伯寶行以BI校準採銷平衡：如何從數據煉獄到智慧決策

文：覃月珍、廖詠如、唐可欣

伯寶行

發布時間： 2025-07-30 11:00:00

伯寶行總公司成立於1997 年，為知名玩具進口商和分銷商。為滿足各種市場需求、不斷從世界各地進口多樣化產品，包含嬰兒、男孩、女孩流行IP玩具、DIY手工、戶外遊戲、桌上遊戲等。從以往至今一直與各玩具廠商及客戶建立良好的合作關係，致力為顧客提供安全且高質素的產品，除了迎合孩童以及大朋友的需要外，同時期許為家庭帶來更多的互動和歡樂。

由於造型玩具不斷推陳出新，聲量常有起伏、熱潮長短不一，這使得銷售與供應之間瞬息萬變。加上某些季節商品會有淡旺季，為了配合貨櫃船期，必須在前一季準確擬定採購方針。

而反應速度，就是縮短採銷預估差距、搶佔商機的關鍵。以往人工整理所需管報常需花費一週時間，這導致每月只能舉行一次採銷會議，且常常出現數字不一致的情況，行銷與業務部門各自表述，無法深入探討根因。為了降低資料量，還需依賴人工在Excel表格上進行各種顏色標註及判讀，導致會議時間冗長或預估誤判。為了解決這些困境，伯寶行吳董事長決定導入BI供需管理方案，透過自動化整合ERP數據與客戶端外部數據，優化採銷協同管理、強化決策獲利力。

伯寶行遇到的管理瓶頸

●玩具行業從下單到工廠生產進貨長達3個月，所以在途與預估量分布狀況須清楚掌握

●預測不準將導致缺貨或存貨過高，曾因為資料錯置誤判，缺貨長達8個月才到貨

●採購需計算船期，未來何時下需求量都必須納入考量、謹慎規劃

●各品牌PM以EXCEL整理資料，缺乏一致性、校驗數字耗時費力，跨組織溝通有瓶頸

●採銷商品數每年會增加新品3-400項，也會有等量的商品下架，維護在線商品困難

●採銷協調七成依賴管理者個人經驗，可供客觀判斷的分析資訊不足

●採銷歷程難以查詢，如超額採購原因、退貨原因等，決策不易檢討、優化

●營銷分析數據因整理時間不一致或條件不統一，數據正確性難以查驗

鼎新BI的改善：採銷數字統一透明、全面提升組織反應靈活度

讓高階主管每日及時掌握市場最新變化，以利及時應變
「以前開會，有很大部分的時間都在等資料。」伯寶行吳董事長表示，在導入BI之前，採銷會議可以從早上8點開到半夜，連開三天，有時會因為Excel資料量多或連結過多資訊，造成檔案毀損無法開啟：「若行銷跟業務主管數字對不起來，就可能發生誤判，造成缺貨反應不即時，或者採購重複下單。太早買、太晚買、買錯東西，都會為庫存造成壓力，像是明明銷售量已經在減緩的品項，我們卻沒在會議裡發現，然後依經驗或慣例買往常的數量，最終只能犧牲毛利把那批貨處理掉。」

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如上圖以往伯寶行每月採銷會議使用的Excel報表，因品項數量多且開採銷會議所需的數據也很多，因此EXCEL再加上顏色識別，以降低資料量。利用不同的底色劃分產品停售、新品、缺貨、囤積異常...等狀態，數量也利用不同顏色代表已請未採、已採未進...等下單進度，全憑PM作業到不同階段不斷更新資料表，又因為人工作業時間不一，資料未經過收斂、缺漏數字有待商榷，所以每個品項都要討論40分鐘才看得完。

面對如此挑戰，伯寶行吳董事長決定升級伯寶行BI供需分析系統，重新梳理採購銷售的SOP、納入更多關鍵資訊，全面提升組織間的協調效率。現在每日上班前由BI系統自動派送報表至FTP，免除層層確認的程序，便能確保數據一致與同步，隨時發現問題隨時解決，當機立斷降低決策失誤。

經由BI聚焦彙整的採銷分析報表：

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清楚呈現伯寶行各商品銷量、存量、重點客戶存銷趨勢、決策說明、未來12個月預估量、在途量與已請未採量的落點，每個數字都可向下追溯驗證，大幅提升資訊可信度與決策效率。

業務副總Eric接受訪問時表示，有BI當作輔助工具，數字不再是問題，隨時都可以查看，甚至不需要為了驗證數字而特別開會：「過去我對於請購單的數字都抱持懷疑，通常要等兩個工作天才會簽核，現在有了BI，不需要其他人協助，就能進系統檢視客戶的業績，查看數字有沒有灌水？在途的貨櫃能不能及時滿足需求？甚至自己及時發現可能缺貨，還會主動發郵件，提醒行銷人員需要下哪些單。」

收斂檢討商品，減少無效會議時間，增加解決問題能量
「常態商品SKU數都是破千，每年有300~400新商品上架，也會有300~400商品下架，產品汰換率是快的，所以以往用EXCEL檔資料很龐大，時常造成資料損毀、丟失，或是公式跑掉導致資料不齊全」吳董事長回想導入BI前的痛苦時光：「以前開會，花那麼多時間逐項逐項檢討，只是在找正確的數字。現在開會，才是在找正確的解決方案。」

「導入BI後，重點都畫好了，行銷人員只要看自己負責的商品範圍，標註好要討論的商品，就能跟業務副總Eric快速聚焦需要再下單的數字，省去以前至少一週的準備時間，現在會議半天時間就能搞定。」

鼎新BI顧問師廖詠如統計了BI導入前後、採銷會議檢討的產品品項數差異，從2024年的1286項，降為457項，幾乎縮減至三成，這些收斂的資料，大多數是還有少許庫存、但已經不再續購的商品。現在透過BI篩選產出，使高階主管可以快速聚焦重點商品的檢討，並且可以避免以前檔案損毀、數據異常的問題。

以BI推動敏捷滾動式管理，降低庫存積壓風險
「以往我們的作法是先訂好客戶的年度預算，接著就照著這個數字硬做，缺乏即時調整的機制。」伯寶行吳董事長回憶道：「但導入BI後，數據更新快速且縝密，讓我們可以更靈活地進行滾動式調整與預測。到了年中，大致就能掌握客戶是否有機會達標，若評估今年做不到，還能透過BI去找機會，例如：哪些通路的銷量表現強？哪些品項的庫存壓力小、出貨彈性大？如果現有存貨在一定時間內無法消化，也能進一步調整下一季甚至次年度的採購與銷售策略。」

業務副總Eric也分享了導入 BI 帶來的改變：「以前我們每月檢討一次庫存，對問題的反應比較慢。現在我們天天都看庫存變化，很多潛在問題都能及早發現。」他以某款熱門動畫角色的公仔為例：「主角通常賣得最好，所以配角的進貨量大概是主角的一半，但也發生過配角出乎意料熱銷、供不應求的特例，導BI之前檢討頻度比較少，就曾經因為突發的缺貨、延誤的船期，缺乏實時數據而重複下單，造成配角庫存意外積壓的狀況。」

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上圖為伯寶行的各月進貨明細，涵蓋已請未採與在途分布落點，有效避免數量不正確或重複下單的狀況發生。

「現在在請購或下單之前，都會先參考BI即時庫存與銷售表現，等於多了一層檢核機制，大幅降低出錯的風險，也讓存貨結構更加健康。」

降低採銷資訊判讀門檻，快速傳承行業管理智慧
由於過往的報表是由手動操作，整理時間不一致，除了數字可能出錯，邏輯也是因人而異，判讀需要多年經驗累積，維護成本與理解門檻極高。本次專案經鼎新廖詠如顧問從旁協助，與伯寶行高層共同梳理出各管理流程的標準程序、運算公式與警示規則，讓採銷分析的呈現更直覺易懂，組織間的溝通更順暢。

「導入BI期間，剛好遇到行銷單位員工交接，原本預估新人要半年後才能上線，結果因為有新平台的協助，新人剛到職便能獨立理解表格內的邏輯，一個月後居然可以跟業務單位討價還價了。」伯寶行吳董事長說起這個意料外的收穫：「以前做決策，需要長期累積的經驗，但是現在有這些即時的數字，除了不必再花時間東問西問，甚至可以直接從這些報表吸取業態知識，像是授權FOP或是不同供應商的折數等等，不必自己動公式，最多就是把現有的東西延伸出來使用，很快就能上手。」

「正因為如此，組織間的協作也會變得比較靈活，工作時間減少、開會的壓力也不見了，採購會議上的討論變得心平氣和，大家提出的問題越來越有建設性，更容易察覺還有哪些進步空間。」

鼎新BI的改善：收斂雜訊、聚焦獲利關鍵，決策效率、品質一把抓

制定重點品牌、客戶分析，管理更聚焦
BI除了在採銷協調上支持，同時也強化伯寶行營銷管理，協助高階主管掌握重點品牌、客戶及業務員營銷分析狀況，BI的特點是能輕鬆轉換分析角度，交叉呈現決策者在意的資訊，並以占比或排行榜的形式顯示，方便發掘機會、修正缺口。

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如圖，吳董事長及高階主管透過左邊可以快速掌握整體營收狀況，進一步掌握TOP5重點品牌及客戶年營銷占比狀況，點選重點品牌或客戶可開展開該選項的銷售同期累計對比、存銷比及達成率，清楚掌握該品牌/客戶的同期增減或當季趨勢。

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如圖，品牌及單品年累及當月營收排名、獲利、成長率

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如圖，通路、客戶、業務員業績達成趨勢分析

除了B2B、更要解讀重點通路的B2C，整合末端消費資料，更精準貼近市場
這次BI專案除了詳細分析伯寶行內部ERP的進銷存，更納入了客戶端的數據，整合主力買家B2C外部銷售及庫存數據，可貼近末端消費者最新動態，清楚掌握各產品在不同通路、近一年來的消化趨勢。

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如上圖，客戶端銷售彙總分析中展開「七大重點客戶」各月銷售趨勢及最新庫存狀況，準確計算可銷月數，輕鬆推估下一波的最佳採購順序，業務也可依此衡量拉貨時機，促進營收達成。

「以前只能看到自己家B2B的庫存，而且大多靠經驗判斷、過度人治、為了買而買，很容易造成危機，進口商的現金有限，必須將籌碼放在最有利的地方，像是這些B2C的外部數據，能讓我們更貼近消費者與市場脈動，做出最有利的決策。」

快速呈現各維度輔助資訊，降低決策失誤率

「我相信沒有一百分的絕對工具，但是BI可以讓我的判斷失誤率降到最低。」業務副總Eric舉了一個昨天才發生的案例：「有一個新產品，市面上查不到相關銷售數字，無法決定要下多少採購量，但我可以先透過BI查詢，發現其實我們2022年有賣過類似的東西，我就查了這產品的這段期間的進貨及銷量，接著再去查最近有沒有同功能的產品上架？現在客戶的需求都落在多少？原本業務估很少，是根本不考慮進貨的數字，但我看完這些分析之後，馬上追加一倍貨，而且搞不好還不夠賣。」

BI呈現所有經營面向的實況，讓決策者有綜觀全局的視野，不必受限於業務甚麼時候才會回饋這些資料、負責窗口今天有沒有上班等等，業務副總Eric笑著說：「雖然現在川普一句話就可能翻轉世局，但BI讓採購操作手法變得更靈活，使我們有更多方向可以調整最佳策略。」

另外，進口商有些策略性的超量採購或折讓(如MOQ或不良品)，當初下決策的原因若不能查詢釋義，長期累積過多例外，也會成為影響判斷的雜訊，伯寶行吳董事長說：「因為品項太多不好管理，有的時候並不是特定IP不好賣，而是剛好那個產品良率太低，像是之前有一組鋼琴模具沒做好，按鍵按下去彈不回來，是QC不完善才造成退貨，所以我們得清楚理解這個產品賣不好的原因，這也是我們為什麼會做銷退分析，來優化供應鏈的競爭力。」

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「老闆日理萬機，常常會忘了自己說過的話，如果每項特例都有原因紀錄，做事有憑有據，檢討才有意義。如果是良率造成的退貨，我們就可以在報廢後追蹤賠償的進度，至少在下次採購前談好回收的成本，如果回頭查不到這些東西，就少了一些談判的籌碼。」伯寶行吳董事長說：「這種備註也能在以量議價的時候派上用場，因為只有到達一定的量才能拿到折扣，如果看數量符合我們的銷貨能量，就能更有效率地砍價，為採購多爭取一些利潤。」

伯寶行透過BI布局供需平衡、同時監控庫存趨勢變化，並且掌握公司整體營運狀況與市場趨勢變化，確保策略符合預期方向，經由統一、高效的採銷平台聚焦問題，強化組織溝通，增加採銷管理頻次，實現精準備貨，導入半年後之總體存銷比由2.5降至2，202412月去年同期，呆滯庫存金額去化309,065，整體BI專案年化效益高達2,020,097元。

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