統整生產流程，E化藍圖有效提升營運績效

企業流程管理

文：潘繼哲

大勝纖維

發布時間： 2018-09-13 15:55:00

堅持品質，追求卓越

　　大勝纖維是空氣加工絲(Air Textared Yarn)生產專業假橪廠，設立於民國85年位於斗六工業區。使用人造纖維(尼龍、聚酯纖維、聚丙烯PP纖維)等原料，經由空氣特殊加工製程，使人造長纖維達到仿天然棉的手感、觸感、光感舒適等特性。大勝纖維為配合市場日益增加的少量多樣化的需求，大勝纖維開發變化十足性與服務機動性快速性，並由研發單位機動、快速地開發新產品與客戶共同開拓商機。使用自行生產的仿棉絲，空氣織機，劍桅織機生產平織，提花，彈性A.T.T尼龍高強力、聚酯高強力朝高科技機能性產品生產，達到休閒性、運動性、舒適性和自然性，秉持用心、品質第一、創新和客戶創造雙贏的成長空間。

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資訊系統持續精進管理，解決三大營運困境

1.舊有系統不堪使用：

過去大勝纖維使用的系統區分進銷存、現場磅秤、會計總帳三大系統，且進銷存是經由總經理友人介紹專人協助開發完成，使用了超過八年的時間，但由於(1)不方便使用 (2)系統不穩定 (3)生產端聯結磅秤系統所得結果經常發生錯誤，進而造成人員操作不便且需經常調整異常狀況，另外原開發者對後續保固維修也無法提供有品質的服務，進而造成人員工作上的效率。

2.資訊無法串連整合：

由於大勝纖維的進銷存跟會計系統是獨立兩系統，所以資料無法整合串聯，進而導致影響工作效率，及浪費許多人力成本。

3.庫存無法確實掌握：

過去大勝纖維有一般的進銷存系統，對於生產製造時庫存的異動較無有效的管理，因此經常需要定期盤點庫存。

　　基於這三大難題的癥結點在於資訊的即時性與整合性，經過友人強力推薦及對鼎新的信心下，毅然決然地建議高層將舊有系統淘汰，導入鼎新Smart ERP。

確實掌握生產進度及庫存數量

　　因大勝纖維過去系統僅有進銷存系統與會計系統，生產製造部門實際生產時並無系統管理生產進度及相關庫存數量，生產單位生產完畢僅透過舊有磅秤系統，依過磅後重量記錄入庫資料，由生管人員以手工方式記錄後，再依記錄調整庫存數量，因此庫存數量往往需隨時調整造成準確率無法提高，自導入系統後生產製造已可透過系統管理實際生產進度，且原物料的領退料及生產入庫相較以往相對更能提高準確率，本次針對磅秤系統也另外加購，並與Smart ERP系統整合，當生產完工後可透過磅秤系統，將過磅後資料直接整合入ERP系統，直接產生生產入庫資料更新庫存數量，如此結果下由生產製造乃至庫存銷貨，均能完整串連且較以往舊有系統更加穩定，不會因為系統異常的狀況而後續人員還增加檢核比對的時間，影響工作效率。

資訊透通，結帳效率提高

　　在導入鼎新Smart ERP系統前，會計系統與進銷存系統一直都是各自獨立，每月訂單銷貨及採購進貨均由各負責窗口當月各別與客戶及廠商對帳後提供會計所需報表核對，但當每月會計核對發現異常時，由於系統各自獨立，因此必須通知前端負責窗口異常現象並要求重新提供所需資料重新核對，如此一來一往常常影響每月帳款結帳時間，造成會計人員帳款結算的困擾，另外也因每月帳款結算拖延導至無法正常將庫存月結進而影響每月庫存準確率，長久下來使得進銷存系統帳上的庫存量可信度大大降低，進銷存系統無法充分管理現有庫存最終僅能依靠手工帳來管理庫存導至人員負擔加重影響工作效率，導入鼎新Smart ERP系統後所有系統均符合內稽內控完整整合，前端業務、採購人員透過訂單銷貨、採購進貨相關系統完整建立各自日常單據完成當月與廠商及客戶對帳後，會計人員可直接由系統列印所需報表查核資料，若有任何異常時，針對異常表單單據號碼通知前端負責窗口，前端窗口可迅速了解問題單據即時將問題查明並解決通知會計人員順利結帳，由於有了共同的整合系統各部門有了共通的平台，任何的問題均能透過共通的資訊相互交流協調，解決了以往各部門各自獨立運作的瓶頸，對於會計帳款的確認及追溯能完整且即時的提升，且每月月底結帳速度更明顯的大大效提升及掌握了。

強化教育訓練，完成異質系統整合

　　在導入的過程中，大勝面臨最大的挑戰有二，挑戰其一為教育訓練，對於人員的教育訓練大勝非常的重視，本次專案所有專案成員，大勝都希望能妥善的安排人員所需的課程，以利導入的過程乃至於上線，都能夠非常順暢且有效的達成目標，但由於工廠與上課地點有一段不小的距離，而導致人員安排教育訓練上需多方考量，不過在專案成員的努力下，也在輔導時程內順利的完成各項教育訓練，並且得到良好的學習效果，挑戰其二為，異質系統的整合，因本次除導入Smart ERP系統外，需將外部磅秤系統一併整合使用，由於兩套系統為異質系統，所以在整合上鼎新需與磅秤系統廠商做許多整合上的溝通，以順利達成系統整合的結果，在專案的輔導中鼎新與磅秤系統廠商經過了多次的溝通協調討論，最後在上線時，也順利如期的達成了系統整合的使命。

　　值得讚許的是，大勝纖維的專案成員們，在專案輔導期間，一直都十分團結合作，在系統的使用上，除了輔導時顧問師所提供的課程內容外，專案成員也會非常認真的針對公司內部的需求討論研擬出完善的SOP，使專案導入及上線得以順利進行。

重視教育訓練、全員努力配合

　　大勝纖維即使人力緊繃的情況下，本次導入系統還是依然能順利上線！檢視整個輔導的過程，歸納其關鍵成功因素，有以下幾點：

1.窗口確實掌控專案進度：

大勝纖維內部對於ERP的導入專案是非常關注的，公司內部幾乎每次內部的例行會議上，ERP專案的進度也是高階主管們關注的議題，因此再輔導的過程中大勝負責的專案窗口定期都會跟高階主管針對專案的進度完整匯報，因此也有利於ERP專案能順利的進行。

2.專案成員態度積極且團結：

輔導的過程中，人員即使有疑問也會盡力配合，彼此也會互相支援及討論，會議討論時會考慮到對未來的影響並思考到現場的想法，去檢視並調整自己的流程合理性。

持續深耕並強化現有管理，提升營運績效

　　目前大勝纖維已全模組上線，且對外及對內的憑證也都使用ERP來所產出，雖結帳上還未能達到預計結帳提升的目標，但目前業務銷貨、生產製造、採購進貨、庫存管理各項日常異動管理，均較以往更能透過系統做有效的建立以利後續管理，未來除了針對ERP的應用加強外，大勝纖維也開始考慮行動化資訊，讓業務能快速查到庫存與價格，但現階段還是著眼於加強公司人員的訓練與流程落實。