中國電子一步一腳印 電子表單E化創造三贏局面

進料特採單上線平均審核時間減少50%，大幅提升作業效率

文：劉純熾

中國電子

發布時間： 2018-06-11 15:55:00

企業流程管理

客戶導向，追求完美

　　中國電子客戶主要來自歐美，客戶於尋找可長期合作並具有豐富經驗的製造商時，中國電子憑藉著穩定且合理的成本、卓越的品質、細心的服務等特點，往往可成為客戶眼中閃亮的亞洲製造商之星。

　　中國電子同時致力於降低生產成本，以達產品最大效益。因此，得以與客戶間建立良好的夥伴關係，取得客戶高度認同，使客戶更能專注於市場走向和機組設計發展，以發揮其最佳競爭力。不僅如此，當客戶有更多元化的需求，中國電子除投入更多心力為客戶尋求最佳解決方案，也冀望藉以提高客戶產品性能，追求最大效益。

依循ISO，嚴格把關

　　中國電子以ISO9001:2008為公司營運指導方針。從原材料到成品，每一項作業流程都是經過嚴格品質監督把關。同時，中國電子持續不間斷的將全方位品質兼具的觀念深植於團隊。也促使每位員工，不論是工程或是製程設計、作業，均嚴格依循著追求品質第一之顧客導向。

導入系統源起

　　中國電子在導入鼎新之前，導入了物料管理系統MRP(Material Requirement Planning)，但MRP系統無法結合其他系統，且公司規模逐漸擴大，以宏觀的角度思考，在2001年選擇了鼎新Smart ERP(中小企業資源規劃系統)，把公司整個接單、研發、生產、會計緊密的結合在一起，Smart ERP上線使用了一段時間後，發現公司內部有些溝通效率低落的問題，常常發生紙本表單遺失的狀況，造成往往沒有系統紀錄這些資訊，高階主管無法快速的得知這些訊息，所以在2015年決定導入鼎新EasyFlow電子表單BPM(企業流程管理)流程系統，想要透過系統將紙本的資訊記錄在系統，藉由系統改善企業目前的種種問題。

提升管理速度，加速企業效率

　　透過此次導入電子表單EasyFlow流程系統，改善公司同仁的使用習慣，透過系統來要求使用者作業制度化，讓企業資訊流動率提升，進而提升企業的競爭力，導入過程中，使用者常常與導入單位反映不適應，或是工作量不減反增的狀況，這是導入時的適應期，專案導入PM林麗青也很清楚的了解，系統是幫助企業整體，改善企業整體效率，系統建置完成後也一定會有適應期，等到系統建置完成，透過流程自動化、標準化、制度化後，將會產生極大的效益。

　　在導入的過程中，客戶決定先將進料特採單設計到系統中，因為中國電子屬於即時生產，當料件進貨時發現有問題，無法等待一般採購的時間，所以需透過進料特採單，會簽各個單位，來決定此料是否可以直接使用或是場內重工後使用，往往就因為會簽時間太長，導致交期延後，透過電子表單自動抓取ERP的進貨單資訊，制定各單位的簽核流程，以及透過系統中的逾時提醒功能，把系統的功能發揮到極致，進料特採單上線使用後，各關卡的審核時間竟然比以前紙本的平均審核時間減少了一半，大幅提升作業效率。

　　另一方面，在工程變更單的部分，在導入電子表單前，會簽關卡有10個會簽部門，簽核流程過於冗長，有時急件兩天內要簽核結案的表單，最長會簽到20天才結案，透過電子表單的流程自動化，將關卡減少5關，有些不需簽核的關卡就通知，讓表單流程更順暢，上線使用半年後，導入小組去分析，一般件來說，以前結案的簽核時間是12~13天，導入電子表單後，減少到7.5天，導入小組也很驚訝有此效率的提升，甚至，透過電子表單系統中提供的審核效率分析，工程變更書的平均簽核時間為2.67天。

　　導入小組也發現，上系統的另一個好處是：使用者會被系統推著跑，因為電子表單的種種行為，完全被記錄了下來，不管是表單內容、時間，所以系統也默默的訓練使用者的作業習慣，督促公司員工，達到雙贏的效益。

管理挑戰

• 紙本傳簽，常常造成單據的遺失。

• 跨單位簽核效率低落，無法有效率的溝通。

• 簽核數據無法立即呈現，需人工統計分析。

導入效益

• 透過系統將資料匯出EXCEL，統整更快速。

• 流程標準化、流程自動化，大幅縮短簽核時間。

• 表單完整記錄於系統中，追蹤歷程更方便。

• 可在外部發單、簽核，讓表單流程不卡關，更順暢。

改善內部流程，資訊化之路永無止盡

　　未來，中國電子陸陸續續會將紙本表單電子化，例如：新產品送樣單、8D表單、進料檢驗紀錄單，這些不但是內部重要的表單，還是電子零組件產業必定會使用的，所以這些表單資訊的管理非常重要。新產品送樣單，有時業務單位會因為時間較急迫就直接不上單，就將研發單位的試產產品交給品保單位檢測，造成有事後補單的狀況，另一方面以前EXCEL作業需要人工判斷的檢測項目，電子化後就可以將檢驗項目建立至系統中，簡化品保單位的作業方式，透過電子化也要求作業流程制度化，減少事後補單的狀況。

　　另外，對於員工請假HR系統也是未來可能會導入的系統，因為目前雖然透過電子表單的線上請假單，但是還是人工計算薪水，未來導入HR系統後，透過ESS的人事考勤表單，達到線上申請、線上審核、自動回寫、自動計薪，大幅減少了使用人力計算薪水。

▲感謝中國電子品保單位，林立青副理(左三)，陳璟如(左二)，黃淑惠(左四) 
鼎新電腦BPM.NET顧問部經理 黃子豪(左一)，顧問劉純熾(右一)

公司簡介

　　中國電子股份有限公司成立於 1965 年，以深耕臺灣為製造基地，中國電子在產品優勢上主要專攻少量、多樣、複雜性高及機電整合性需求強的高階產品外銷市場。避開低價競爭，與客戶協同開發產品，提供代工生產，統籌產品供應鏈管理，為客戶創造服務價值而贏得商機。

　　從事高階印刷事務機(Production Printing System)，表面黏著機(SMT- Surface Mount Technology System)核心模組及高階印刷事務機之週邊專業產品。

主要產品：

沖孔機(Production Puncher) 
配頁機(Collator) 
書背裝訂機(Booklet Maker) 
環帶書籍裝訂機(Ring-Book Binder)

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