霄特國際精密機械前景看好 管理循序跟上精實步伐

文:石青玄

霄特國際

進銷存管理 財務會計管理 生產製造管理

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雖然以前從未使用過鼎新系統,但擔任專案經理期間認真從頭學習系統功能,並在顧問建議之下,規劃並控管人員學習狀況。現在ERP成為公司內部溝通語言,減少以往說明與溝通時所需花費的時間與心力。

─霄特國際 財務部 賴秀美經理

技術與服務結合 成為世界領航者

186-13.jpg  台灣機械業早已走入精密機械,並朝向高精度、高速、複合化等方向升級,且形成完整緊密的產業聚落現象,經濟部甚至將機械產業列為繼半導體、面板之後,台灣經濟發展的重要產業之一。

  有鑑於此,台灣機床配件代理廠商—特品國際股份有限公司與刀塔製造的龍頭-德國Sauter Feinmechanik GMBH於西元2008年正式攜手合作,合資在台灣設立公司—霄特國際股份有限公司,坐落於台中市南屯區。

  近年來全球工具機市場需求旺盛,繼歐美市場之後,亞洲地區也隨之熱絡,而在世界各地,Sauter所研發的多功能刀塔一直是世界的領航者之一,霄特國際以德國專業的高科技技術,加上特品在機械業數十年來對機床結構的了解與協助機床功能提升的努力,以專業的售前與售後服務,積極拓展亞洲地區的銷售與售後服務。

流程改善產出成本 降低人力耗用

  為了讓企業內部管理跟上外在市場佈建的腳步,霄特的經營層決定透過內部資訊系統優化來精進企業體質。鼎新顧問初訪霄特時,首先與高階主管和專案負責人(PM),財務部經理 賴秀美(以下簡稱 賴經理)一起討論決定此次專案的現階段目標。


管理挑戰

  • 因人員異動大導致各職能交接系統使用方法確實性不足。

  • 新進人員對於系統和流程之間搭配的規畫無法完全理解。

  • 目前透過人工自行捉帳計算,勾稽excel報表所花費的時間過長。

應用效益

  • ERP成為溝通語言,減少以往說明與溝通時所需花費的時間與心力。

  • 搭配前端流程重新規畫調整,目前已可透過系統產出生產實際成本。

  • 大幅縮減透過人工蒐集資料並捉帳計算成本的工時耗用。

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  透過與霄特高階溝通,並檢視系統資料和單據建立狀況後,了解目前痛點與亟需待改善地方,規畫出此專案的重點:

  1. 重新定義物料、費用,並檢討品號料編

  2. 重新釐清庫存管理觀念

  3. 搭配討論品號編碼與BOM調整訂單選配應用

  4. 搭配現有生產模式與節奏,重新規劃報工製程與領料製程

  5. 統整特殊生產的狀況與系統搭配的流程

  6. 重新檢討調整與擬定流程與表單

  7. 稽核控管前後單據與成本產出以提高財務需求

  根據輔導流程逐一檢討與優化後,重新讓客戶檢視目前品號的會計分類是否符合財務需求、控管料件是否正確設定庫存管理的機制,並搭配目前選配的產品進行BOM的建立。另外針對現有流程重新檢討,透過系統直接操作畫面教育客戶確實完成SOP文件,再次定義各權責單位應執行的細節,大幅減少目前會影響成本計算異常的流程與資料,並讓以往未參與輔導與系統操作的現場主管,參與專案並針對現況討論並改善作業流程。

種子學員接力傳承 落實流程改善

  當企業面臨到人員異動,再加上內部未有完善的教育文件可以協助新進人員順暢運作日常作業時,便開始出現錯誤的作業風險。因此,霄特國際的PM賴經理在此次專案中,特別重視人員教育課程的規劃與執行;並根據過往成功經驗,計畫將財務部門人員皆培訓為種子學員,要求種子學員對於公司的各循環流程和系統應用搭配皆具備相當的能力。如此一來,當人事出現異動時,種子學員便可擔任教育培訓的角色,引領新進人員用標準的作業的流程回饋系統即時且正確的資料。

  此外,專案亦著重人員的全程參與,並針對現有流程進行細項檢討。如發現有問題,當場檢討並訂下流程細節與方案,由內部各負責部門製作標準作業流程文件,並提供給顧問檢視,是否有須調整的部分,務求盡善盡美。最重要是,將標準作業流程文件公告佈達全公司各相關部門,要求各職責單位重新調整現有作業習慣,日後皆依據公告的文件進行作業,確實達成流程改善的目標。

釐清痛點落實方案 專案成效檢核

  此次專案成功,是依賴霄特國際高階的認同與支持,賴經理在過程中全程參與並協調各部門人員排除困難參與每次輔導,加上持續和鼎新顧問師共同討論決議,努力調整實施。就霄特國際專案導入前與後彙總整理得到以下效益:

導入前 導入後
料號編碼定義不明確,品號資料混亂
  • 重新定義料號編碼定義

  • 跨部門溝通品號類別基於統一品號資料建立的原則,大幅降低品號歸屬錯誤發生

BOM無選配概念,常發生實際生產領料與實際用料不合,現場生產組裝與用料控管不易
  • 因應選配,重新規劃產品編碼

  • 品號屬性與BOM限制選配應用搭配

生產報工頻率頻繁,現場人員操作繁忙
  • 重新規劃報工製程,在公司控管下將報工工序範疇擴大,降低現場人員進出站回饋資料頻率,減少工時耗費

現場領退料控管鬆散
  • 單據性質重新規劃,透過系統設定嚴格控管

  • 向生產人員說明系統計算成本和當月領退料資訊維護正確的重要性,使人員願意配合系統即時回饋現場領退料的資訊

單別使用混亂,流程不確定
  • 重新定義單別規劃的原因與使用時機

  • 針對特殊作業流程重新檢討,制訂標準作業文件,於各相關權責單位落實新流程

無法透過系統產生標準成本或實際成本,進行估報價
  • 維護正確的產品途程資料、BOM資料與生產線,透過系統計算標準成本

  • 提供報表說明與應用,讓高階主管可直接透過系統產生資料,做為估報價參考依據

實際成本無法產出
  • 搭配前端流程重新規畫調整,目前已可透過系統產出生產實際成本

  • 大幅縮減透過人工蒐集資料並捉帳計算成本的工時耗用

 

創造共識良性溝通 事半功倍達成目標

  霄特國際一開始很明確定義此專案的最終目標是透過系統計算實際成本和報表,以利檢視營業的損益狀況。因此,專案的主導權皆落在財務部的賴經理身上,雖然賴經理從未使用過鼎新系統,但期間賴經理以身作則,認真地從頭學習系統功能,並在顧問建議之下,規劃並控管人員的學習狀況。由於人員對於系統的了解,ERP逐漸成為溝通語言,減少以往說明與溝通時所需花費的時間與心力。

  輔導期間,鼎新顧問藉由定期專案月報向霄特國際的特助 蕭光辰(以下簡稱 蕭特助)說明每一道輔導程序中,鼎新協助排除的問題與規劃方案,並將輔導前後的差異清楚地呈現於報告中,協助蕭特助更快掌握現況並了解內部各職能人員所付出的投入與努力,讓高階主管更加認同專案的成效並持續給予關注和支持;顧問在輔導期間明顯感受到霄特上下全員一起努力合作調整現況,往正確的方向邁進。

一步一腳印  進步永不停歇

  回憶起此次訪談,蕭特助與賴經理不斷表示,目前認為自己仍有許多不足,而且對於未來心中已經規劃出一片藍圖。賴經理表示,基於架構在系統使用流暢性佳與流程標準性之下,後續將會更嚴謹地要求人員建立單據的即時性,以期能夠做到料帳一致,持續提高庫存的準確率。如此一來,才能更進一步地控管料件採買與生產領用的規劃,提高存貨週轉率後,公司資金的流量方能更符合掌控。

  蕭特助也表示,未來會以霄特為範本,培訓種子學員與並持續優化流程;上海的公司成立後,也會選擇使用鼎新ERP系統,相信會更快速地進入狀況。並期望透過系統產出的報表與數據,協助各職能主管找出問題並討論出方案,進一步發揮系統效益。

  專案結束只是代表現階段的任務達成,但接下來還有更多任務要展開。在迎向未來的各項挑戰時,鼎新團隊等待客戶隨時提出需求,並由增值部顧問師透過深入的檢核提出建議與方案,引領系統更高價值的應用和創造客戶最高營收。


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