加速回應客戶的報價程序,鳳記國際建立標準一致的流程

建立標準報價流程,系統整合創造管理價值

文:佘怡旻

鳳記國際機械股份有限公司

集團管理 內稽內控

  創立於西元1953年的鳳記國際機械股份有限公司,早期作零件代工,後來轉型作機器,民國78年擴廠前開始製作押出機,至今已是全台最具規模的塑膠押出機設備製造公司。成立五十年餘以來,從簡單的機械構造到今日全自動化、電腦化、高產量之先進設備,不斷地推出尖端塑膠機械及製程技術,在業界始終保持優越的領導地位,1994年獲得ISO認證,為全台灣第一個得到ISO認證的公司。

  鳳記一直不斷為維護客戶的權利而努力,在品質管制的過程中投入很大的心血,從遴選託外加工的廠商至所有加工品的材質、加工過程、硬度試驗、至成品的試機工、裝箱作業,均有專門的人才以各種精密的檢驗設備負責各項品管工作,以確保每一部機械均符合客戶的要求及達到完美品質。

  鳳記所設計、製造的機械設備包含中空成型機(BLOW MOULDING)、吹袋機(BLOWN FILM)、薄膜機(CAST FILM)、板材機(SHEET MAKING)以及淋膜機(LAMINATION MACHINE)等機械設備,在大力經營之下,塑膠機器這個行業在國際上也打出知名度,目前在世界行銷120多個國家,共有30個以上的服務據點,提供安裝、試機、人員訓練等售後服務,加上機器大台又可耐用至少20年,少量多產的客製化銷售模式,讓鳳記也相當重視售後服務,除了能就近處理客戶問題,服務架構遍及全球,提供全球客戶最即時、最周延的全方位服務。


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▲圖為鳳記國際的塑膠押出機械,及整廠設備輸出的專業製造廠產品。

~鳳記國際機械小檔案~

  • 公司名稱:鳳記國際機械股份有限公司

  • 創立時間:西元1953年

  • 創辦人:魏全城先生

  • 董事長:魏燦文先生

  • 產業類別:機械製造修配業

  • 主要產品:HBA連續式中空成型機、ABI蓄積式中空成型機、BFS系列吹袋機、單層及多層板材機、塑膠押出淋膜機、單層或多層共擠薄膜機及整廠設備

  • 總公司:710台南市永康區正北一路168號

  • 電話:(06) 253-2157

  • 公司網址:http://www.fki.com/

▲資訊來源:鳳記國際機械提供。鼎新電腦整理,製表:佘怡旻。

建立標準報價流程,系統整合創造管理價值

  塑膠押出機設備製造商的鳳記,並非一般的塑膠射出機製造,產品自行研發、自製自銷,鳳記的品牌在國際間時有耳聞,並獲得多項安全及ISO認證。資訊中心執行長林敏正告訴我們,一台機器有五千到一萬個數量不等的零件,至少需要備料百分之九十五以上才能進行組裝,由於產業特性的關係,都是個案、客製化,因此備料與報價對鳳記來說相當地重要。

  對鳳記來說,最重要的就是報價,以往業務經常因為爭取訂單而隨便報價,接了賠本生意而不自知,為了確實掌控接單成本,便透過系統來嚴格控管價格跟成本。林執行長表示:「我們報價較不同於一般產業,因為機器一台可能要三千萬,報價單不能只有少少一兩張,需要以一份完整報告型式,描述地很詳盡,讓客戶覺得他的投資很值得!」在審查客戶合約時,內部許多相關部門都需要簽核確認,例如庫存、備料、客製工序、價格與成本等,常常過兩周就不知道單子在誰那邊了?一般機器交期正常需要三至六個月,因此很容易影響到後續作業。

  當初鳳記一開始是想做EIP企業資訊入口網站(Enterprise Information Portal)與KM知識管理(Knowledge Management),並且想要優先改善審查合約這一段的流程。在評估多家系統之後,因為鼎新知名度的保障、產品線多、解決方案完整,最後選擇了鼎新EasyFlow流程管理系統和鼎誠的EIP,接著考量到舊有ERP系統的文字模式(Text Mode)有被淘汰的危機,加上想要將系統整合因應企業永續發展,又接續評估、購入了鼎新TIPTOP ERP、BI商業智慧系統以及PDM產品研發資料管理等系統。

價值成效一:合約審查單

  過去因為缺少良好溝通平台而導致公司營收上的損失,為了改善報價過程並精確掌握價格與成本,鳳記第一步做的就是在EasyFlow系統上作一張「合約審查」表單,來進行多部門同時會審、管控。鼎新顧問師陳杏君依據鳳記合約審查流程,製作一張完整的表單,並加入備註說明欄位;讓表單一發出,五個部門可以同時收到、同時審核,以往實體附件也改為附件電子檔,除了簽核外,也能在備註欄填上意見,相關人員馬上就會知道。

  最初與舊ERP系統作連結,導入TIPTOP ERP之後更加優化,首先在TIPTOP填寫報價單作業,確認後會轉成合約審查作業,從TIPTOP按EasyFlow送簽,即產生EasyFlow的合約審查單。由相關單位主管簽核,再填寫會審指定將流程再送給勾選的主管,並填寫參考成本,簽核過程中會做提問回覆,提出問題及做回覆意見。流程簽核完成後,除了回寫狀況碼之外,也會將簽核過程中的內容一併回寫更新至TIPTOP,整合完成後可列印報表。

價值成效二:請假單

  除了合約審查單之外,也有製作一張請假單供鳳記使用。資訊中心張家豪專員說:「一開始在推行請假單的時候,引起生產現場員工的不適應,為了避免簽核到更高層的主管,會運用小聰明分開請假,後來經過調整之後,在表單旁加入該同仁最近請假10次記錄,讓主管簽核時也可以參考這位同仁請假狀況,也能讓廠區更有效地安排生產時程。」在過去,人事單位要登打兩百人的請假單,現在僅有需要證明的要通知人事審核,大部份員工都已自行上單請假,由EasyFlow發單回寫TIPTOP的人事系統。

  家豪又提到:「在設計表單流程時,盡量不破壞或改變過去請假習慣與流程,不希望讓員工使用方便的表單卻覺得不方便,但也因為這樣,造成現在有30個條件式流程。」現在人事只需在月底算薪水時,核對請假是否有簽核通過,若單位主管尚未簽核,就會協助跟催。鼎新黃子豪顧問經理補充:「EasyFlow有一隻表單可以查詢,哪些表單主管尚未簽核、延遲時間等,可以印出來請該主管知悉,趕快簽核。」

妥善運用EIP入口網站,提升工作績效

  鳳記使用鼎誠EIP企業資訊入口網站,使用者可由myJet登入系統,登入後可從旁邊的選單進入TIPTOP ERP、EasyFlow、BI等系統。林執行長大方地秀出電腦畫面,分享系統使用情況:「一開始是為了做KM而購買,目前會議記錄成效最好,會議執行事項都是透過會議記錄做追蹤,所有內容都在這裡。」除了會議記錄的落實,行事曆的功能還可以做到記錄機器的行事曆,可以看到完整的機器生產進度表,猶如內部溝通和記錄工作事項的平台,隨時能夠查詢需要的資訊。

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▲鳳記EIP企業資訊入口網站myJet web登入畫面。

有效掌握營運資訊,提升研發競爭力

  企業導入資訊系統,經營者注重的是能帶來哪些實質效益,找出影響經營或管理的關鍵,決策的速度和反應的效率的重要性,導入BI讓鳳記更能有效掌握資訊的變動,林執行長肯定地說:「導入BI主要是財務分析,也有改善作業流程,控管上也確實掌握!」能確保每個組織的運作環結都得到監控與稽核,經營者能夠清楚了解到整體企業的營運狀況。

  然而,注重機器研發的鳳記, PDM也協助ERP在產品物料資料(BOM)的建立,不僅建立起圖文資料庫鏈結,將圖面與文件與物料之彼此關聯性建立,若產品設計變更而更動零件的同時,可將相關圖檔一併修正。家豪提到:「公司主要以研發為主,目前PDM是使用圖面管理模組,現狀跟以前比起來差很多,以前沒資料庫,都要靠人工,才能知道對整副圖的架構,現在有資料庫能夠查詢,不僅找圖好找、機密性提高、帳號密碼管制也相對地提高!記錄方面,圖文管理有很大的幫忙。而且現在的管理方式,不需要像以前client端有很多程式,管理上很麻煩。」

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鳳記國際機械林執行長受訪時大力稱讚:「EasyFlow很好用!容易上手也能夠很快適應。」
上圖左起鼎新電腦中南區整合顧問事業部陳杏君顧問師、鳳記資訊中心林敏正執行長、鼎新電腦中南區整合顧問事業部黃子豪經理、鳳記資訊中心張家豪專員、蔡文雄專員。


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