華福食品需求量飛速成長 e 化勢在必行

資訊整合,掌握市場趨勢

文:黃麗玲

華福食品

ERP 進銷存系統 會計系統 生產管理系統

公司簡介

       創立於77年,一直以來都秉持著創新、品質優良及提供消費者滿意的產品為理念。華福是由汐止起家,在謝朝鎮董事長的帶領下,走過了20多個寒暑,從台灣便利商店開始萌芽時期,華福食品即與此產業緊密結合。

鮮食廠

       從70年代創立初期,以生產燒賣、肉粽、調理包等微波加熱產品。到80年代,因應消費飲食習慣的改變,華福也同時不斷地要求研發技術提升以符合市場的需求,同時開始轉型生產18℃、4℃等鮮食商品,也成為當時市場上少數供應便利商店的鮮食商品供應商之一。       

       隨著便利商店歷經十多年來的發展,深深影響通路型態及消費型態,也同時擴大了鮮食商品的需求。而隨著消費者不再是以米食為主,飲食多元化已是趨勢。在市場需求下,鮮食廠於97年遷廠及擴大生產線,鮮食廠才能迎向更大的市場挑戰。

麵包廠

       烘焙製品一直是謝朝鎮董事長最熟悉、最專長、最無法忘懷的產業,因應產能的需求,92年再度擴廠,為了提升品質,追求產品獨特性及競爭力,開發出獨具風味的產品。      

        一走進華福公司大門,警衛人員會先請您換證登記,隨後會附上一個衛生頭套並要求來訪人員帶上,並在進入公司時要求換上鞋子穿上華福公司所準備的鞋子,一走進公司映入眼簾的是乾淨、整齊、清潔;牆上貼著積極創新、品質優良、顧客滿意的標語讓人印象深刻。

▶更多公司簡介:http://www.fastfood.com.tw/about.php?no=1

資訊整合,掌握市場趨勢

       在2008年因客戶業績大幅成長且為了提供最佳品質有了擴廠需求,並在一年半前就開始著手評估及規劃EPR導入事宜;華福除了在林口設立麵包廠之外、在高雄岡山也有設立晉欣鮮食廠,所以資料的共享和資訊傳遞及即時性相形來的重要。

       且在過去使用的系統中,銷售/採購/會計/人事等各系統都是分別開發建置,分屬不同開發平台、維護起來不僅費時費力、開發速度也較緩慢、各系統間的資料都需靠人工來串聯、相關報表也無法整合,加上除了保持與便利商店客戶端配合的業務模式外,後期還發展自有品牌、設立專櫃門市,業務拓展的相當多元及快速,舊系統已無法滿足作業的需求,故當時謝朝鎮董事長毅然的決定要導入ERP系統,讓公司的作業流程e化,迎接各種新挑戰,帶領華福邁向新的紀元。

福華食2.png

▲華福食品謝曜興特助(左一)吳麗雪副總(左二)及管理部謝杏君經理(右二)與鼎新輔導團隊。

選擇鼎新的理由:正確的開始,成功的一半

       所以在評選系統廠商時特別著重資料整合及系統擴充性,也考量了下列幾個重點:

  1. 報表上需提供多樣以及靈活彈性的運用度。

  2. 必須可符合華福內部的特殊流程運作。

  3. 提出客製需求時能有暢通的管道以及在開發時能夠正確迅速,在後續維護時能有完整詳細的文件規格記錄可供日後查詢。

  4. 有導入食品廠經驗的顧問團隊。

       最後在找了幾家ERP系統廠商來進行demo,在訪談過程中,發現鼎新皆有合乎華福考量的標準,加上有食品廠導入的經驗,且討論過程中,顧問可以很清楚華福的需求,並有效的提出解決方案,故在評選過程中最終選擇了鼎新。購置COSMOS ERP系統-處理進銷存、生產與會計帳務,加上EasyFlow電子表單-縮短北高兩地表單簽核時效,以及 EIS主管決策支援系統-提供主管進行資料分析。鎖定本土系統廠商並能針對政府法令的頒布修改能夠事先提出有效的解決方案。

嚴謹專案管理制定是專案成功的第一步

福華食品.png

華福食品謝曜興特助(左一)吳麗雪副總(左二)及謝杏君經理(右二)與葉昭宏課長(右一)在高層主管的支持下以及e化推動小組的努力,如期完成目標上線


       導入系統之初,專案負責人葉昭宏課長與鼎新顧問師共同討論並訂定e化上線進度;第一階段以COSMOS ERP系統上線為優先目標,第二階段則以EasyFlowEIS系統上線為第二目標,為期一年的e化上線進度。持續了四個月顧問輔導很順利的在2008年1月1日完成COSMOS ERP系統上線及與客戶端便利商店總部資料之接單銷售資料整合之第一目標;並在同年的6月及8月完成第二階段EasyFlow電子表單及EIS主管決策支援系統上線之第二目標。與當初預定的目標超前,僅於8月完成系統上線,在此非常感謝電腦化小組成員及各相關單位的全力配合。

       專案決策者之一的吳麗雪副總回想當初系統上線時,料號的收集、整理、編碼方式及BOM表的建置對食品業來說是很大的工程。就以一個便當來說,生產方面屬於簡單只需依照生產書上操作步驟完成即可;但如果要系統電腦化光一個配菜就需要三~四階的BOM表,當然也可以從簡一階BOM表完成整個生產步驟,但這會影響到數量的計算及成本的分析。       

       且在系統未上線之前只能靠紙本的生產書進行生產,但往往當一個料號更換時,研發單位需先找出會影響到的品號之紙本生產書進行資料調整,若忘了修正則會影響到生產線生產,導致所生產的產品須作廢並重新生產,不僅僅需花費加倍的時間及人力完成產品生產才能滿足客戶訂單,且無形也增加了成本金額。所以深知品號的基本資料收集及BOM表建置是很重要的,並且是第一個優先要解決的。

高階主管的支持及公司全員配合是專案成功的關鍵因素

       鼎新顧問師說華福在進行顧問輔導時,得到謝朝鎮董事長及謝曜興特助的全力支持,並充份授權,才能讓整個導入過程進行的順利。雖然在過程中有遇到挫折,因系統的導入增加員工工作量 (1)人員需對新系統熟悉與學習以及對舊系統的依賴 (2)舊資料的移轉及建置 (3)參與顧問會議討論 (4)會議後資料收集及建置;曾一度的影響到上線進度,但透過專案管理制度導入,讓各部門電腦化小組成員深知自己的任務及目標,進而擴散到組織中的每個人充份了解專案目標,且願意負起個人應有的責任,達成一致的認知和共識。而發揮他們的必要的影響力來促成系統導入任務的順利達成。

有效的溝通協調,加快專案推動速度

       吳麗雪副總說:『有效的溝通協調,可促使組織單位間有效的合作,加快專案推動速度,進而達成專案目標」。專案進行期間每當顧問輔導結束後,電腦化小組成員會將當天會議待決議事項進行討論,若有遇到意見分歧時會請示高層主管協助尋求共識並進行決議,且將決議事項於下次顧問師輔導時再確認作法之可行性,這不僅僅縮短了會議時間也提昇了會議效益。 

e化管理、創新服務,提高營運效率

       華福導入ERP已經邁入第六個年頭,在這期間歷經了多次的重大的事件,如勞健保及外勞所得稅計算基準變更、IFRS會計準則頒布以及華福內部的精進改革等,後來驗證系統都可以通過這些考驗。

  1. 透過客製彈性開發與客戶端全家便利商店專案配合使用B2B交換方式,每日提供給華福訂單電子檔,人員不用每日人工逐筆keyin訂單,只需把電子檔匯入系統自動產生訂單,節省了人員作業上很多時間。

  2. 內稽內控確實執行、單據錯誤率降低

  3. 財務關帳日也從原本的15日產出提前至10日完成。

  4. 庫存管控上能即時被掌握,降低庫存成本。因為食品產業,所以對原物料的保存特別注意,批號管理讓物料人員可以很輕易的在系統上查詢到那批原物料即將到期大幅度的減少報廢發生。

  5. 過去的系統中,各個模組都是獨立運作;各部門只負責各自的系統,無法查到跨單位的系統資料,導入ERP後,業務人員隨時可上系統查詢最新的原物料價格,無需經由採購人員提交資料;當採購人員想要了解銷售狀況來預估原物料採購數量時也僅需上系統查詢,節省了雙方很多時間,資訊的提供更精準/快速,也強化了資料共享。

  6. ERP現已成為華福主軸系統,每個部門皆會使用到,任何資料的查詢都需仰賴ERP,加上導入Easyflow電子流程與ERP系統整合,舉凡員工請假、用品請購領用及與ERP各項單據審核都透過Easyflow來簽核,不僅流程透明快速也解決了台北高雄兩地文件往返及時性的問題,也可以很清楚知道單據簽核到那一關卡,減少了很多押單的狀況與員工的日常作業更密切。

       除此,也有導入EIS主管資訊系統,葉昭宏課長提到在ERP導入初期時就把EIS也考量進去了,因認知到資料分析的重要性,認為導入系統後不應只是應付日常的作業,更重要的是應該要把ERP上的資料拿來決策分析才不會失去資料的價值,現在華福的高層主管隨時都可以知道最新的銷售狀況,並配合淺顯易懂的曲線圖及各項維度的分析比較,提供主管能快速及正確的決策。也解決了華福特殊報表報表的問題,如採購的進貨成本需跟去年的同期比較等…,在ERP無法呈現,資訊人員就可透過EIS工具自行開發,不需衍生額外的開發費用,也可提供多樣且彈性的分析報告。

以滿意的顧客為中期目標,忠誠的顧客為終極目標邁進

       標隨著商業型態越來越競爭,華福會持續秉持創新、品質優良及提供消費者滿意為理念提供最優質產品,不論是在研發技術,或是設備的投資,持續創新,以迎向多元化飲食市場的需求。 雖華福為食品製造商,已開始創立自有品牌商品,並陸續成立門市進行銷售,在未來e化中,會以門市POS系統導入為下一階段系統導入重點,即時掌握店鋪現況、落實強化採購管理、商品即時調撥因應、 消費偏好會員管理,滿意的顧客是華福的中期目標,忠誠的顧客才是真正的終極目標,『顧客至上』是華福努力的宗旨。

更多案例

x