项目的管理软件分析

　　摘要：本书介绍了运用项目管理软件管理应用到活动里的案例以及图示，比如项目时间计划和团队协作。其中一种方法就是在关键项目人员会议中，通过投影仪把计算机显示器上的内容放大以便进行团队讨论。较后，要重申的一个关键是：假如您一直坐在计算机前，那么谁来管理项目团队?

　　本书介绍了运用项目管理软件管理应用到活动里的案例以及图示，比如项目时间计划和团队协作。项目管理软件是一个工具。您应该把项目管理软件提供的能力作为一种手段来管理项目。

　　 在本书里，我们一直强调项目管理需要的战略决策和活动，如组建团队、定位预期目标、定义需求和识别风险。

　　何时使用计算机项目管理软件，在哪里使用

　　 在第5章中，我们提到批判性思维是必要的，而且要避免犯普遍存在的错误认识——认为项目计划仅仅是填写一些软件模板的问题。我们建议使用“笔纸”的方法来建立一个团队成员都能理解的项目模型，而不是简单地集中于甘特图或一些其他人工制作的文件上。您的目标是将计划驱动至一个基准线“稳定期”以便进行执行和控制。

　　 一个由协同软件自动生成的有效模型，为项目经理提供了“真实测验”，迫使他将项目从头到尾进行详细思考，研究出成功完成项目的较佳方法(至少是改善过的方法)。在本书中，我们提供了一些由项目管理软件输出的案例和图示(图7—17—7—19、图13-2、图17-5及图22-5)。这种软件是随着更多特性、功能和衍牛的复杂性的增加而不断改变的。您必须了解这种软件对于您和您的项目有哪些帮助以及适合在什么情况下使用。

越来越多的公司都在配置企业内部的项目管理软件体系。然而，假设您的关键项目人员不理解产生的图表、报告和格式。为了能让他们更有效地使用项目管理软件，您应该对关键项目人员进行培训，以便软件的每个细节都能掌握。同样，外部组织也应如此。

　　 我们已经强调了成功进行项目管理的重要性。作为一个工具，项目管理软件可能促进团队的沟通以便计算机的输出结果代表他们共同的想法。其中一种方法就是在关键项目人员会议中，通过投影仪把计算机显示器上的内容放大以便进行团队讨论。

　　谨慎地使用项目管理软件

　　 第一，与所有的软件一样，铭记这个谚语“无用输入，无用输出(GIGO)”。如果您没有花时间输入尽可能准确、有意义的数据，您的输出则是毫无价值的。

　　 第二，熟悉您的软件使用的术语。有一个好消息：在过去的几年里，项目管理行业已经研究了一组普遍被认可的(标准的)项目管理术语。市场上供应的、较好的软件包都采取这一标准语言，但也有例外。

　　 第三，要避免让人坐在计算机终端执行“如果的”交易和更新进度计划，而不花费充足的时间与您项目中的人相处。如果他们花费过多的时间在自己的电脑前，软件就会阻碍您(和他们)执行主导活动的能力。同样，高级管理层不会认为一个不合格的项目经理使用项目管理软件就能让他变成一个好的项目经理。

　　其他软件

　　 在第21章中，我们谈论了层次分析软件可以帮助制定决策。许多其他类型的软件也是很有帮助的，如产品生命周期PDM管理软件包含计算机辅助设计、工程和制造业模块，对新产品开发项目尤其有帮助。计算机辅助软件工程和模块在适当的情况下也会有明显的帮助。实验设计和数据处理包能发挥一定的作用。很显然，Office软件(文字处理、电子商务数据表格和图像模块)可以节省烦琐的劳动。关键是，软件包不能解决您和您的团队在项目中遭遇的所有问题，但是您应该采取和有效利用可能有帮助的软件。

　　典型问题

　　挑选软件的正确方法是，首先确定您希望通过软件来解决的问题是什么，其次再寻找能解决问题的软件，较后再找出能运行所选软件的硬件。对于很多购买项目管理软件的人而言，他们的过程往往是相反的。他们具有硬件，接下来要做的是寻找能在上面运行的项目管理软件，然后他们却不明白软件为什么根本解决不了他们的问题。您的挑战——也是您的机遇——在于找到并使用能够更好地管理自己项目的计算机项目管理软件。

　　 较后，要重申的一个关键是：假如您一直坐在计算机前，那么谁来管理项目团队?