群聯管理智慧化 支撐全球擴張佈局

e化升級 實現「集中」與「整合」需求

文:蕭蕙君

群聯電子

企業流程管理 商業智慧

▲顧問適時、專業的建議及指導,讓TIPTOP發揮最大應用價值,順利上線;多語言、多幣別與多據點的管理設計,提供群聯「集中」與「整合」管理的需求,有助於在大陸、日本、馬來西亞等地的擴張佈局。 ─群聯 劉秀琴處長

面臨企業不斷成長  e化升級勢在必行

  群聯電子2000年11月成立於台灣新竹。從提供全球首顆單晶片USB快閃記憶體隨身碟控制晶片起家,群聯目前已經成為USB隨身碟、SD記憶卡、eMMC、PATA與SATA固態磁碟等控制晶片領域的領導者。2010年,群聯不但在全球銷售超過5億顆控制晶片,營收也達到一億美元水準。做為NAND快閃記憶體解決方案的供應商,並提供品牌廠商系統與OEM服務。

  2009年開始導入鼎新TIPTOP GP,並加購BI商業智慧,其目的是為了能即時產出報表,讓企業能精準的掌握庫存了解損益。對電子製造業來說,ERP的整合性以及應用上的彈性是很重要的。群聯一路從鼎新WorkflowERP GP升級到鼎新TIPTOP GP,因兩套系統架構相同,故人員在系統轉換上沒有操作適應的問題,省去可能面臨的磨合期與適應期。本次接受專訪的群聯電子劉秀琴行政處長以及張淵富資訊副理表示,當原有的資訊系統建置速度趕不上企業倍數成長的腳步,則資訊系統的升級則勢在必行!

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▲群聯秉持著推廣新技術以及替客戶增加附加價值的想法,對於增加現有快閃記憶體產品功能的事業始終不遺餘力,持續不斷、致力於提供更高階的資料儲存解決方案。(圖片來源:群聯電子官網)


管理挑戰

  • 公司不斷的成長,員工人數增多,應當簡化跨部門之間的工作流程。

  • 報表需求越來越多元,向MIS人員提需求、透過撰寫程式產出較耗時。

  • 結帳單據量龐大,計算需耗時一天甚至更久,財會部門常加班到深夜。

  • 員工如果對財會報表不是很了解,必須手動調整,費時耗工。

應用效益

  • 重新檢視每個工作環節,訂定作業標準,讓工作事半功倍,提升公司整體效能。

  • 讓MIS與報表需求者間有效分工,讓分析報表能更即時產出、使用更便利。

  • 系統升級後,成本約半天就可以結帳完成,加速作業流程,加班頻率降低。

  • 成會人員每週每週準實產出試算成本,同樣的時間能做的事情更多。

  • BI商業智慧使報表定期產出、派送,讓管理者快速分析市場動態,精準決策。

  • 報表產出速度加快,資訊流程不再卡關;庫存、損益能更一目了然、精確掌握。

  • TIPTOP系統提供了多語言、多幣別與多據點的管理設計,使企業做到「集中」與「整合」管理,幫助群聯在大陸、日本、馬來西亞等地的版圖擴張。


重新檢視工作環節  整體效能大幅提升

  在使鼎新TIPTOP系統前,群聯即為鼎新客戶。由於過往配合的過程中,專業的服務帶給群聯極大的應用價值,用心與努力促成了雙方再次合作的機會。

  本次系統除升級TIPTOP外,同時導入了BI商業智慧。除了成本跟報表能更快即時產出,有助於公司針對庫存資訊、損益判斷外,帶來更大的轉變點在於工作環節的重新檢視。張淵富資訊副理(以下簡稱張副理)補充說:「當初升級時,一併選用BI的原因在於老闆要看的報表越來越多元,使用者提出需求後再透過MIS人員去做程式撰寫會比較耗時。為讓MIS與需求者間有效分工,讓分析報表能更即時產出、使用更便利,決定一併購買評估已久的BI系統。也因為公司不斷成長、員工人數變多,相對於以前組織簡單、人員數比較少時,跨部門間的合作能盡量簡化就簡化;但成長到一定程度之後就會發現,作業流程間若沒有因應得宜,許多事情勢必一定要再反覆檢討。」經由系統升級的契機,重新檢視每個工作的流程環節,訂定出一套作業標準,不僅讓工作事半功倍,更提升了公司的整體效能。

集結眾人力量  加速上線流程

  專案啟動後,群聯的團隊仍持續地做沙盤推演,把實務上可能會遇到的問題,設法擬定解決步驟;並灌輸員工正確的觀念。導入系統不僅僅是換一個工具,而是對工作流程的重新檢視,找出標準作業模式,讓員工依照流程來執行。因為大家對系統升級具有共識,更能凝聚團隊力量,一步步調整作業模式和落實專案規劃的每一個步驟。

  顧問在其中扮演的角色是一個客觀的第三方力量,劉秀琴處長(以下簡稱劉處長)笑著說:「顧問可以主持正義!當員工意見相左的時候,通常會有另一派的聲音跳出來反駁說為什麼做不到?這時候我們只請專業的顧問出來,藉由第三方的力量取得共識。在導入的過程當中,檢視整個作業模式、相互配合,讓下一關抱怨上一關的情形不再上演」。此外,顧問適時的建議及指導,不但達到眾人需求,更讓TIPTOP能發揮最大的應用價值,以專業的知識跟經驗輔導群聯順利上線。

節省時間成本  創造雙贏局面

  群聯認為系統升級前後最明顯的差異就是:時間成本的節省。劉處長滿意的說:「以前很多工作必須用手動去更正調整,例如:財會結帳方面。若對報表不是很了解,則必須在人工跑過一次後,再手動調整;財會部門以前必須加班到深夜,現在因能提早3、4個小時完成工作,如果非結帳或旺季甚至晚上7點前就可以打卡下班了。」

  因為員工工作效率提升,讓時間成本大幅縮減。張副理表示:「適逢結帳期,結帳單據量很龐大,依過往標準結算程序,執行成本計算往往需要耗費一天(甚至更久);如果發現有問題時,還得再重頭執行一次,花費的時間不可計數。自Workflow升級到TIPTOP之後,整個成本結帳程序,相同的資料量大概約半天就可以結算完。當老闆要求每週提供一版試算成本供決策參考,成會人員再也不怕無法達到要求。」同樣的時間能做的事情更多,資訊化程度精準到位,著實為公司帶來效益與收益。

  此外,BI(商業智慧)在群聯內部定位於強大資料庫的存取,並且持續資訊精化,報表定期產出派送,讓管理人員可以快速分析出資訊,進而提供讓決策者了解市場營運方向。由於報表產出速度加快,資訊流程不再卡關;庫存、損益能更一目了然、精確掌握,大大提升內部運作的效能。

集團化思維  打造未來企業藍圖

  面對企業不斷成長,集團式概念勢必應運而生,群聯當初評估系統升級時就考量到這點。而TIPTOP提供了多語言、多幣別與多據點的管理設計;並提供企業對「集中」與「整合」管理的需求,幫助群聯在大陸、日本、馬來西亞等地的擴張佈局。

  針對未來的資訊策略,群聯計劃建置一個客戶與供應鏈間的交流平台;因應全球發展的趨勢,面對國際大廠的客戶要求,才能更即時的回覆並有效的做到達交。透過鼎新團隊協助,相信群聯所規劃的e化藍圖能夠逐步完備與完善,更期望鼎新能成為群聯在資訊策略實施上的好伙伴。

▲群聯未來期望透過鼎新協助,因應全球化趨勢,即時回覆國際大廠客戶需求、準實達交!
(感謝群聯電子接受鼎新電腦專訪,上圖左起鼎新電腦 電子事業部梅祥雲總監、群聯電子 行政管理處資訊部李國華經理、群聯電子 劉秀琴處長、群聯電子 行政管理處資訊部張淵富副理、鼎新電腦 電子事業部翁淑美總監、潘泰龢總經理。)

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