以流程導向串聯表單整合,大幅提升簽核時效,節省成本

文:佘怡旻

台灣山葉電裝

發布時間: 2018-08-29 17:12:00

  台灣山葉電裝工業股份有限公司,為山葉發動機株式會社與YAMAHA MOTOR ELECTRONICS共同投資,專業生產機車電裝品的公司。在生產製造上,因追求品質、技術之研發革新,並通過ISO 9002認證、ISO 14001認證、ISO 9001認證,及QS9000之認證產品設計,除導入母廠之設計管理之外,並積極配合政府環境改善綠色設計之要求,追求環境負荷的極小化,規劃能源資源的節約與滅廢措施之綠化設計製程,提供符合廠商需求之產品,以提高商品內外銷之競爭力。

  秉持產品品質是設計出來的,日本YAMAHA總公司每年都會推出新的機種,因此除了以創新的觀念開發新產品以外,台灣山葉電裝以產品品質為首要目標,以求達到穩定的生產品質,並持續研發新技術,引進先進自動化設備,提升能率。台灣山葉電裝生產有75%都是給台灣YAMAHA相關企業公司,其餘25%外銷至東南亞YAMAHA相關企業,以世界級的品質水準,來滿足客戶品質期望,為佈局亞洲及世界市場,成為台灣機車電裝品業領先之指標與模範。


▲山葉電裝以優良品質、誠信態度、專業服務為經營理念,在業界中建立優良口碑。
上圖左起台灣山葉電裝工業股份有限公司管理部徐光勇主任、游玉秀經理、
鼎新電腦北區整合輔導顧問事業部 EasyFlow GP諮詢部陳珮琪顧問、山葉電裝張大偉。


~山葉電裝小檔案~
  • 公司名稱:台灣山葉電裝工業股份有限公司

  • 創立時間:民國70年

  • 產業類別:機車零件製造業

  • 主要產品與服務:專業生產機車電裝品,如發電機座、磁力轉子、高壓線圈、啟動馬達、引擎控制單元等

  • 地址:桃園縣蘆竹鄉新莊村大新路1015巷42號

  • 電話:(03)323-6801

  • 公司網址:http://www.yamaha-motor-elec.com.tw/

▲資訊來源:山葉電裝提供。鼎新電腦整理,製表:佘怡旻。

提升公司業務效率,系統評估首重後續維護服務

  台灣山葉電裝一直以來都是使用紙本作業來做紀錄與歸檔,然而現在大多數的企業都已經漸漸運用電子化來管理檔案,除了節省成本費用之外,也是希望能夠提升營運效能。當然山葉電裝也是如此,接受專訪的管理部游玉秀經理在一開始就跟我們分享:「我想每家公司都差不多有這樣一個想法,就是如何讓你的業務更有效率化!今天已經很有效率,明天你還要去想,我們每年都有計畫要去提案來提升公司整體效率。透過讓大家腦力激盪,先有這樣的想法,最後再由IT去分析現在市面上有哪些系統是符合的。我們想IT這方面什麼效率能夠獲得最快速地提升,就是簽核!」

  起初在評估系統廠商時,山葉電裝資訊人員張大偉說:「我們最在乎的不是價錢是否為最便宜,而是五年、十年之後還能提供維護的服務,這才是最重要的!後續維護服務是主要考量,鼎新這方面滿穩健地,所以我們選擇鼎新。」因此,為提升內部流程效率與紙張成本降低,山葉電裝選購了鼎新Portal(EIP)EasyFlow GP系統。初期先把Portal建置起來,之後接續導入EasyFlow GP,主要目的就是要把社內紙張化流程做成電子表單化。

首先投入費用與跨部門表單開發,以流程導向開發表單

  山葉電裝導入的電子表單多以與費用相關之跨部門流程需求,管理部徐光勇主任表示:「我們剛開始是做內部請購流程,就是當你有需求提出來,然後你發訂單,最後結案驗收這一塊。這個表單就是處理購買間接材的東西。」另外像是教育訓練、福利金、交際費、國外出差費用報支等,跟費用有關的部分,徐主任再補充:「以前在寫紙張請購單的時候,流程沒有這麼嚴謹,現在透過系統多了很多勾稽控卡,管理上本來就需要落實的地方,透過電子化落實了。」以前請購單只要填單就可以送出,現在多了要求寫需求單給使用單位填寫,要先提出需求才會跑流程,可以避免掉一些溝通上的誤會和權責的劃分。

  也因此,山葉電裝特別開發了一個特殊表單流程(如下流程示意),是將四張表單串在一起,從需求單提出需求開始,接下來會到請購,再來是報價(廠商訂購單),接著進貨、驗收,最後由財務單位進行付款。


▲以流程導向為概念來規劃的四張表單流程


  一開始討論架構是以表單為架構,以單子對單子來說,只要負責填單,後來發現單子跟單子之間的串接不方便,會多一些載入的手續,然而EasyFlow GP是以流程為導向,從需求、請購、訂購、驗收、付款整個流程走完,把它串接起來變成流程導向的程序,也讓使用者較能接受。

透過限時報價單掌握客戶商機,責任明確透明化

  除此之外,山葉電裝還有開發限制時間的內部報價單,提供給業務對客戶的報價資訊,徐主任說明:「一個新機種下來,要報價給客戶,業務提出來,送到技術報價和採購備料,由業務提出預計完成日,並在表單流程內設定限制時間逾時,目前是設定96跟120小時。因為這個算是有時間上的壓力,業務這邊本來就是趕快要回覆給客戶,不然商機就會流失。」除了權責清楚明確化之外,也能先在提供給客戶報價前,內部先做成本估算,最後要匯總向主管報告。

  徐主任接著說:「我們還有做一張國外出差申請表跟結算表,他不單單是申請,重點是結算,因為結算在上面有八國幣別(台幣、印尼幣、越南盾、日幣、人民幣、泰銖、美金、港幣),每個幣別在結算時,都要帶出換算成台幣,費用項目也依不同項目做大項的分類(交際費、交通費、住宿費等)。」對於出差的同仁在申請費用上與財務結算時都相對方便很多。另外還有一些與費用相關的表單,例如跨部門的教育訓練申請、國外旅遊申請、福利金、國外出差申請、交際費等等。

簽核時間從6小時加快到1.5小時,人件費和紙張成本每月省下5千多元費用

  說到導入系統的效益,對山葉電裝來說,請購需要一些說明的資料,或者廠商提供的報價,需要印很多紙張出來,徐主任說:「現在這部分紙張都可以全部變成電子檔,廠商提供電子檔,自己做的報告也是電子檔,就不需要列印出來,全部都在系統內。節省紙張成本、簽核效率更高了,所有人不用把資料帶來帶去,電腦看完點一下就送出去,效率上快更多。」游經理也說:「這部分效率非常大,因為我們所有跟錢有關係,到最後都匯到總經理室,我們有兩間辦公室,距離又遠,大家都要送給總經理蓋,總經理秘書還要印出、發回、走動、送件等時間上的花費也是很多的,再導入之前這是一個最大的問題,現在都解決了。」

  除了節省紙張,在溝通上時間也縮短。游經理肯定的表示:「簡易地說,防止遺失也不會漏掉,不會一壓壓那麼多天,現在已經養成習慣,大家每天上班第一件事情就是先確認mail,再來就是瀏覽公司行事曆。」大偉接著補充:「還有一個好處是,查詢過去歷史簽核資料方便許多,以前要複印出來後用文件歸檔,好幾年後仍放著,如要查詢還要去翻找;現在只要進系統查詢歷史資料,以前的附件檔都可以很快找出來。」徐主任也說:「主管要查詢簽核過的資料也不用找人來問,直接進系統就可以查閱。」在業務效率提升很多。

  另外一項效益就是公司管理上機制改善,山葉電裝有一個計畫跟實際的預算尺度,游經理以例子跟我們說明:「比如說要購買滑鼠或鍵盤,我要如何知道他這麼月有沒有預算,是否買過也不知道,可是現在可以讓各部門主管都可看的到歷史資訊,以及是否跟這個月的計畫是否能夠符合,一定要在計畫範圍之內。」可以即時看到計劃和實際的狀況,審核時就更有依據,有效地透過EasyFlow GP來管控費用。

持續精進深耕表單開發,為山葉電裝完整資訊布局

  未來山葉電裝除了預計要導入ISO文件管理系統之外,大偉也有提到希望能夠將MRP系統生產訂單與EasyFlow GP整合串聯,以及驗收段跟財務系統的整合,進而帶動公司業績成長及營運效能的提升。相信鼎新不只是山葉電裝的廠商,而是山葉電裝未來一起營運成長的最佳夥伴!

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