合勤控股落實BPM精神-優化作業流程、降低人工成本

內部流程更優化,協助集團決策運作

文:梁仙

合勤控股

企業流程管理 商業智慧

全球領先的網路設備供應大廠-合勤控股

       合勤控股自1989年以自有品牌ZyXEL成立於新竹科學園區,身為早期數據機製造商之一,合勤控股在進步極快的網路業界歷經多次轉變。如今,合勤控股已是世上少數能同時提供DSL用戶端設備、電信機房設備、網路安全設備、交換器、無線網路設備、網路儲存設備、以及集中式網路管理系統的網路解決方案專家。

       合勤控股總部設在台灣,在美國、歐洲、亞洲有多達32個營運據點,ERP是企業最基本的核心,現階段合勤的製造、品牌在整個架構基本上是完整的。然而,以集團營運的管理概念來看,光內部的ERP就有好幾套系統,因此合勤需要一套系統能夠將總公司和子公司間的ERP互相整合、資訊串連,由於先前EasyFlow系統已難以滿足目前合勤在全球運籌管理跨組織、跨國家的需求,故決定評估導入Easyflow GP電子簽核管理系統。

EasyFlow GP擁有全球化營運的管理與開發優勢

       合勤控股謝文峰高級工程師表示,當初會導入主要原因有三:

  1. 因為在歐洲那邊有很多非華語使用者需要使用BPM系統,而公司舊有簽核系統介面只支援繁體中文,沒有多國語系,因此無法把簽核系統推到前線使用。

  2. 公司舊有的簽核系統與異質系統的整合上不夠友善,對於那時Oracle ERP正面臨升級的合勤來說,有很多資訊都是從Oracle那邊直接轉拋簽核,例如說訂單,這個部份在公司舊有系統上開發較受侷限。

  3. 舊有的簽核系統的表單、流程不易開發,因為後期在開發複雜流程時,幾乎都是hard core(核心)在程式裡面,對於之後的維護相當不便利,因此希望可以評估一套非常便利、支援多國語言、價格優惠的系統,而在這些考量下,決定於2009年導入鼎新EasyFlow GP。

       在系統導入的過程中,謝文峰課長補充:「除了與鼎新顧問蔡博至和陳珮琪長期配合有相當的默契外,鼎新EasyFlow GP在管理、開發面皆符合其需求,也是當初合勤控股選擇導入鼎新EasyFlow GP最主要的原因。」

透過系統縮小總公司與子公司的管理落差

       由於合勤控股是「製造+品牌」的公司,系統上必須要能支援子公司。對於多子公司,總部設立在台灣,在管理海外子公司上難免會有落差,比如訂單狀況、價格簽核等等,以前都是使用紙本作業,子公司提供大概的資料,母公司還要另外去查核,不但在審查上極為不便,還時常會產生落差。合勤資訊服務處林展舟副理認為:「能將電子簽核系統推到前線並且導入流程,不但更了解子公司內部運作的狀況,更大幅縮小了總公司與子公司的管理落差,是導入EasyFlow GP很重要的成效!」透過簽核系統把流程導到子公司是合勤優化管理最重要的重點之一。

       每家企業都希望BPM的導入能夠落實「優化作業流程、減低人力成本」的精神,合勤控股也不例外。林副理表示:「整頓流程是需要時間,不只是系統配合人而已,除了要流程設計,並且確認系統能夠做到哪一段的功能,還有人的作業面,要人和系統的完美結合,才能幫助到作業上的改變。」

系統表單設計開發彈性高,技術支援完善

       合勤控股的表單都是自行開發,目前已開發約200張表單、上線至今發起了10萬條流程。導入EasyFlow GP最明顯的效益,林副理認為:「表單的設計開發上相當便利,將子公司的簽核流程納進來,甚至進一步結合到Navision ERP的報價自動更新,這個效益就很重要!把子公司的營運透明化,從總公司管理的角度來看,可以了解遠在別的國家的子公司的狀況。」

       值得一提的是,在EasyFlow GP上做稽核與合約表單。稽核主要是內部稽核,稽核室覺得流程有甚麼遺漏,就發一張表單告知時間地點和稽核內容,除了通知以外還有進行管控。林副理補充:「其實這個還有其他外部系統跟EasyFlow GP配合,我們有一個工作排程,針對這個來作開發的介面,透過Web可以觸發Web Service另外開表單,嵌回去其他系統的介面,甚至可以呼叫其他系統的Web Service,全部制定化,以機制環環相扣,系統可以彈性的開發和技術上可以獲得鼎新顧問的支援,所以很感謝博至的支援。」

       另一個比較特別之處是合約管理,合勤的合約紀錄都會進入資料庫,有採購、業務、工程相關、廠部等,主要就是銷售和進銷存相關合約,因此自行開發一套My eFlow系統,專門來做後台管理,林副理提到:「系統裡面本身會有工作時效管理,在管理上面來講就是若合約到期,系統會在到期的前一周通知相關負責單位處理,是否需要觸發流程或是重審等狀況,會再回饋到EasyFlow GP系統,整個流程是由兩個系統互相搭配來完成。」把傳簽的合約或審核過程用EasyFlow GP執行簽核,完成之後會回饋到My eFlow系統裡。

異質系統間流程的整合與串簽

       EasyFlow GP主要是在協助系統之間的簽核、串簽流程等,ERP上的訂單修改,也是透過EasyFlow GP進行審核確認,再將資料回饋至ERP系統。鼎新電腦EasyFlow GP顧問經理蔡博至補充說明:「其實鼎新當初在開發EasyFlow GP系統的時候,便將其定位成任何企業皆可彈性運用的引擎,比如買來可以裝在汽車上,也可以裝在船上的引擎,並非是一套封閉性的系統。」

       顧問師陳珮琪補充:「把各個子系統的資訊需要集合在一起,讓員工能夠快速查取,必須要有統一個入口把資訊作轉換或集合,所以合勤依據Information Hub的概念開發了My eFlow平台。」

       林副理表示:「我們今年有一個計畫稱為Information Hub,希望資料維護和資訊產品都可以整合在一起,整合成一個平台。當初開發My eFlow用意是要管理後台,例如請假單、加班單和人資系統結合,作為中間中介軟體的系統來處理這段的轉換,這是一個應用,加上剛剛提到的合約管理、領退料、餐券領取等,另外就是查取,有後台管理就有管理報表的需求,現在的系統平台在開發報表,最快不需要半天的時間,機制非常的有效率,今年的計畫就是將此平台和內部EIP入口網站結合在一起,讓平台除了權限管控,bundle在ADE裡面,分不同權限來使用,幫助在作業上流程可以更順暢!」之後合勤也把這個概念複製到子公司。

內部流程更優化,協助集團決策運作

       對使用者來說,主要是日常流程的便利,林經理說:「我們有一張請假單,以前無法用舊有系統銷假,需要請人資協助,現在開發一個請假單的請假取消的申請流程,提供使用者更方便的作業。」而從中高階決策層來看,子公司的業務系統整合讓合勤整體內部流程更優化、透明化,對總公司來說,鼎新EasyFlow GP協助重要的決策、KPI。

整合集團內部流程,擴展成功經驗的複製

       提到合勤未來e化計畫,林副理表示,主要就是讓系統維護不要分散,讓使用者在使用上也不要分很多系統,近期還會將BI商業智慧系統一併整合,EasyFlow GP的表單在子公司支援也會越來越多。

       在跨國企業中,隨時都得因應不同需求的提出而做修改,因此不管對於系統的維護或是開發,都希望其架構是有彈性的、穩定的、易於維護的,EasyFlow GP在表單設計、開發上快速、便利,的確成功地把合勤控股子公司的簽核流程納入系統,甚至進入到ERP的報價自動更新,另外,EasyFlow GP為一套可獨立運作之BPM系統,即便跳脫ERP表單簽核流程,仍可挾Web Services的技術整合利基,恣意悠遊於更多應用系統之間。

合勤科技.png

▲把子公司的流程透明化、制度化,對於合勤控股是很重要的效益。

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