用心、創新、點石成金─重整e化架構,強化資訊整合能力

文:石渼華

大豐環保科技

  大豐環保科技,創立於2001年初,10年前由創辦人林盟洲先生結合了一群志同道合的環保戰士,在彰化市金馬路經營第一家回收站。10年後翻身成為台灣家庭資源回收界年營收最高的公司,愛買、3M、永豐餘等知名企業都是大豐環保的客戶;並在中國、美國、墨西哥、南美洲智利等地都設有據點,朝向成為全球性資源循環管理公司邁進。如今資本額擴充到四億,是當年的20倍,預計兩年後上市。

  有鑑於資源短缺現象日益嚴重,但資源回收產業卻仍然維持相當的管理與經營模式,為提昇產業競爭力,所以導入企業化經營;採用像7-11加盟制度,陸續於全省北、中、南設置二十幾個回收站,以期建立經濟規模效益。為達到更有效率的管理,積極導入電腦化系統,並於2004年將各式車輛裝置衛星即時追蹤系統(GPS) ;且為了讓回收站跳脫以往髒亂不堪的傳統印象,積極推動回收站形象改造工程,兼具美化環境與人性關懷、教育宣導的作用,不但是社區特色,更是資源回收業界典範。

e化是核心競爭力之一

  「e化從董事長 林盟洲創業以來即開始推動!」擔任大豐環保策略管理處協理 林瑋智(以下簡稱林協理),同時也是大豐環保e化的重要推手,問到當初推動e化的原因時表示,e化主要是為了「提升競爭力」,董事長對於公司資訊化一直以來都是全力支持。由於資源回收的物料上百上千種,物料價格波動大,即使在台灣,各區的物料價格也不一樣,必須考慮當地的競爭者,才能訂出最有利的價格。

  對大豐環保而言,唯有掌握資訊才能做出對的決策,錯的決策會造成損失。林協理在2006年加入大豐環保即被賦予資訊整合的任務,為何要資訊化已非大豐所要考慮的問題,如何讓資訊化發揮效益,讓資訊化成為大豐環保競爭利器,才是林協理所要追求的目標。林協理表示,「資訊與管理乃相輔相成,過去資訊不透明,資料若沒有收集就無法變成資訊,資訊沒有運用就無法變成知識。」有別於製造業,產品會有一定的訂價,價格波動不大;但大豐隨時調整物價,所以必須透過e化做資訊整合,唯有整合才能讓資訊透明化,進而做出對的決策!

建構完整e化佈局 達到資訊整合之目的

  回想起當初進入大豐環保時,林協理說到:「剛進大豐時公司並沒有資訊部門,只有一個負責各區電腦硬體維修,現在已經有5位資訊人員。當時資訊系統只有一套RMIS,資訊無法做整合,所以第一件事情就是建立EIP,透由共同的平台讓資訊透通,讓同仁知道公司訊息…。」

  雖然大豐環保在成立之初就開始逐步e化,但當初未能體認到資訊整合的重要性,亦即e化目的只是透由資訊系統彙整財務資料,但系統未能追溯資料來源,也未能累積資訊,因此由外部專案開發進銷存管理系統和POS系統。然而,未考慮到公司成長擴充後,上市櫃必須系統必須符合內稽內控等會計原則。大豐環保正努力朝向上市櫃發展,目前已經在輔導,一旦考慮上市櫃IPO,資訊系統要能產出IPO財務報表、九大循環,符合會計原則,所以必須要符合的資訊系統。

  有鑑於此,林協理加入大豐環保後,重新構思公司e化佈局,以滿足資訊透明化需求。呼應公司上市櫃目標,再次評估合適的ERP系統,並且為了改善作業流程效率,採購EasyFlow電子表單系統,以及為了改善薪資結算速度,採購人力資源管理系統HRM,透由完整e化架構,達到資訊整合的目的。

  然而,e化推動之前更重的是人員觀念改變!林協理首先進行人員教育訓練,唯有觀念改變才能產生行為改變,讓同仁了解e化為必然且必須要接受。林協理更採購30幾台筆記型電腦,讓主管能感受到電腦化、資訊化的便利性與必要性,如此才能提升營運效率,因應每年營業點增加的速度。

資訊整合彰顯e化效益

  「資料必須能夠整合!」林協理對於ERP系統採購條件已經相當明確。由於舊有的系統沒有紀錄資料的來龍去脈,作業流程無法勾稽,無法取得原始資料做細部的分析。於此,選擇鼎新TIPTOP ERP系統, Source Code開放讓大豐可以充分掌控ERP系統,並與其他系統進行整合與資料串連,將原本RMIS系統中所有資料包含銷貨明細、進貨明細和帳務整合到TIPTOP ERP系統。雖然財務人員依賴舊有系統,但有鑑於過去雙軌失敗經驗,仍強制要求全面更換使用新系統,並以單軌方式導入TIPTOP ERP系統,確保系統上線能成功。

  為了管控內部流程,大豐環保首先建置BPM企業流程管理,目前已上線的表單共有25張,包含簽呈、出差勤、銷貨申請單、請購申請單與物品領用單…等單據,一個月多達3,800筆的表單申請資料,透由電子化減少表單遺失情況,掌握表單簽核進度,進而提升整體工作效率。此外,主管出差時也可以透過EasyFlow即時簽核,提升時效性與便利性。

  對大豐環保而言,薪資計算方式較難以標準化,司機必須配合各區營業點時間上下班,不同事業處上班時間不一...等等,在未導入HRM系統之前,出勤狀況、薪資結算仍依賴人工計算,60%需要再重新計算才能產出資料。導入HRM系統之後,每月薪資計算可立即產生薪資傳票與TIPTOP ERP系統做整合,透由員工刷卡資料可以匯至HRM系統即可計算薪資,人工鍵入比例降至10%;除減少人工作帳的錯誤外,也較過去減少1~2天的薪資結算時間。對於2013年二代健保上路可能對企業的衝擊影響,林協理也輕鬆地表示將依照鼎新因應方式做系統的版本升級。

願意改變 勇於改變 持續精進資訊管理

  協理認為:「資料累積到一定的程度後必須做資料探勘(Data Mining),主管要看重要的經營決策指標,及時掌控營運狀況,隨時調整策略。」ERP系統乃支撐底層資料,透由BI商業智慧系統可以看出即時損益、銷貨毛利、單位成本、即時庫存量…,進行進階分析,掌握關鍵績效指標如庫存週轉率,避免庫存過多造成跌價損失。

  在董事長的支持與認同下,林協理已經完成大豐環保e化任務;「必須接受改變與挑戰」的理念也讓林協理對於未來目標相當有信心。明年(2013年)大豐環保將在台灣再擴增30個營業據點,並且積極佈局大陸市場,對此林協理也早已做好規劃與準備,屆時資料也將同步匯入TIPTOP系統,以真正達到資訊整合目的。


「必須接受改變與挑戰」的理念讓林瑋智協理(左三)在面對未來目標相當有信心。
右四為鼎新電腦負責大豐環保e化專案負責人 曾惠悉經理

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