信邦電子整合異質系統關鍵,打通信邦電子神經網絡

文:李思穎

信邦電子

企業流程管理

信邦成立於民國78年,為提供電子零件整合設計與製造服務的領導廠商,產品應用範圍涵蓋資料擷取、電腦週邊和其他電子產品。順應科技產業的快速發展和日益激增的市場需求,信邦致力於產品研發和強化員工專業知識,以求達到客戶的技術要求,並提供客戶滿意且完整的解決方案。經過這幾年的努力,信邦成功轉型為提供完全解決方案的製造商,並且跨入了汽車電子、工業控制、醫療器材和消費性電子產品領域,為客戶提供更廣泛的高附加價值產品服務。

信邦於台灣、中國、日本、韓國、英國和美國等地廣佈據點,架起市場和商業資訊可相互整合及交換的資源網路。透過此一網路,信邦可以快速回應客戶的需求、加速訂單的處理、縮短生產與交貨時程、降低庫存成本,提供客戶無國界和無時差的服務與支援。此外,從原物料搜尋、產品接單、打樣與製造到售後服務,信邦提供了客戶最愉悅的合作環境、且可以將客戶對產品的初步構想轉化為高品質、高效能的產品。 
更多詳情:http://www.sinbon.com/tw/

導入系統的契機

信邦電子原為EasyFlow老客戶,從2005年導入使用7年後,為了因應近年來多樣化瀏覽器快速升級的使用需求,以及企業流程系統必須更有效率的串連匯總其他異質系統資料,以節省簽核時間。

信邦電子於ERP使用鼎新TIPTOP ERP系統,在構造企業的數位網絡神經方面,除了相信鼎新的技術與系統整合性之外,再加上對EasyFlow GP產品的專業信賴,決定導入EasyFlow GP。

專業導入快速支援,是系統順利上線的一大助力

系統導入初期需要廠商專業且即時的支援,是影響系統上線順利與否的關鍵。信邦電子連尉龍課長指出:「EasyFlow GP導入初期,對於系統不熟悉產生的問題,因鼎新顧問專業的技術指導以及客服團隊的即時支援,讓問題皆可以很快速地被解決,這對信邦系統上線的幫助相當大。」

E化簽核,而是整個企業的數位神經網絡

信邦電子目前上線的流程包含「請採購單據」、「客戶信用額度申請」、「特批放行單」…等需要與ERP資料串連整合的專題流程,在EasyFlow GP與TIPTOP ERP的整合串聯上,除了節省需要印出紙本的成本之外,更可以直接查看與該單據所有相關的歷程與附件,節省翻查整理以往歷程紀錄的時間,達到EasyFlow GP系統做為內部系統整合神經中樞的價值。

EasyFlow GP強大的流程引擎,能夠跨組織進行簽核人員層級的判斷,與TIPTOP ERP系統整合時能夠更精準快速的判斷簽核者的權限,並配合TIPTOP ERP的資料做檢核。

連尉龍課長提出:「審單部分,以前需要有人去判斷簽核者等級夠不夠,需不需要再找更高層的主管簽核,現在可以由EasyFlow GP直接判斷權限是否足夠,簽核身分層級過了之後,才能夠寫到ERP去做自動放行。」

鼎新電腦EasyFlow GP顧問施雅心補充道:「EasyFlow GP是以流程為基礎的系統,有別於以往以單據為主的系統,能夠組合、串聯各流程表單資料,達到信邦訴求的『數位神經網絡』之精神」

信邦電子陳杰良協理說道:「電子簽核系統不是只要做到紙本簽核E化,而是成為異質系統流程與系統外流程整合管理的利器,達到所謂『數位神經網絡』的價值!。」透過EasyFlow GP與TIPTOP ERP的整合,確實達成了信邦對於電子簽核系統應用的需求。

系統開發維護易上手,設計彈性高

EasyFlow GP系統的表單及流程開發界面簡單易懂,只要撰寫簡單的javascript,不需要太多複雜的程式撰寫,IT人員皆可透過基本教育訓練與實作快速熟悉系統,並自行針對問題除錯。

資訊透明化、確實讓高階主管簽核控管,減少呆帳風險與人為作業疏失

以請假流程為例,過去請假單計算薪水時沒有辦法整合記錄到TIPTOP中,必須要人工處理,現在透過EasyFlow GP整合TIPTOP ERP,從EasyFlow GP填單簽核回寫至TIPTOP ERP中,可以達到完全電子化、產生報表、控管請假時數……等效益,更能掌握員工的出勤記錄,另外 2013 / 07 / 01信邦電子於大陸廠的請假單也即將正式上線,讓企業可以全面降低無形成本,並且增加作業效率。

信邦在導入EasyFlow GP系統前,都以紙本作業為主,紙本作業的簽核時間較長,平均至少需要2~3個工作天才能簽核完成,且申請人無法在第一時間得知審核結果以及每個階段簽核者的意見。透過EasyFlow GP的流程簽核,不僅簽核時間平均縮短至當天就能處理完成,讓簽核資訊完全透明化,並且可以限制申請者送單時必須上傳相關附件,節省了資料蒐集時間;表單上各欄位也可用顏色標註,讓使用者簽核時能夠更容易立刻看到重點。

信邦電子財務處林家安管理師提到:「在信用額度控管也有顯著的幫助,過去在申請客戶信用額度時,必須參考財務報表、信用記錄……等大量資料,根據申請的額度決定簽核到哪個層級的主管。」在紙本運作時容易發生參考資料不足、沒有依照條件上簽到相對應的高階主管……等情況。導入EasyFlow GP後,透過系統的控管,可以減少因為人為因素造成錯誤額度開放的情形,也可以設計針對某個額度開放暫時期限,避免呆帳產生。

EasyFlow GP的效益也呈現在「特批放行單」上。導入系統後,金額在一定額度限制內,針對緊急或是特殊的例外狀況,業務單位可以申請特批放行,不需要經過財務單位的審核,讓企業可以用更彈性的作業方式達到特殊需求。尚未整合前,TIPTOP ERP僅能夠做到一層的簽核,而且為了方便,時常會先作放行後再補單,無法針對特殊情形確實控管,導致收款異常仍照常出貨的現象,在無法根據相關資料來控管風險的情況下,直至反應在應收帳款時已經來不及,容易導致呆帳的產生。

而現在於EasyFlow GP中整合TIPTOP ERP做電子簽核,除了能夠在表單上查詢到客戶相關訊息,例如應收帳款、風險資訊、是否有逾期訂單、AR……等更完整的資訊,來幫助主管判斷之外,透過EasyFlow GP系統中核決權限的控管,「特批放行單」流程需要按照設定條件簽核至指定層級的主管,幫助信邦電子落實企業管理,並且解決了特例控管不確實的問題。
 

另外,在ERP資料的維護上,過去開放太多人可以做修改,並且僅由財務單位逐一維護確認,加上維護的客服單位人員流動性高,容易造成資料落差,需花費很多時間重複進行客服單位的教育訓練,不利於管理維護,進而造成無形成本的增加。改由EasyFlow GP整合TIPTOP ERP後,資料的維護修改都可以經過EasyFlow GP簽核來控管,透過系統管理也可避免輸入資料疏失,大幅節省了財務單位的維護時間與人力成本。

未來規劃,更加落實企業流程管理系統之整合價值

電子系統在上線時,面臨最大的問題通常是使用者因為不適應而造成的反彈,而信邦電子除了因為原本即有運作電子簽核系統之外,幾乎七、八成以上的使用者都感受到EasyFlow GP與ERP系統在使用上的整合效益,並且皆給予正面的反饋,不需要IT人員刻意的推廣,使用者開始主動提出更多想要E化走電子簽核的需求,持續順利的逐步推動企業E化。

面對蜂擁而至的需求,信邦電子陳杰良協理表示,會陸續將需求分類規劃,專題式的開發設計上線,持續落實「數位神經網絡」的精神。

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▲感謝信邦電子接受鼎新電腦專訪
(左起)鼎新電腦EasyFlow GP顧問師施雅心、信邦電子連尉龍課長、信邦電子陳杰良協理


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