鴻發國際加速研發管理流程 整合企業內部運作

PLM與ERP無縫接軌 成為信息共享的營運利器

文:楊秉翰

鴻發國際科技股份有限公司

進銷存管理 財務會計管理 生產製造管理

 鴻發國際的主力產品為點鈔機與驗鈔機,另外還有自動光學檢測設備,產品從設計、製造、銷售都由鴻發自行開發,是台灣數一數二的點驗鈔機製造廠商。主力產品點驗鈔機擁有自動辨識多國紙鈔、記錄紙鈔序號、依照幣別分類收納與防偽等功能,國外許多銀行與企業都指定使用鴻發國際的產品來點鈔、驗鈔、整理鈔票。

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公司規模擴大,原本作業模式無法負荷

  鴻發國際原本使用PLM系統,並且自定表單來維續日常作業。但由於PLM的強項為BOM的歷程記錄與圖面管理,對於進銷存、製造、財務、成本的作業管理並不是那麼適合,因此希望藉由鼎新Workflow ERP加強企業日常作業的控管與流程整合;並藉由鼎新的經驗,整合ERP與PLM;藉由前端PLM建立品號以維護BOM,再拋轉到ERP後續採購、生產、出貨,再拋轉到財務系統進行應收、應付、會計總帳的作業,進而進算成本,產出財務相關財報。

  2013年分割自動光學檢測部門成立「鴻華國際科技股份有限公司」,也希望藉由鼎新Workflow ERP導入,讓兩家公司的作業流程與系統進行整合,減少人員重工與錯誤發生率,提昇財務報表產出之正確性與即時性。

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管理挑戰

  • 自行開發的PLM系統,無法準確管控進銷存、製造、財務、成本等作業。

  • 無法在ERP內直接連結PLM的圖檔資訊,使用者需反覆登入兩套系統查詢。

  • 因跨公司營運,單據交易時需重覆輸入資料,費時又費工;若交易單價金額不同,又更增添維護困難;文件往來流程非常繁複,過程中容易漏單,資訊也不易查詢。

應用效益

  • 導入Workflow ERP與日常流程整合,管控訂單、採購、生產、庫存、財務、成本、產品等作業,作業效率與跨公司的作帳時間;並跨系統整合PLM與ERP,串連前後端作業。

  • 精確的掌握產品的生產成本與毛利,從而改善報價策略與生產製程;正確產出財務報表,掌握公司營運策略。

  • 配合需求調整欄位,點選ERP系統內超連結立即開啟APS圖面資訊,增加使用便利性。

  • 整合文件記錄PLM與ERP整合時的欄位對應資訊與處理模式,讓作業流程透明有條理,簡化資訊維護作業。

  • 同時整合多公司作業流程,減少繁複輸入資料的程序,日後追蹤與查詢也相對方便、簡單。

  • 完成雙系統整合之目標,研發單位與其他各部門的連結更為緊密,且成本結算即時。


整合PLM與ERP 更有效率

  由於鴻發國際之前使用的PLM系統是自行研究開發,整合時的欄位對應與整合模式都還需要評估與討論,PLM內的品號與ERP的品號欄位必須彼此對應。例如:PLM內的品號對應到ERP的品號是什麼名稱;PLM內沒有品號屬性但是ERP內品號屬性卻又是必填欄位時,就需要討論何種狀況應給予採購件資訊或自製件的資訊。每筆資料都得仔細核對,因此整合是否順暢、資料是否拋轉正確,都會是此次導入的重要課題。

  再者,系統導入前公司內部流程繁瑣,需耗費許多人力與精神運作與實行,因此導入Workflow ERP系統後,有效減少使用者繁複輸入資的程序,也是一大重點。原本內部流程各部門並無串連,使用者得個別在不同的系統輸入兩次資料,既費時又費工;且還有可能輸入錯誤,此外還有單價金額不同的問題,更增加使用者維護的困難。輔導前,鼎新就已經了解鴻發整合PLM與ERP的需求,藉由豐富的產業經驗,效率的完成了初期前置作業。

客製化調整 讓系統更符合使用需求

  鴻發於導入過程中發現,某些功能與資料仍無法滿足現況,例如無法在ERP內直接連結PLM的圖檔資訊。後續透由調整,讓ERP發揮了更大的使用效益。

1.配合PLM整合需求 調整Workflow ERP程式

  由於鴻發自行開發的PLM系統有許多自行定義的欄位,希望可以置入EPR系統內,例如PLM維護好的圖面資訊,希望能一併帶入ERP內使用,使用者不需再反覆登入兩套系統查詢。藉由欄位的調整,並增加開啟超連結功能,讓使用者在ERP的系統內能立即開啟PLM儲存的圖面網址,增加使用便利性。此外也藉由整合文件,記錄PLM與ERP整合時的欄位對應資訊與處理模式,讓作業流程透明有條理,提昇整合的正確性與事後驗證的方便性。

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(圖一)PLM與ERP整合欄位對應表。藉由標示PLM欄位與ERP欄位的對應關係與處理邏輯,
作為整合適的參數設定依據與驗證文件。

2.同時設定三間公司資料庫 四個月同時上線

  鼎新電腦擁有多年的ERP系統輔導上線經驗,因此能夠幫助鴻發國際在短時間內完成三間公司的ERP上線專案。鼎新透過條理化的輔導流程與進度管制文件,再配合專案管理的知識技能、融合實務作業,大幅縮短企業導入ERP的成本與時間,讓鴻發國際僅花費四個月的前置作業時間即上線完成,且一次成功同時上線。

跨系統整合優化、成本掌握確實

  系統導入後,研發單位與其他各部門的連結更為緊密,且成本結算即時,完成雙系統整合之目標。

  • 導入ERP後,日常作業流程與ERP系統整合,從訂單、採購、生產、庫存、財務、成本、產品結構等一連串作業,都有系統協助管理與記錄,降低人員重工作業與錯誤率,提昇作業效率與跨公司的作帳時間。

  • 實際生產成本由系統計算,讓公司能夠更精確的掌握產品的生產成本與毛利,從而改善報價策略與生產製程,往降低成本、提昇毛利的目標前進。

  • PLM與ERP整合完成,讓RD人員專心建立PLM品號、BOM資訊,其餘人員致力處理生產、訂單、採購、財務等帳務資訊,兩套系統整合大幅減少人員重工作業。

提昇訂單達交、降低庫存成本

  ERP第一階段上線後,後續將開始針對訂單的交貨率與庫存成本,進行更深入的管理議題探討,讓系統能夠協助管理者改善公司營運狀況,提昇公司營運業績。

  • 提昇訂單達交率:導入ERP系統後,除了幫助使用者維護與記錄日常作業外,更希望可以幫助企業創新營收,以提昇訂單達交率作為未來的精進管理課題之一。藉由ERP系統提醒使用者製令準時開完工異常,並藉由訂單提醒功能,改善逾期交貨的狀況,提高交貨率;進而有效提昇企業形象,增加應收帳款收入,讓企業藉由ERP的導入增加其價值與利潤。

  • 降低庫存成本:庫存的管理也是日後的重要課題之一,合理管控庫存金額,降低庫存成本、防止過高的呆料、呆帳,也是想更加精進的目標。

  • 電子表單流程整合:藉由線上表單的整合,創造企業流程無紙化與簽核的效率,讓作業更順暢、更即時,同時減少空間與時間的限制,達到不在辦公室,也能辦公事的目標。

  不只藉由系統服務,鼎新更伴隨著企業成長,協助解決企業的管理困難。鴻發未來期望再提高訂單達交率、降低庫存成本,並透過電子表單,讓作業流程更加清楚透明,便於公司各據點的整合,也讓鴻發的營運更加便利、管理流程更加順暢!

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