泉全閥業e化打通流程 創造系統價值

攜手雙贏夥伴啟動Win-Win專案

文:卓孟蘭

泉全閥業e

企業流程管理 生產製造管理

  金屬產業的製程與一般製造產業大多不同,有許多生產上的特性,例否常因料件潤滑、料件特性、生產環境、高度機動、現場管理等因素,使得廠區相對其他產業顯得整齊度較低。然而,座落在雲林斗六的「泉全閥業股份有限公司」確非如此,自鼎新電腦團隊夥伴,透過初訪工廠參觀程序即深深知悉泉全閥業定為一家管理有序,且具管理觀念的公司,團隊亦為井然有序且珍惜工作環境的組織!


管理挑戰

  • 編碼原則化

  • 新舊系統流程改善與轉換

  • 運用系統管理正式生產料件

  • 同步管理費用(物料)品號流程

  • 極短期上線使用與操作

  • 產出應收應付對帳報表進行對帳

應用效益

  • 編碼原則規範書

  • 極短期上線(品號/廠商/客戶匯入快速上線)

  • 應收應付報表對外產出並可進行對帳

  • 製令(現場)流程引導

  • 流程優化與改善建議


泉全閥業e化導入關鍵:專案管理思維

  鼎新電腦與泉全閥業夥伴友好關係,起源於泉全閥業因管理需求切換新舊系統、希望透過輔導階段引進輔導思維,以及透過規劃師富美,幾次說明了解鼎新電腦服務體系,因而串起了彼此深厚的友誼關係。而後,隨即啟動系統安裝、線上教學、初訪相見歡啟動輔導、輔導程序與產出認定,至今已有個階段的任務完成,充分落實鼎新電腦不斷營造之「專案管理思維」,其基本概念如下:

  1. 專案為具有啟動與結束的觀念:就輔導顧問師而言,初訪為鼎新團隊定義專案啟動的一環,到登打單據、流程定義與報表產出為專案第一個階段結束之認定。

  2. 專案具備啟動、規劃、執行、監控與結束之概念:除上述所言啟動與結束外,過程中顧問師與PM不斷針對專案範疇、成本與時程進行監控動作,畢竟每個專案環節都緊緊攸關著專案成功與失敗。

  3. 專案需在共識下取得高階的支持認同、專案團隊的付出,為成功專案的運作基礎條件:鼎新專案PM取得泉全馬陳泉 總經理授權全權監控專案後,如獲軍令與責任對此專案負責且使命必達,過程中不斷要求陳俊榮顧問師、泉全PM沈宏彥 先生與泉全全體專案團隊夥伴,以實際產出驗證方式、專案WBS展開進度要求方式、定期回報與進廠直接要求方式,讓專案如期及如質上線。

  4. 專案需定期與不定期的專案報告:專案進度只要有一些DELAY,鼎新團隊需提前風險預報且進行專案報告程序,以利專案計畫主持人在不與會仍可知道專案狀況下,資訊可與專案PM同步。

專案團隊目標一致,亦師亦友共創雙贏

  每個專案的執行都存在著專案的艱難與風險,對於泉全閥業專案也是不可避免,在導入的過程當中,鼎新與泉全閥業團隊,彼此溝通,給予專案建議及協助,鼎新也由過程中更加了解產業特性,並將輔導經驗提供給與客戶一同攜手面對問題,在雙方亦師亦友的情誼之中,方向一致地達成專案目標!

▼表一:專案導入問題與產出說明表

專案問題

專案建議

實際產出

舊系統編碼原則勘用下但仍想要優化

透過鼎新顧問師引導,接續由廠內PM協助召開會後會討論後決議,特殊問題收集於下次輔導統一排除後建置。

編碼原則規範書

品項眾多廠務繁忙不知如何進行

  1. 顧問師說明品號建置讓客戶了解匯入檔案模式,由客戶快速整理後匯入系統

  2. 教育並說明仍應存在新品號/廠商/客戶建置流程

  1. 系統產出將近8000多筆/客戶1200多筆/廠商1200多筆匯入成功

  2. 成功提升專案執行效率,並降低風險

  3. 產出新品號/廠商/客戶申請流程

手寫紙張流程轉換

依據實例方式教育同仁取代轉換,達到舊系統+ISO流程無縫接軌

流程規範圖(如下圖二)

閥組拆解入庫說明

閥業多一次購入閥組,但拆解運用生產且單品可供銷售,建議區分品號入庫以延續成本模組導入需求

  1. 整合與延續尚未添購的成本輔導,避免屆時重工程序

  2. 教育成本與庫存觀念

SFT系統導入

人力現況下PM於一啟動即評估SFT專案範疇應延後為第二階段

  1. 授權廠內PM評估法

  2. 專案經驗評估並進行專案原因說明,取得共識成功降低專案風險

  1. 馬總與PM告知:確實現場能力現階段無需導入

  2. 產出:全面支持認同專案PM

管理品號與流程

說明系統倉別性質/庫存管理/費用流程引導

  1. 管理品號/費用品號全面系統管理

  2. 產出廠商/客戶對帳單

託外與工單管理觀念薄弱

耐心舉例/實際操作/問題QA/要求上線/營造並提升該員專案信心

  1. 說明取得認同由廠內實際運作產出

憑證設計

顧問師引導/二線連線協助

  1. 銷貨單憑證與對帳單設定完成

鼎新輔導創造流程  泉全流程創造價值

  泉全閥業於短期上線後不僅已可透過系統產出相關對帳報表給與廠商/客戶對帳外,可於輔導期間全員透過顧問師引導與說明帶動流程與學習的氛圍,創造組織學習與精進,也讓全廠同仁更有執行專案信心與參與感。

  此外,突破以往樣樣都要馬陳泉 總經理確認與認同始可進行的程序,改由同仁反饋報表資訊與提升主動分析的能力,雖不可言之全面改善,但已達到流程系統管理,系統創造價值之效益。

  未來除了等待現場同仁準備好後啟動現場管理機制啟動廠區追蹤管理,更期盼同仁加快ERPII產品線(舉例:電子簽核)再度帶領泉全閥業創造一次新的高峰。


▲圖一:泉全閥業系統流程圖

誠信.創新.專業.品質 日本簽約廠商讚賞

  泉全閥業股份有限公司於西元1999年3月由馬陳泉 總經理帶領下於雲林科加路一段10號創立,主要生產產品為:鑄鋼;不鏽鋼;合金鋼製作出來的粉粒體專用三通分岐閥、控制閥、球型閥、逆止閥、球塞閥等閥件,廣泛應用於石化工業、製藥業、水處理廠、環保工程等行業,現不僅為台塑之合約供應商、取得ISO認證,並為日本著名閥門廠正式簽約的OEM廠商。


▲圖二:泉全閥業部份產品分類說明圖

▶更多關於泉全閥業資訊:http://www.valve-chuanchuan.com/


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