東碩資訊內控預警即時監控營運流程

及時監控內控流程,改善缺失

文:曾佳恬

東碩資訊

企業流程管理

東碩資訊與鼎新的淵源

  東碩資訊創立於西元1983年2 月4 日,為全球著名專業之電腦週邊及無線消費性產品研發與生產製造商,主要業務項目為產製USB萬用匯流埠及連接器等電腦週邊設備、軟體設計研究開發及相關產品原料之進出口業務。為順應公司營收不斷持續成長,製造及財務資訊需全面系統化以有效率控管生產及結帳流程,於民國92年7月導入鼎新Workflow ERP系統,並於同年8月榮獲經濟部頒發小巨人獎,92年4月公開發行且於93年7月於興櫃市場正式掛牌。

  2013年為興櫃以上公司首度適用國際會計準則(IFRS)年度,內部控制制度須配合IFRS轉換一併調整修正,以往查核內控是否有缺失,需向各部門申請調閱表單,溝通過程花費人力及時間,為有效率產出稽核報告及確保財報品質,東碩除了將Workflow ERP升級至Workflow GP3.1,從系統產出IFRS財務報表,並於2012年9月導入鼎新內控預警產品。

內控預警產品的誕生

  因應國際會計準則(IFRS)於民國101年1月1日正式上路,行政院金融監督管理委員會於中華民國100年12月21日修正「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」部份條文,主要修正重點為,第八條新增有關適用國際會計準則之控制作業,並考量風險管理之重要性,規範各公開發行公司宜建立有效之風險管理機制,以強化公司營運之控管,以確保國際會計準則順利導入及提升財務報導品質及內控目標。

  鼎新電腦為順應客戶於第一時間排除內部控制異常問題,於2012年研究開發出內控預警產品,該產品為一套完整涵蓋內部控制八大循環別、作業別、控制點及檢核點的資訊工具,除了達到主管機關法令要求,亦協助企業利用IFRS轉換契機達到企業精進管理之目的。

業界領先的資訊工具

  東碩資訊資訊部吳世偉先生(以下簡稱William)表示:「在尚未導入內控預警產品之前,各單位人工自行編制EXCEL,或從ERP篩選相關TABLE轉出EXCEL,提供給管理者或稽核單位供查核,另輔以鼎新的例外管理工具,透過系統內建檢核點由資訊工具大量掃出ERP表單、單據是否有異常疏失」。

  談到當初為何選擇導入內控預警產品:「東碩當初決定採用鼎新的支持方案,主要原因在於目前資服廠商只有鼎新提供內控預警的資訊工具,且考慮到內部稽核人員查核的效率性及資訊化,以及管理者需透過稽核角度監控哪些環節有問題或缺失,故內控預警資訊工具為東碩的不二選擇」。

產品內建標準控制點與檢核點,亦可依客戶需求彈性增修

  導入過程中,首先由鼎新顧問對內控各循環的主要使用者及稽核人員進行教育訓練,讓使用者了解內控預警產品內建那些標準的控制點與檢核點,接著鼎新顧問評估東碩本身的流程,需額外增修那些控制點及檢核點,將增修內容維護至系統,以訂單逾期交件為例,該風險除了影響公司信譽,也可能失去一筆大生意,如何降低該風險,除了生產排程日期需嚴密監控,業務單位定期追蹤訂單預交日也很重要,東碩希望可以透過內控預警的設定,及時發現單據逾期交件的異常狀況,故於銷貨及收款循環的訂單處理作業,啟動「業務與客戶談妥交易,是否經客戶確認, 對於交期進度應列入控制」的控制點,利用標準檢核點「訂單逾期交件」,定期派送報表讓業務單位主動追蹤交期,另由鼎新顧問建議可彈性增修檢核點條件,另外加入「訂單即將逾期交件」的檢核點,讓系統提醒兩週後預交日即將到期的訂單,請業務單位提早跟催進度,目前已定期派送報表給業務,成果相當顯著,大幅減少訂單逾期交件的風險。藉由ERP報表提供的訂單預計出貨明細表,輔以內控預警提供的「訂單逾期交件」檢核點異常報表,即時提供管理當局參考。

專案成功快速導入之因:工具操作簡易,搭配顧問內控內稽專業知識

  分享導入系統時的建置過程,William說:「內控預警使用介面很簡便,八大循環各作業別底層的控制點異常數及警示數,圖案簡單且明瞭,工具操作步驟具人性化,故工具操作難易度不是問題,導入過程主要遇到的挑戰為,需要先了解各個循環使用者的需求控管點,再把控管點的條件轉換成SQL指令,故需要深入了解使用者的需求」。William提到:「專案成功上線的主要原因,除了系統操作簡便,以及導入人員的積極參與另外由於鼎新顧問具備內控內稽專業知識,能站在使用者的角度提供專業建議,導入過程與顧問的互相配合,才能夠順利上線」。

導入內控預警系統主要效益:及時監控內控流程,改善缺失

  談及主要導入效益,William表示:「莫過於管理者可以透過稽核控制點及檢核點,於異常狀況及風險發生的第一時間及時監控哪些環節或流程有問題」。內控預警專案從2012年9月份至2012年10月,上線僅花費一個月的工期,因此,東碩的使用者與管理階層非常讚賞鼎新研發的內控預警產品,讓內部稽核不再是一件勞民傷財的事情,除此以外,內控預警可透過稽核人員的觀點,在第一時間發現問題並讓問題尚未發生或擴散前即做妥善處理,滿足管理者即時監控公司營運流程是否有缺失的需求,任何異常狀況會透過系統警示讓執行者可以有效分析改善缺失,讓整個流程變得有效率,精進企業流程。


感謝東碩資訊接受鼎新電腦企業專訪,參與內控預警專案導入主要成員為資訊部吳世偉先生(圖中中間者)以及資訊部課長林佳寶先生(圖中右二),鼎新電腦專案團隊主要為翁淑美經理(圖中右一)、 黃欣蒂總監(圖中左二)以及曾佳恬顧問(圖中左一), 拍攝地點為台灣新北市新店區東碩資訊公司。

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