汎宇空間設計:IT也能很時尚‧EasyFlow也能很摩登

文:林巧琄

汎宇空間設計

企業流程管理

  經手了幾個商業空間的設計,回過頭來設計屬於自己的空間時,總還是會有那麼一點不知所措。也並非是自身設計出了問題,而是……你想要設計什麼?」這是汎宇‧空間設計徐總監之前的一個感悟與體驗。設計就像經營一門管理學,偏重於一些工具和方法來解決改善管理環境,讓員工可以透過系統,對手邊工作的進行把脈,把工作做到盡善盡美,但是要怎麼做才到位?要怎麼做才有效?回歸到設計初衷,就是解決管理的不確定性,並運用有效的管理系統讓工作更精實。

設計管理,從了解需求開始

  汎宇‧空間設計是近幾年才在新竹地區成立的室內設計公司。因地處竹北重劃區內,附近建商一直持續推案,也因此承接不少不少建案內的裝潢工程(詳請請上汎宇‧空間設計官網:http://gspace-design.com/ )。 從一進公司門口就可以感受到不凡的設計氣息,格局動線皆是設計團隊精心規劃的成果,雖然公司員工人數不多,但在這簡單的空間裡,卻交織著設計團隊對創意工作的堅持及對設計生活的願景。

  而帶領這群設計團隊的靈魂人物徐國勝先生﹝以下簡稱徐總監﹞本身除了是一位傑出的設計師,更是一位年輕活力又具有遠瞻的企業經營者。一般的設計公司大都以 3~5人為一個團隊,雖然人員管理簡單,但卻限制了公司的成長,徐總監一直想要擺脫這樣的企業型態,認為一個好的組織,其制度及規範應該透過系統來管理,並利用這樣的成功模組去做經驗複製,並打破設計公司只能以『小而美』企業規模的刻版印象。因此導入一套具有全方位整合方案的管理系統,相形重要。透過一些過往經驗及對品牌信任的印象,最後以鼎新電腦的SmartERP與EasyFlow拔得頭籌。 

能量管理,用系統達到精進管理

  觀看現代人越來越注重生活美學,生活空間不但要舒適之外,所以對於空間設計師的需求更是日益增加。也因此組織的拓點及設計團隊的增加勢在必行。徐總監表示:「因為設計專案接案地點越來越廣,需求也逐量增加,考慮日後管理問題,必須要有一個系統來輔助我做這些管理」。

  為此,公司特別在EasyFlow系統內規劃許多電子表單:「以前口頭報告一下,行政單位紀錄一下就好了,現在則要求員工要填表單,所以很多東西可以直接透過系統就查到,而且有憑據避免資訊傳達錯誤。像請假單、加班單這些人事表單也可以連接ERP的薪資控管去自動計算很方便」。

  除此之外,徐總監也表示:「除了人事表單進行線上填單線上簽核之外,也把EasyFlow系統拿來當成工作一個很重要的交流平台,包含員工間的電子工作交接、週報、還有DKM(design knowledge management)的分享。例如:一個工程進行中需要用到的knowhow,會push同仁一個案場結束後,只要有用到特殊的材質或工法,都要把它們紀錄在此,讓其他人來可以進去看。其它也包含公司內部的SOP、新人注意事項……等,通通把它放在EasyFlow系統中」。徐總監也提到一件事說:「有時候新進員工一開始跟他講太多會吸收不了,所以像有人有問題,我就叫他(她)直接進系統的裡面去查相關資料,公佈欄也包含E化導入的相關文件,他(她)就自己進去看,加速熟悉工作環境」。總監也要求員工把每週的工作進度直接放在系統上的公佈欄,除了設計師本身做工作紀錄外,也讓其他員工及主管看到自己的工作狀況。

QR Code,引爆一連串新的化學反應


  現行汎宇‧空間設計也獨到的自行使用時下流行的QR Code模式,徐總監說:「線上稽核QR Code(工地稽核評核表),之前都拿紙本,洋洋灑灑記載著需要檢核的項目,有20、30項之多,如現場工程人員的注意事項,工地環境的維護…現在講求E化,每個工地的門口都會有對應的QR Code,手機只要掃進這個Code,會自動連結到公司資訊平台的檢核評分表,直接進行線上稽核後,上傳照片,達到無紙化線上即時稽核」。總監老闆還說:「每個工地的QR Code功能都不一樣,比如說:我們設計師的出勤時間很彈性,公司也無打卡機制,但有時現場有緊急狀況要處理,設計師早上可以不進辦公室直接至現場處理事情,透過工地 QR code 的打卡功能,設計師可以向系統回報目前所在的工地位置 , 而這些資訊也都會跟ERP的刷卡系統做連動,做為考勤資料的參考...另外,智慧型手機幾乎是我們的標準配備」徐總監口沫橫飛的分享他的管理哲學,可見徐總監很厲害喔!

  徐總監繼續分享:「而且線上稽核QR Code(工地稽核評核表)的評分是由每位設計師擔任,大家輪流到各個工地擔任稽核,彼此互相稽核之外,其實主要目的還是要讓大家分享設計理念,經驗交流。因為大家平時各忙各的,同事之間的工作內容不一定都掌握的到 ,所以要求設計師去不同工地現場,了解不一樣設計手法或材質。而且一開始是我(指徐總監自己)自己帶隊到各工地去,後面跟著3、4個設計師,然後由負責設計師講解這個案場特別的地方,後來案場越來越多,太耗時,所以才改這樣。」

成功模式的複製‧設計能量的轉換

  汎宇空間設計雖然成立時間很短,但是徐總監說:「公司組織雖然不大,但還是照著既有的Milestone在走…從2007年只是一個工作室,後來隨著業務量增加及其口碑效應,在2008年大宇現代空間設計(Mage Space)正式註冊成立,去年年初另再成立汎宇空間設計(Giga Space),主要作為產品的區隔及強調更全方位的設計服務,鎖定金字塔中上段的客層。而現階段正在規劃的澄宇醫療空間設計(Med Space),則是以醫療空間設計為主的服務內容.......種種企業組織的擴增,及導入鼎新系統的解決方案,都是為了之後的成長作準備,因為組織複雜就容易削減效率,員工增多管理就會繁雜,相對系統的問題也會接踵而來,所以現階段願意多花時間及成本在這些基礎建置上,把這些該有的SOP及管理制度定義好,並透過鼎新系統來協助做到資訊整合,在接下來的組織及人員,即按著既有架構軌道,在最短時間內接進入狀況,就是我之前講的成功模式複製」。

好宅‧好心情‧好簡單 ~ 好用‧好方便‧好管理

  套用徐老闆在官網跟大家分享的一句話:「設計這檔事,就跟結婚一樣,需要一點衝動與勇氣」。選系統買系統導系統也跟結婚一樣,除了需要一點衝動與勇氣之外,該如何深化經營管理,延續系統的應用價值是每位客戶要一起努力創造的。此次訪談中,EasyFlow顧問諮詢部的翁茂聯經理也提出許多在EasyFlow系統應用上的建議,包括:

  1. 用EasyFlow表單設計精靈,自行發揮創意設計表單,用EasyFlow表單達到控管每個空間設計案的預算與成本差異。因為客戶往往臨時會追加需求,相對要能統計出追加的款項到底有多少,這就必需由EasyFlow作紀錄。

  2. 善用EasyFlow的業務聯繫單作內部跨部門的溝通,避免email溝通容易忽略。

  3. 直接從表單上自製員工/部門開窗,由動態參數流程去自行塞入這些簽核關卡。

  4. 製作客訴單,讓重點在於統計客訴處理的時間,去分析接收到客戶的抱怨到處理結案的客訴處理機制,從表單劃分處理的權責,控管每個流程來管制專案的進度。

  5. 除此EasyFlow系統還能去記錄收件人是否有閱讀過此表單訊息,讓資訊完整的被傳達。

  6. 運用表單設計,例如避免表單附件會容易缺少,就可以把一些重要的checklist管制欄位加註在表單上,提醒送單人要多加檢核注意。

  我們不是要培養一個很頂尖的個人設計師,但是我們東西一定要在水準以上;我們不是要打設計師個人品牌,我們打的是空間設計這個品牌」徐總監這麼期望的。對於EasyFlow這個軟體品牌,徐總監也抱以樂見其成的態度,希望員工也能透過此系統慢慢的了解到公司的經營方式,互相配合,把工作量簡化,流程簡化,讓一切快速步上軌道,讓成功模式的複製更能完整達陣!


▲感謝《汎宇‧空間設計》接受專訪
左起鼎新電腦EF顧問林巧琄、鼎新電腦EF顧問諮詢部經理翁茂聯、汎宇‧空間設計資深設計師徐國勝

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