臺醫光電科技 建構優質管理基礎 開創醫療新視界

多職能流程整合、效率倍增

文:張宏澤

臺醫光電科技

作者:鼎捷軟件 | 發布時間: 2018-10-26 13:57:00

企業流程管理 進銷存管理

生醫科技強大生力軍

  位在新竹生物醫學園區的臺醫光電科技股份有限公司(Taiwan Biophotonic Corporation,tBPC)是由工研院發跡,全球顯示裝置領先品牌偉聯科技 (AG Neovo)與包含擁有醫療檢測設備與銷售通路管道的日本羅姆半導體(ROHM),跟國內外知名 ICT、光電、半導體、生技醫療創投等投資的公司,於2014年4月22日成立。

  臺醫光電科技的經營團隊主要成員為工研院電光所的生醫光電技術團隊十餘位工程師,技術領域涵蓋物理、化學、生醫、電子、光電、機械等,其中半數具有十餘年以上工作經驗,包含2位博士、11位碩士及數位學士。目前臺醫光電科技已於各主要國家申請13件專利,且共擁有兩項獨步全球的產品技術,分別是「非侵入式血糖儀」及「醫療級心跳血氧手環」。

擺脫傳統,進入智慧穿戴時代

  在血氧這個項目的檢測上,市面上主要採用指夾式脈搏血氧飽和度檢測儀,指夾式測量雖然不會痛,但是方便性不足。

  臺醫光電科技開發的醫療級心跳血氧手環,為目前全球體積最小、耗電最小且唯一可以於手腕位置同時測量心跳及血氧值的穿戴式感測器。目前市場上大部分的穿戴式裝置,都局限於走路、體溫、心跳,以及透過演算推估的脂肪燃燒率,尚未見到可測量血氧飽和度、血壓及呼吸等生理訊號的穿戴式保健裝置產品。

  臺醫光電科技就比一般測量心跳的穿戴式手錶,多增加了測量血氧的功能。也因為人在運動時脂肪的燃燒程度,與血液中的氧氣消耗有直接關係,因此透過血氧濃度的變化,配戴人就可以非常精確地計算出脂肪燃燒的程度。

「非侵入式血糖儀」:

  過去,糖尿病患者要檢查血糖值,都需要以穿刺手指採血檢驗來進行,而且醫生建議第一型糖尿病患,每日應測量其血糖值八至十次,第二型糖尿病患應每日測量其血糖值四至五次,次數相當頻繁,加上穿刺造成的疼痛及感染疑慮,以及侵入式血糖儀須使用試片耗材,每年就要花費二至四萬元,這些都是侵入式檢驗血糖造成的極大不便。

  臺醫光電科技創新研發的「非侵入式血糖監測」,具備無痛、無血、無感染、無耗材等特色,不用抽血以眼睛的房水液作為創新的測量方式,讓糖尿病患者不用穿刺手指,像望遠鏡一樣貼近眼睛就能測量血糖。幾乎可以完全取代侵入式血糖檢驗。

  臺醫光電陳治誠總經理(以下簡稱陳治誠)說「穿戴式裝置是物聯網產業的四個關鍵技術之一,穿戴裝置進一步拉近人機介面的距離,尤其是在健康及醫療照護物聯網領域,穿戴式健康監測智慧裝置能否準確、有效,將是關鍵。」

瞭解更多:http://www.tbpchc.com

面對問題 整合資訊

  臺醫光電科技因考量新創公司內部控制制度建立及未來業務量的提升,原新創初期手工作業的方式已造成同事重工現象頻繁,控制面不夠廣泛與企業內部資訊取得落後的狀況。經審慎評估後,臺醫光電科技選擇了鼎新Workflow ERP系統、HRM人力資源管理系統與Easy Flow電子表單系統成為臺醫光電科技此次導入ERP的最佳夥伴。
預期導入效益如下:

  1. 建構企業內部料號、固資、客戶、批號等各種編碼規則

  2. 建構BOM表建立程序(申請、審核、建立)與斷階機制

  3. 建構RUNNING CHANGE、WIP CHANGE、STACK CHANGE程序

  4. 目前有設計變更跟工程變更程序,但沒有BOM表版本異動如何控管的程序

  5. 建構銷售、採購循環的內部控制程序

  6. 建構計畫性生產的產銷制度與生產循環控制程序

  7. 完善倉位、儲位規劃

  8. 結算並獲得製造與在製成本

  9. 將九成以上的手工帳,如應收付轉為系統帳

  10. 即時有效的產出分析報表以做內部控制依據

落實專案授權、界定專案範疇

  在kick Off Meeting的這天,陳治誠總經理在會議上先與臺醫光電科技的同仁們宣達要導入ERP的決心,也佈達了臺醫光電科技ERP導入專案的負責人:陳家進經理。並讓每位同仁瞭解導入ERP專案的目標與內容及說明各專案同仁負責的工作包項目及往後輔導時程的安排。

  後續每在顧問輔導時,專案負責人陳家進經理管理範疇為財務,但皆全程參與會議,並在每次輔導後與顧問交換意見,針對需協調或進度的部份充份掌握,盡力落實與顧問討論後的待辦事項,且交付事項盡可能督促同仁在下一次顧問輔導之前將功課做好。

多職能流程整合、效率倍增

  臺醫光電科技從2015/3月開始導入WF ERP,依著顧問提出專案規畫所發展的工作包確實執行,充分溝通與進行流程改善,並在過程中進行專案監控與整合。即使中間有遷廠計畫,ERP時程仍如當初預期在2015/8月順利上線,而HRM人力資源系統與Easy Flow電子簽核系統再2015/12月皆順利上線並於ERP結算成本後進入精進管理期。
導入效益如下:

1.建構公司內部控制流程:

  臺醫光電科技是一間技術能力相當足夠的公司,導入ERP前已有一定的研發控制程序。因是新創公司,很多的控制程序未竟完善。譬如以往料號的編碼規則還是有一物多料的問題、固定資產的管理辦法沒有規範、工程變更版次的紀錄程序匱乏、版本變更後庫存或生產中料件的處理辦法等都等待進一步完善。

  加上導入過程中臺醫光電科技獲科技部變更從工研院遷廠到竹北生醫園區,相關的廠區Layout、庫別、儲位等都需要進一步的規劃。

  因此上至標準程序的建立到Layout等ERP顧問都參與討論並給予建議。系統上線後不久臺醫光電科技就將ERP導入階段產生的流程、文件、系統表單等快速的投入ISO 9001及ISO13485品質系統及醫療器材GMP的建置,並預計在2016/06取得成功的認證。

2.接單與生產計劃二合一:

  原本臺醫光電科技的生產模式是MTS生產,經顧問訪談確認後,調整了內部的生產模式為訂單與計畫二合一的ATO模型。臺醫光電科技的製造部范植訓經理回憶說:「顧問除了規劃了適合我們現在的產銷模型,還明確訂出開產銷會議時間、執行計畫時間與發放請購需求時間,實際的執行流程。且每每回答問題的速度都很精準與快速,真的讓我們對鼎新系統充滿信心。」而前公司使用Orcale MRP的物管周秋英也說:「雖然我們不是使用MRP系統,但鼎新的LRP批次需求計劃卻很彈性,可隨時依需求不同而重新安排多種不同版本的生產與採購計畫。」透過顧問的規劃與系統的支持,臺醫光電科技可隨時透過系統做抽差單與關鍵料需求的模擬,並依規範產生中期的生產與採購計劃。

3.系統接管產品追溯、Excel再見:

    臺醫光電科技屬於醫藥行業,國際醫藥品稽查協約組織之藥品優良製造指引PIC/S第4-20條有規範,主要原料及包材製造商, 需符合PIC/S的規範。且接收紀錄應包括:供應商的名稱及製造廠的名稱(如有可能);製造廠的批號或參考號碼。因此臺醫光電科技對產品追溯相當重視,透過序號管理系統與批號系統的規劃,臺醫光電科技已省略大部分的時間從分散的Excel或表單來源來蒐集資料。PM陳家進經理說:「系統內建的批號管理功能,提高了產品的追踨性,降低了人力、時間且改善存量會混淆以及保存期限問題。」

4.帳務透明、帳務處理速度UP:

  以往臺醫光電科技有九成以上的手工帳,財會部門需投入大量人力進行產品銷售與進貨數據彙整、統計及分析,且需與前端同仁進行多方資料比對,以確保數據正確。這樣不僅耗費人力與時間,同時在掌握前端庫存、後端財會等管理上有相當的困難。導入系統後,有權限的使用者可一路從後端傳票一路串查回前端單據。甚至可從每月計算的產品成本,串查得知該月產品的構成來源。採購劉美玲與財會楊郡淇皆表示:「以往Excel花費大量的時間,透過WF ERP熟練的話真的可以節省大量的資料處理時間。即使是以往使用SAP系統的經驗,比起WF也覺得沒那麼方便。」

進銷存、製造、成本、財務一次優化,掌握第一手資訊不再困難

  回顧系統功能面,PM陳家進經理分享:「WF系統單據環環相扣,直接抓取前端資料,減少key in時間及錯誤發生。加上多系統整合,串查容易且一人維護多人查詢資料庫完整。更直接與電子表單連結,減少紙張成本,維護地球生態。」

        回顧顧問輔導面,當初的預期導入效益如下:

管理挑戰

導入效益

缺乏企業內部料號、固資、客戶、批號等各種編碼規則

建構企業內部料號、固資、客戶、批號等各種編碼規則規範。強化庫存管理與產生報表規則,上線後庫存準確率100%

缺乏BOM表建立程序(申請、審核、建立)與斷階機制

建構BOM表建立程序(申請、審核、建立)與斷階機制規範。
           使生管、製造、成會等後續處理單位,可依研發所設定正確的BOM表資料來有所依循。

缺乏RUNNING CHANGE、WIP CHANGE、STACK CHANGE程序

建構RUNNING CHANGE、WIP CHANGE、STACK CHANGE程序。
           完善變更發生時,針對在製、存貨等處理程序。降低變更後未考慮周全的風險變異。

缺乏BOM表版本異動控管程序

BOM表版本異動控管程序。
           落實BOM變更版次傳簽與項目變動歷程紀錄

缺乏銷售、採購循環的內部控制程序

建構進耗存財務循環內部控制程序

缺乏計畫性生產的產銷制度與生產循環控制程序

建構計畫性生產的產銷制度與生產循環控制程序

遷廠倉儲位重新規劃

完善倉位、儲位與Layout規劃

未結算製造與在製成本

結算並獲得製造與在製成本
           並分析做為後續報價訂價與成本控制來源

將九成以上的手工帳,如應收付轉為系統帳

傳票來源有92.45%為前端拋轉至後端

報表製作費時

即時有效的產出分析報表以做內部控制依據。以往需要3~4小時整理,現在只需要3秒鐘。

財務報表發佈約為次月25號左右

財務報表可於5~10號發佈

 

   臺醫光電科技從紙本作業進入系統化的過程,雖然取得了初步的成效。但鼎新認為系統導入的成效只是初期,未來如何更加即時、充分的掌握各營運環節資訊,加強臺醫光電科技營運管理流程,實現企業獲利,拓展潛在市場將是未來雙方更進一步合作的關鍵指標。


▲感謝臺醫光電科技接受鼎新專訪。臺醫光電PM&財務陳家進經理(左三)、生產范植訓經理 (右四)、採購劉美玲(右三)、物管周秋英(左一)、財務楊郡淇(右二)及優秀的ERP專案小組成員。鼎新高級顧問 張宏澤 (左四)

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