臺醫光電科技-攜手突破觀念框架,鋪建資訊化新體質

文:張馨倚

臺醫光電科技

人力資源管理系統

中小企業已成為台灣主要的經濟支撐體,位於新竹生物醫學園區的臺醫光電科技股份有限公司(Taiwan Biophotonic Corporation,tBPC)由工研院發跡,成立近三年的臺醫光電屬新創公司,其生技醫療產品技術獨步全球。在日新月異的法令影響下,新舊觀念環環相扣,傳統的人工思維不敷使用,資訊化的輔助已成為現下中小企業的經營主流,目前臺醫光電團隊成員已達三十餘位,當公司規模日漸增大,著眼於未來趨勢的臺醫高層,深知企業核心在於「人」,具制度化的人力資源管控成為提升企業競爭力的基石,因此選擇鼎新HRM人力資源管理系統作為最佳夥伴。

考勤作業人工登載 追單整理耗時費力

  由於臺醫光電科技屬周休二日制,在班別控管與人員配置上較為單純。創立初期,在考勤紀錄上以傳統人工記載,公司人員無論出差、請假,皆以自主紙本管理,請假單於隔月初統一彙整於主管複核再繳交結算,此控管模式如遇不可控因素時,著實讓計算薪資考勤的管理部陳經理頗為頭疼。「當考勤結算迫在眉睫時,人員又因出差等因素不在公司,就必須要人工追單,耗費許多人力時間!」陳經理回想起人工追單的時期,不禁表示這是件缺乏管理效率的事情。並進一步表示,因為人員自行填寫出勤紀錄,常因字跡問題造成困擾,讓身兼多職的處理人事之人員必須再耗費時間辨識,增加結算時程。

新舊思維並進 引領人員步上資訊化軌道

  當企業要從舊有思維跨入資訊化領域,最難適應的無非在於「人」,臺醫光電科技亦不例外!要員工拋棄根深蒂固的作業行為,一夕間完整步上資訊化軌道相當不容易,管理部人事專員表示,臺醫光電科技導入卡控管理制度,能即時掌握人員出勤狀況,建立完整的制度化體質,在管理層面來說是很大的幫助。不過仍有少數員工易忽略這一段,導致在每月考勤結算時,發生考勤異常或出入狀況。「資訊化轉變過程的不適應性,我想這是每間公司都會有的陣痛期,因此以內部文宣公告佈達,透過部門間的溝通協調,希望人員能愈漸熟悉所有的資訊化程序,讓流程步上正軌。」建立公司完整的管理體制是每家公司必定經歷的路程,依循公司制度前進,就是大家的責任!

建立嚴謹內控管理 彰顯結算時程效益

  「整體而言,臺醫光電科技導入HR人力資源管理系統,最大的效益在於提升結算的正確性與建立嚴謹內稽內控的管理模式。」陳經理表示在計算勞健保時,過去都以人工計算即使發生誤差,必須花很多時間尋找原因、重新調整,如今透過系統計算不僅能產出正確數值、並輔以抓出誤差的地方,建立嚴謹制度、提升作業效率。此外,資訊化帶來的效益,亦大幅縮短每月的薪資考勤計算時間,陳經理有感而發地告訴我們,過去必須透過人工和EXCEL協作之下,花費1-2天人工與產出結算報表,產製過程有時仍須和員工進行核對與確認,相當耗時費力。現在透過完整且嚴謹的考勤管理並配合EasyFlow電子簽核系統,每月結算時間可於半天內完成,大幅提升作業效能。

與時俱進 臺醫光電科技x鼎新攜手邁前

  此次臺醫光電科技導入HR人資系統,不僅建立公司穩健的管理體質,為求精益求精,針對較特殊的彈性上班時段,期盼在鼎新協助調整下,步上資訊化軌道。然而,展望未來,新年度的來臨,許多政令法規紛紛上路,例如一例一休調整議題,在臺醫光電科技與時俱進的思維模式下,鼎新亦將協助臺醫光電科技全體同仁共同因應新制,向全面性的資訊化體制大步邁前。


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