台灣氣立整合系統導入,降低營運成本,提升管理效能

ERP建立完整內控管理資訊機制

文:林映君

台灣氣立股份有限公司

表單電子化 企業流程管理 客戶關係管理

台灣氣立:致力於製造業生產成本降低及效率提升

  台灣氣立股份有限公司設立於1986年,主要生產空氣壓自動化零組件,包含空氣壓調理組合、空壓閥類產品、各式之氣壓缸、驅動組件、接頭組件及組立機械手等之空氣壓設備產品,並廣泛地使用於各生產工廠、維修設備、自動化設備、醫療儀器及教學設備等。 以「氣立可」CHELIC 品牌行銷於國內、外,目前有歐、美、澳洲及東南亞等各國之行銷據點,並為國外主要OEM之供應廠。

   1995年3月台灣氣立取得 ISO-9002 國際品質認證,推廣全面品質管理,將專業化之生產技術演變於品質持久性及信賴度之提升,提供全面化之品質水準,不斷地創新求變以滿足客戶之需求。1998 年4月取得 ISO-9001 國際品質認證,正式將研究發展導入品質管理系統,成為台灣第一家擁有 ISO-9001 之空氣壓廠商。

  近年來,台灣氣立不斷地研究發展與改善產品,提供多樣化之產品,使CHELIC專注於氣壓控制設備領域成長,並致力於生產成本降低及效率提升,以期對產業自動化有所貢獻!關於台灣氣立請上官網:http://www.chelic.com/

全面評估舊有系統的不足, e化建置一次到位

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  台灣氣立有鑑於過去僅使用友商簡單的進銷存系統,需要多項人工作業,不符作業時效與人力效能,台灣跟大陸系統更是無法同步整合拋轉資料,不利於各項經營管理,加以兩岸子公司的密切往來,一直以來都有大量通訊與資料傳輸費用,游平政 董事長(以下簡稱游董事長)表示:顧及整體操作費用與系統費用評估,雖系統建置初期有較高的投入成本,但長期看來可大幅降低營運費用,並提升企業營運效能,亦能因應未來的成長及長期的經營管理,遂選擇全面性的系統導入,加速企業內部e化建置。



慎選合作夥伴:專業推薦下的完整解決方案

  專訪中憶及當初為何會選擇鼎新當e化夥伴?游董事長以堅定的眼神及口氣說:「考慮業界口碑,我們只選擇最有名的品牌及持續成長的系統商!」台灣氣立專案PM游博勳特助(以下簡稱游特助)亦表示:「系統商要有完整的解決方案及技術能力我們才會被吸引!台灣氣立這幾年的營收皆以倍數增長,原先的系統已無法管理目前營運需求的管理重點,所以更換系統是短期必行的專案,再者因應公司未來上市櫃計劃,需有完善內控制度,經知名聯合會計師事務所推薦鼎新電腦,讓我們更期待內部管理能透過工具快速精進,鼎新提供完整e化的願景更加速我們勢在必行的導入進度。」

運用專案管理手法,掌控進度及執行狀況

   台灣氣立本次專案以公司整體性導入範疇為主,包括:人事薪資管理、產品研發管理、Workflow ERP全面上線、電子表單流程、維修管理、決策分析。專案乃由游董事長主導,另外四位一級主管由洪國揚副總、管理部游特助、會計部郭淑惠經理、廠務部許友02.jpg鍵經理負責執行及推動。因導入各階段皆有重要里程碑需要達成,專案經理亦特別與這六大範疇的主要負責利害關係人進行深入溝通,並達成專案上線時程目標及時程表。  專案管理是力求每個專案與產品的流程,都必須能與其他流程相連結,以助於彼此間協調的一種整合式任務,成功的專案管理包括主動管理這些互動關係,來確保整個專案能如期完成。是故,從基本資料蒐集、編碼原則/BOM架階討論及定義、系統教育訓練、標準流程討論擬定、上機模擬到期初開帳上線,一連串的工作時程必須有效掌控,如何確保人員在整個專案進行中落實各項作業,是成功導入系統的關鍵。游特助表示:鼎新顧問師以專業能力及經驗,還有對於公司產業的熟悉度,可以在各個輔導階段,適時且明確的建議,並提示各項可能影響進度的狀況予台灣氣立,同時配合內部種子講師及鼎新客服人員,協助各個操作人員解決各項困難,才能一一落實各項準備工作。

ERP建立完整內控管理資訊機制

  過去人員以作業習慣方便為要,常為了滿足即時出貨,管理上的需求以應收付帳款的資訊正確即可,對於作業流程及資訊的回饋觀念較為薄弱,本次透過Workflow ERP系統來強化進、銷、存、製造、應收、應付人員的作業習慣,並嚴格擬定流程、設定控管。以前在舊系統的使用並無法將前端進銷、製造與財務整合,本次專案導入以嚴謹的方式將前端資料透過結帳整合,此亦為專案重點之一。

  ERP上線初期因人員作業習慣仍停留在舊系統的作業流程上,使得每月成本的產出,必須花費許多人力及時間排除異常,透過企業內部與使用者不間斷的檢核作業產出時間及資料正確性,不斷召開檢視會議並透過專案小組與鼎新仕銘顧問針對問題討論並提出改善方案予以調整,鼎新專案團隊的專業經驗使得費時惱人的工作,在上線後順利完成成本結算。

  這次專案對於台灣氣立同仁而言,不只是任務,還是一種學習,為了使成本及後端財務能夠快速結算,財務郭經理與製造許經理不斷與顧問溝通,讓台灣氣立擁有一次到位的管理流程,雖然過程難免承受壓力、遇上挫折,但每個人對於ERP系統上線都有著正面積極的態度,這要歸功氣立的各單位主管、高階主管親身力行對於氣立全員是最好的典範,並帶出高成長,卓越的表現。

建置人事行政作業,降低人事成本與錯誤率

  在未導入人事薪資管理時,原先舊系統刷卡資料需人工判別出勤異常,無法每日即時產出,假勤資料資料需人工輸入,加班費核算需與出勤時間比對,並依不同時段依不同加班費率計算,耗費許多時間在比對資料,結算薪資前至少需花費一週時間輸入/核對考勤資料,再花一週核對及自算。現在HRM系統能彈性依據公司的津貼計算規則計算津貼,假勤資料由員工自助式填寫,系統自動產出出勤異常,加班申請資料亦由系統自動計算出加班費,只用半天時間輕鬆核對及計算薪資。

PDM掌握專案進度,累積開發經驗

  由於預見PDM未來廣泛應用的前景及可預期的業務,台灣氣立高階主管及產品開發團隊幾年前就開始準備規劃及整體性佈局,以因應未來產品開發多元化及創新專案數量的快速增長,而其中採用系統平台管理則是被視之為極為重要的一個戰略,共同合作實施之Workflow ERP系統、PDM研發管理系統的實施建置,促成協同設計作業模式,及達成快速決策評斷流程,讓產品開發更有效率。文件的集中管理,使產品開發文件的安全性、共享性、再用性提高,使產品開發履歷得以保存。台灣氣立透過鼎新PDM與ERP既有的程式,輕鬆且快速無縫的接軌至ERP系統,大幅的減少人員輸入品號、BOM資料的時間,也縮短了上線時程,這要特別感謝研發部廖榮宗經理有效的帶領風格。

EasyFlow落實管理制度,強化內部流程

  過去紙本表單須要相關人員將表單逐一送簽核決主管,受限時間、空間難以掌握簽核的即時有效性,游特助表示:「EasyFlow快速上線的主要原因是大家已經忍不住想要加快作業速度!以請購單為例,以前紙上簽核要等上3天;但使用EasyFlow後,打一張請購單不到半天核好了!」透過EasyFlow簽核系統助理可以清楚了解單據是否被簽核,或者被卡在哪一關;解決企業內部因為紙本簽核的無謂等待及無紙化,隨時掌握企業的文件流,更能發揮到內控之管理。另一優點是只要有電腦到處都可以簽核的方便性 。

CRM完整紀錄維修資訊,提升管理機制

  游特助表示:以前為了要了解客戶相關維修記錄,總是要翻箱倒櫃到處查歷史維修資料,主管往往為了一份維修資料,一定要透過助理人員協助,而浪費許多溝通時間,增加人員工作負荷。CRM上線4個多月來,經過數次檢討及調整,績效已慢慢呈現,透過接案流程重新規劃,助理人員直接於CRM系統叫修單登案後,做維修指派,化解資訊不透通的窘境。系統化的最大效益,是建置維修資訊回饋平台,各項訊息掌握更加方便,主管亦可快速輕易取得客戶維修履歷,為台灣氣立與客戶創造更高的服務價值。

整合團隊服務的價值

  此次專案由PM整合各產品特色與客戶端的專案發起人達成初步高階需求後擬定專案目標時程。專案範疇、時間、成本定案後,透過專案定期溝通會議決議,專案進行中仍有幾次專案變更;PM利用公司的PIS(專案管理系統)進行建構管理及專案變更管理、專案議題追蹤並定期與台灣氣立高階進行議題溝通及定期彙報;另外專案上線過程顧問團隊及CTI客服機制、eLearning數位學習、大班課服務機制都是協助台灣氣立成功上線的重要幫手。(註:鼎新專案團隊: 林映君顧問、黃仕銘顧問、卓家煌顧問、趙俊杰顧問、陳涵芸顧問、紀姿吟顧問、范佳雯顧問)

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感謝台灣氣立接受鼎新電腦採訪 
左起為鼎新電腦黃仕銘顧問、洪國揚副總、游平政董事長、游博勳特助、鼎新PM林映君、郭淑惠經理、許友鍵經理

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