資訊E化是開啟執行力大門的一把鑰匙

文:黃子豪

業興公司

企業流程管理

環境保護工程從業興開始

  業興公司為國內最早從事土壤及地下水環境保護之專業公司之一,同時稟承母公司中興工程顧問公司「正派經營、品質保證、追求卓越、創新突破」理念,致力於發展土壤與地下水環境場址調查、土壤與地下水污染整治以及地下水資源探勘等三大技術領域,服務對象遍及各級政府部門、大型技術顧問機構及產業各界,並以值得信賴的服務品質與踏實誠懇的工作態度,深獲所有業主好評。近年來,業興公司除了土壤及地下水領域,陸續取得甲級地下水鑿井業、環境檢驗測定機構(土壤及地下水採樣許可認證)等專業資格外,更逐步將業務範圍擴增至廢水處理工程及廢水處理代操作等其他環境工程領域,以提供業主更佳之技術服務。

更多《業興環境科技》資訊,請至:http://www.setl.com.tw/web/index.htm

一切偉大的行動和思想,都有一個微不足道的開始

  過去業興採用傳統紙本簽呈,在營運過程常有大量的表單需由主管核準,但常因主管出差往返台北、高雄大社、高雄前鎮三大營運據點,以致於簽核時效受到影響,特別是用印、請假、加班申請影響最大,有鑑於此資訊單位便開始尋訪相關資訊系統,在這因緣際會中,透由鼎新業務介紹EasyFlow電子表單(BPM)產品應用,加上鼎新提供專職BPM客服專線服務深獲業興信賴,經高階主管及資訊單位評估及總經理決定後,開始進行鼎新EasyFlow電子表單(BPM)導入,業興環境科技就此展開一連串工程表單企業流程管理。

成功不是贏在起跑點或終點,而是贏轉折點

  絕大部份的企業在導入系統的過程實難免遇到瓶頸,如同業興要由紙本作業轉為系統化的過程。但高層的支持總經理全程參與並布達上線目標,加上專案負責人秋梅密切與相關單位共同討論排除問題,本專案最後才能順利上線。

  本專案透過雙向溝通共同訂定請假、請購…等單據流程及各相關單位核決權限,如下表:

規則種類 條件值 執行項目
執行項目 執行參數
10 總金額(ToralPrice)>20000 2.組織核決權限表 總經理(10)
20 總金額(ToralPrice)<=20000 2.組織核決權限表 協理(20)
_DEFAULT
1.指定子流程 系統管理者流程(MIS)

 

  透過EasyFlow流程設計精靈將複雜流程透過簡單的畫面制訂標準流程。表單欄位呈現也是如此,為控管必填資料EasyFlow針對必填欄以黃底提醒使用者,透過貼心的設計自動將填單者相關資訊預設於欄位中,不但能減少人為填寫的錯誤,還能加速表單的完成。


▲圖:EasyFlow針對必填欄以黃底提醒使用者


管理的價值是由自己決定的

  業興有專職的助理透過mail追蹤表單進度,但工作程序相當繁瑣,常發生單據缺漏或遺失,流程中應簽而未簽也常發生,以致於影響工程進度。熟悉EasyFlow系統架構功能及應用價值後,業興開始發展工程業相關表單,從工作計畫申請單、計畫服務費劃分表、計畫結案終止、取消申請單等,系統上線後除了能透過電子表單傳遞資料減少人工mail發送的錯誤率,申請人員還可由原稿查詢表單流程進度,管理者也能經由系統所提供的表單審核狀況查詢作業,查詢出未審核人員。

業興上線表單清單如下:

ODMSETA011-印製名片申請單

ODMSETA004_B-出差申請表(旬報表)

ODMSETC027-業主請款申請表

ODMSETA010-用印/借印申請單

STD002-請假單

ODMSETA001-聘僱用人員申請單

ODMSETA100-人員派訓申請表

ODMSETA003-加班申請單

ODMSETC024-投標及業務承攬簽辦單

ODMSETB001-財務請購單

ODMSETC005-計畫工作開始申請單

ODMSETC014-招標紀錄表

CEISALI30-報價單建立作業

ODMSETB010-借支申請單

ODMSETA102-以人力銀行招募員工申請表




▲圖:計劃工作開始申請單


▲表:未結案表單


  然而行動化不在是高科技電子業的應用,競爭力取決於執行力。業興為落實執行力,高階主管透過手機操作鼎新行動商務App,對較急於處理的表單可直接於手機上進行簽核,解決高階主管行動上無法使用電腦簽核的問題,加速決策執行力。以往每個簽核流程平均需花約1至2天,導入EasyFlow後簽核時效縮短一半,平均每道流程一天內皆可完成。

  過去人事請假、加班單統一每週由各營運聚點彙整後寄回台北由專人記錄,相當耗時費力,系統化後人員可隨時隨地填寫表單,系統接獲訊息後由網路自動發送簽核流程,提醒主管簽核,做到即時送簽即使處理,相較過去更便於掌控單據進度,除此之外還能針對未簽核的報表資訊,做為改善內部管理及運作的依據。


▲表:表單審核效率分析


偉大進步,來自於嶄新的理想

  業興解決使用者填單、異地送單及主管行動簽核問題後,總經理對於未來E化的長期規劃,需將目前表單整合為一套專案管理系統,對以往非結構化的系統表單,整合為一套結構化系統,讓管理者依據計劃編號查詢目前計畫相關業主資訊、預算、支出、人員、計劃進度、請款記錄、計劃變更事項、契約內容及計劃完成相關證明等,管理者可以即時得知計劃進度及變更事項,有效控管預算及支出是否損益兩平,並將表單彙整於一套系統中,進行資訊統疇管理,不再是由人工彙整文件,進行文件歸檔管理,處理回覆時效性也能大大提升。

  資訊E化不斷進行,業興一步步朝理想邁進,期望未來透過EasyFlow全面實施E化,讓管理者透過系統經營管理,提升企業競爭力。感謝業興環境科技陳秋梅小姐接受鼎新電腦專訪,以及業興環境科技全體同仁配合系統上線成功。

更多案例

x