毡,海绵,无纺布等,这些原材料在采购时都是以公斤为单位,在存放时则以张或卷为单位,往往造成采购和仓库对帐混乱。由于原材料成卷的特点,车间在领料的时候,以卷或捆为领料的基数,使得领料的超领和缺领很难控制。

梦神的客户主要有经销商、专卖店和零散客户,其中专卖店属于内部销售机构,因此除了要知道详细的销货明细,还要知道专卖店的实时库存。另外,梦神的国内客户的交货周期要4-5天,国外客户要15天左右,而原材料的采购需要7-8天,因此经常会出现停工待料的现象。

对此,鼎捷软件首先对原材料的品种进行规划:规定海绵成捆的按照公斤的单位记录;成张的海绵按照张的单位记录,但是要明细到长宽;无纺布用公斤单位记录,要详细到无纺布的宽度;床芯的单位按个来记录,要详细记录长宽高。同时,对成品的规格进行详细的划分,当长宽高相差在5公分范围内,则被认为是同一个品号,以避免品号的无限增加。

其次,在仓库设定海绵和无纺布的安全存量,解决采购周期大于生产周期的状况。有些特殊的原材料根据补货点补货,保证原材料的及时到位。车间在领料时,会按照实际的包装数量来领料,比如成捆的海绵,会每次领一捆,而不会严格按照工单的领料数量来领用。同时,在系统中设置领料倍量,保证领料数量的正确性。

另外,把经销商和专卖店都作为客户进行处理,把专卖店作为外点仓库。这样既能知道专卖店的销货明细,又可以实时掌握专卖店的现有库存量。

通过易飞ERP的实施,梦神对销售合同、客户订单、销售发出、材料采购、材料检验入库、生产计划及工单、各工段工序流转、废品处理、委外加工、产品入库等业务流程进行了有效地规范化,基于客户需求的快速反应,为管理效率和业绩的大幅提升提供了有力的保证。

生产管理:搭建透明的制造现场

大部分床垫制造企业受制于工序多、加工速度快等因素,对于在制品的现场管理控制较难,实施ERP后,又容易产生实际数据与系统脱节的现象。面对复杂的车间环境,如何能够将制造环节的数据实时输入ERP系统,成为众多床垫制造企业的生产管理环节亟待解决的问题。

生产过程所产生的数据是连续的,只有更清楚地了解物料在整个生产过程中的流转信息,才能更好地服务于生产,实现不停工待料,不积压,按期交货的目标。易飞ERP系统能够协助梦神实现生产过程中的物料管理更清晰。同时,为了实现车间的快速移转及成品快速出库,梦神的现场及成品库均采用条码管理。

质量追溯管理:满足高品质要求

梦神的客户对品质追溯要求很高。比如宜家就要求一旦产品出现问题,在提供产品条码和日期的基础上,必须给出相对应的弹簧\床芯\面料的批号追溯是否有问题。而梦神之前一直采用excel结合系统方式记录追溯,无法追溯到每批,遇到问题就得一段时间内供货退回。

对此,通过易飞ERP系统的批号管理模块,若产品出现质量问题,可以一直追溯到材料采购批次及对应商信息,同时也能追溯到使用该批材料的其他产品信息。

另外,宜家要求梦神必须做库位管理,做到先进先出,如果发货错一次扣10分,罚款5万,需要100次发货正确才能补回。对此,易飞ERP系统中库位规划如下图所示:

金税接口: 实现财务业务一体化

每月30个门店、100多家分销商,以及淘宝商城近千张订单,不仅大量占用财务工作时间而且影响效率。如何将金税系统与ERP系统中的数据实现无缝集成,减轻财务人员的工作量,也成为一个重要的课题。

公司对产品的描述与客户对发票中产品描述的要求会有所不同,如何将ERP与金税数据共享,而又能体现一定的差异,易飞ERP接口部分很好地处理了这个需求:在产品信息中定义开票信息中对产品的描述。

同时,根据企业的需求,支持根据出货单数开票,或者根据ERP系统的销售发票数据进行开票。

与淘宝集成:完美对接电商时代

通过淘宝网点与易飞ERP的无缝集成,淘宝门店的数据能够及时准确传递到ERP,客户可以通过淘宝网点查询到成品仓可供的库存情况,并在淘宝下单,进而完成一系列出货、开票、收款的业务单据的集成,大大减轻业务人员录入订单等单据的工作量。

目前,淘宝与易飞ERP接口运行一切正常,极大减轻了各相关岗位的工作量,并节省一名录订单人员,每月3-10笔的出错率也削减到0笔。

正如梦神公司总经理余霆所说:“床垫制造作为家用消费品行业,市场需求旺盛,但企业若想在这个行业里持续保持竞争力,就必须搭建一个良好的管理平台。”正是有了高层对信息化的正确认识和高度重视,梦神在引入ERP工具后,企业运营的方方面面都发生了巨大变化,基础管理能力得到大力提升,很多原来解不开的管理死结都迎刃而解,原先没有人负责的灰色地带都在流程覆盖范围之内。而随着企业运营管理水平的提升,梦神也实现了在有限的资源下企业价值的最大化。

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