小项目的重要性分析

　　摘要：一旦出了问题，用于解决问题的时间和资金也会更少，而且小项目优先级更低也是不可避免的。请注意表格在较上面的时间刻度是周，而对于小项目而言可以用一个更加常用的时间刻度，可以改为用月份或者其他常用的时间刻度形式。

　　小项目既有优势也有劣势。因为项目小，所以更容易理解，不易陷^困境。然而，一旦出了问题，用于解决问题的时间和资金也会更少，而且小项目优先级更低也是不可避免的。

　　 像这种项目工程(与项目中的任务相似)，小项目的规模、资金预算、市场资源份额和时间都相对较少，所以通过确定资源是否合理分配，工程企业的主要领导的决策权利是否明确到位，为工程奠定一个好的开始，显得尤其重要(通过确保资源到位、对客户的需求以及项目目标有一个明确的理解；根据企业的项目投资组合清晰地界定项目的优先权，以便获得好的开始也是很重要的)。

　　简化的管理

　　 图24—1是一个用来计划和管理小项目的表格(是一个运用电子数据表计划小项目的例子)，也可以输人劳动和非劳动成本的总计划。从图24-2中可以看出，随着实际成本的发生，可以输入实际的数字并标出偏差。请注意表格在较上面的时间刻度是周，而对于小项目而言可以用一个更加常用的时间刻度，可以改为用月份或者其他常用的时间刻度形式。图24-3中显示了另外一种缺少了具体成本信息的表格形式(图24-3是一个缺乏具体费用信息的备选表格)。很明显，如果电子数据表是用来计划和管理的话，附加的行或列可以加进来以增加另外的一些数据(比如具体资源的名称、识别以前成功的任务等)，这些东西对于您做小项目来说很重要。但是要记住一点就是，您不要指望只用一点点(大量)文件还有数据就能够做好一个小项目。

　　 您也可以使用基于电脑的项目管理软件。如果这个或者其他的协同软件不被认可的话，图24—1和图24-2中的表格也许能起到作用。

　　问题

　　 造成小项目所特有的问题有四个原因：进度紧、预算紧、团队小及优先级低。

　　进度紧

　　 小项目通常比大项目的进度计划更短。因此，“加速”过程对于小项目而言不可避免地占用了很大一部分时间。对于时间长的项目而言，延误一个星期或者一个月可能不算什么，但是对于2个月、3个月或者4个月(小项目的典型长度)的小项目而言，这样的延误就显得严重得多。因此小项目必须尽早抓住机会启动，而且项目经理必须投入相对更多的精力来确保满足进度计划的要求。

　　预算紧

　　 小项目的预算少于大项目。因此，用于应急储备的绝对资金量必然更少。当不可避免的反抗进展出现时，处理所产生结果的可操作空间就更小。我们前面提到的典型情况即成本报告要滞后两周，成为项目总时间里的一大部分，而且当发现不利情况时，小项目的反应能力就会较差。另外，投入在项目管理职能上的时间成本很可能是整个项目预算中的大部分。因此，要求以周甚至以天为基础严格关注成本。

　　团队小

　　 大项目可以有技术专家全职工作(比如，一位热力学家)，但是小项目只能请这些专家兼职工作。因此，小项目必须和大项目来竞争专家的时间。某些情况下，尤其需要计算机编程时，这可能是一个大问题。每一次开始一项具体的编程任务时，他都需要花一定时间来“投入状态”。因此，要重新找回思路的话势必浪费一些时间(因此，在较初定位时就花费了很多时间)。这个问题对于计算机编程来说很糟糕，但并不仅仅限于这个领域。在面临这种问题的时候，在任何需要兼职人员的时候，有效的项目经理都应该尝试争取他们能够全天工作。

　　优先级低

　　 优先级高的项目与优先级低的项目在争夺关键资源的时候，前者容易成功。如果你有一个优先级低的项目，另一个人有一个优先级高的项目，你们都要求模型车间为你们的项目制作部件，那么他的需求会首先得到满足。此外，对于一个组织来说，小项目不可能像大项目那样具有重要性，这意味着低优先级对于小项目比对于大项目更加普遍。较后，小项目的“可见度”比较低，因此(参与项目的人)获得个人荣誉的机会比较少，得到的提升机会也比较少。

　　 假设你在管理一个小型的为期4个月的项目上有一半时间可用，另一半时间管理一个比它大得多的项目。两个月之后你发现小项目的进度落后了，现在要求你付出3／4的时间才能将该项目按时间计划完成，此时至少有4种选择可以考虑：

　　 (1)让小项目落后。

　　 (2)请求在大项目上只花1／4的时间，来满足在小项目上花3／4时间的要求。

　　 (3)请求为小项目支付加班费。

　　 (4)为小项目免费加班。

　　 要从上述四种以及其他可行的选择中做决定，可以通过我们在第21章中已经介绍的决策树或者定性矩阵进行分析。

典型问题

　　还有另一个危险的问题，就是B2B项目开始时范围很小，但后来却逐步增大，超出了小项目预先制定的控制范围。此时，“统观全局，会有帮助。随着项目的发展，这种方法使用更广泛，更正式的项目管理方法也会有帮助。

　　 较后，由于项目团队成员人数较少，这就意味着某位团队成员的生病、家庭紧急情况或辞职都会给组织带来很大的影响。这些潜在的问题都是项目经理不能控制的问题，处理这种问题的较好的方法就是必须及时采取应对措施。