優化營運流程提升運作效率,支撐勤美快速度成長腳步

文:林政維

勤美

集團管理

勤儉誠信,美善璞真-勤美集團

  1972年,白手起家的何明憲董事長,秉持著「勤儉誠信、永續經營」的理念,創立了勤美股份有限公司。歷經四十多個年頭,現今的勤美集團已達兩岸三地員工超過四千五百人、資本額超過26億的規模。近年來更轉型成控股公司的型態,由生產事業部、材料事業部、住宅不動產事業部、商場經營事業部及飯店事業部共五大事業部分別在不同的領域中多元發展、穩健成長。

  今日的規模與成就,乃來自於勤儉誠信的基本信念、與永續經營的企業理想,一路走來都以提供高質感的產品、體貼入微的服務,深受所有客戶的肯定及信賴。未來將繼續著重研發與行銷,以期成為高品質金屬材料及零組件產業的第一品牌,提供客戶全方位的解決方案。

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因應企業快速成長,優化內部管理流程

  勤美集團多年來不孜不倦耕耘而逐步發展成亞太地區最具規模的專業鑄造集團,近年來為追求人文美善的多角化經營,更跨足住宅、飯店、商場等不動產開發與零售商場領域。但隨著公司規模擴大,營運據點逐步的增加,過去習以為常的簽核流程也開始面臨考驗。針對勤美集團導入系統前的管理挑戰,歸納以下三點:

1.人工作業表單資料保存不易

  勤美集團E化專案負責人 資訊部李登旭副理(以下簡稱李副理)表示:「因為業務與人員編制的需要,勤美集團部份單位主管必須跨地域支援,員工與主管不在同一地區上班,過去只能透由傳真處理請假、採購等簽核事宜,此時雙方還必須保留紙本文件以供查核,每個月所堆積的紙本數量相當可觀!一旦發生丟件情況將影響工作進度」。

2.跨部溝通缺乏效率且有安全的疑慮

  紙本簽核不僅提高成本,更因為缺乏效率而影響專案進行。李副理補充說:「公司目前所有重要採購及簽呈都必須經由總經理及老闆同意,營運據點橫跨美國、大陸、台灣的勤美,若遇到總經理或老闆海外出差,收發文件就只能透過飯店或其他營運據點的傳真協助」。

3.資料未能整合作為決策分析依據

  從採購到銷售過程,資料該如何有效分析?最大問題不在數據能否寫入資料庫,而是要能完整記錄各專案在每個時間點會產生多少費用、提供什麼決策與建議。李副理說:「ERP協助企業建立E化基礎,尚需透過子系統協助資料挖掘(Data mining)、數據分析(Data Analysis),相輔相成能提供決策者最有力的分析資訊」。

  談到E化過程,李副理表示:「傳統產業導入系統不像科技業這麼容易…」。1972年成立的勤美集團,至今己有四十多個年頭,由於人員對於電腦操作較不熟悉,加上過去習慣使用紙本簽核進行跨部溝通,若強行導入系統容易使員工反彈,需採取漸近式的導引、教育和激盪,才能體現E化對員工提升日常作業的助益,進而促使員工主動提出系統化的需求。歸納勤美集團導入系統的關鍵因素:

1.體現行動簽核即時回饋的便利性

  EasyFlow GP電子表單搭配TIPTOP ERP集團型製造業E化整合方案,提供純瀏覽器介面,滿足管理者使用移動設備上網簽核的需求,做到即時追蹤處理流程,快速回覆簽呈狀況。李副理補充:「公司高層主管一開始並不習慣使用桌上電腦進行簽核,但因為EasyFlow GP 提供純瀏覽器介面,可以在手機、平板電腦進行簽核,因為便利反而提高意願,讓電子表單推動更為順暢」。

2.體現電子化對日常作業效率與產值提升的助益

  勤美依規定必須按月公告營業收入,過去由子公司人工匯整再交由母公司檢查各項數值,文件溝通往來、校閱耗廢時間。透過系統導入,將提升資料回報的正確性並降低作業工時,讓員工明顯感受系統導入的好處,提高對E化的依賴與需求。

3.釐清重要性與優先順序,立即展現E化成效

  調整電子表單格式是E化過程中最耗精力的階段,需依照產業特性客制化內容,還必須滿足不同管理者的分析需求調整表格。李副理表示:「我們希望讓使用者能立即感受到線上簽呈的好處,所以在挑選第一波表單上線時,仔細評估各部門共同需要的表單,如請假單、請購單、簽呈等」。此外,鼎新EasyFlow GP搭配TIPTOP ERP整合方案,內建許多共同表單在無客制化需求下能立即上線。

  勤美集團跨足住宅不動產、商場經營、飯店事業、生產事業、材料事業等,不僅報表繁雜且資訊不易整合,但透由EasyFlow GP導入重新檢視和優化內部流程,將能逐步獲得改善。現階段系統導入成效有:

1.彈性簽核流程,建立簽核權限

  過去內部管理流程,未明確定義簽呈類型及不同費用額度所需承辦的人員,導致每張單據,皆需層層上報至董事長,自從導入EasyFlow GP後,在簽核的過程由各級主管決定該筆簽呈需由誰負責,以彈性簽核流程,建立內部標準作業流程。

2.標準作業流程,落實內稽內控

  內部標準作業流程,不僅協助勤美訂定權責控管,也落實內稽內控制度。李副理補充:「以採購流程為例,採購需求由ERP發單,必須完成簽核才能進行採購,後續入庫、應付憑單等作業還需依據採購單內容,所有流程層層把關,更便於稽核、管控」。

3.自動產生表單序號,便於版本控管

  面對愈來愈多營運据點,過去傳真、E-Mail溝通的方式,容易使資料遺失,版本也不易控管,透過EasyFlow GP電子簽核,使用者打單時系統會自動產生新的序號,只要登入EasyFlow GP後台查閱最新的序號,就能調閱最新的簽呈內容,解決過去紙本保存與人工編列序號版本不易控管的問題。

4.系統管理休假申請,薪資計算易於管控

  過去請假因人工作業,難免發生特休假超休假的問題,導致薪資計算錯誤,導入EasyFlow GP請假單後,員工可以清楚了解過去請假記錄,與目前所剩的請假額度,公司在計算薪資時也得以管控。

持續優化營運流程,實現勤美E化藍圖

  因應勤美集團多角化經營特色,E化必須循序導入、長期深耕,李副理表示,現階段先讓使用者熟悉現有表單,預計未來協助各子公司客制化「營業收入回報系統」,讓EasyFlow GP不僅能簽核,還能拿來做財報,幫助子公司建立「合併報表」,加速每月營收回報。在簽核方面,期許客制開發「上線簽名認證」,透過簽名更能追朔責任的歸屬,提高簽核的安全性。

  未來勤美集團除了希望將EasyFlow GPTIPTOP ERP整合發揮的淋漓盡致,讓使用者充份感受E化的好處,再透過子系統人力資源管理系統、APS 先進規劃與排程系統等的輔助,最後透過BI 商業智慧KPI 關鍵績效指標提供完整的資料分析,供經營層取得所需的資訊進行管理決策,進而提升勤美集團營運效率,期望在未來五年實現勤美E化藍圖。

▲感謝《勤美集團》接受鼎新電腦採訪。
左起E化專案負責人 資訊部李登旭副理、鼎新電腦E方案交付中心 EasyFlow GP顧問師陳珮琪、
勤美資訊部MIS專員葉鎮宇,共同努力實現勤美E化藍圖

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