科冠能源建構完整資訊機制,速化內部溝通,貫徹執行力

文:蔡慧君

科冠能源科技

企業流程管理

  科冠能源科技股份有限公司於2006年1月份成立,是基於環保節能與科技並行的理念而誕生。主要營業項目為太陽能多晶矽原料與晶片電池之生產製造及銷售,經營體系區分為兩大事業群:多晶矽事業群、太陽能電池事業群。

  科冠的太陽能電池廠設置於竹南工業區,於2007年1月開始量產,其間不斷致力於開發高效能與高品質之太陽能電池;於2011年開始擴產,總產能將達到108MW。科冠的多晶矽廠設置於彰濱工業區,經過三年的努力,終於在2011年4月25日成功的生產出第一公斤的多晶矽 (台灣第二家順利產出多晶矽的廠商),預計2011年第三季量產9~11 N之IC級規格產品。

  科冠能源的經營團隊主要來自台灣半導體及化工業界之菁英,皆具有深厚的專業知識、技術及多年豐富的相關經驗,採用全自動化生產設備及機台參數設定之機制,以達高品質產品及製程變異即時控管與防範。此外,科冠能源對產品自生產原料品質良莠之篩選即實施嚴格把關措施,且高度重視成品的終端管制,運用科技化設備確保每一次的出貨品質,對於客戶的售前與售後服務同等重視,期能達到客戶最大滿意度之目標。

  科冠結合其大股東科風公司之太陽能模組及電力調節器(逆變器),達成上下游垂直整合,為世界第一個完成太陽能產業垂直整合的太陽能集團,提供客戶最完整的技術與服務支援。

彌補舊有系統不足,建立完整資訊機制

  科冠能源原本已有資訊系統,但因資訊系統在管理與功能上的需求已不敷使用,因而計畫更換ERP企業資源規劃系統。經多方面審慎考量,決定導入鼎新TIPTOP ERP,藉由完整的系統管理功能,讓企業可針對不同的面向做最有效的掌控。

  科冠能源資訊主管謝經理提到,光有ERP系統,只能解決部分需求,單據還是需要靠人工傳遞,無法即時追蹤管理,所以在評估ERP系統時,也一併評估EasyFlow流程管理系統,以彌補ERP的不足,讓整個資訊系統運作機制更完整。

  在導入EasyFlow系統時,為了讓文件簽核與管理全面電子化,同時間科冠能源也評估了EasyFlow ISO文管系統,在EasyFlow第一階段輔導行程完成後,隨即進行第二階段ISO文管系統輔導行程,透過系統全方位的安全控管,建置完整ISO文件管理機制。

透過EasyFlow落實標準流程,減輕人員Loading

  當初,科冠能源導入EasyFlow系統主要目的,即是和鼎新TIPTOP ERP的無縫整合,能夠輕鬆銜接,所以科冠能源一開始設定導入目標即為使用量最大的雜項請購單、請款單,因單量大、單位處理重工時間多,希望藉由導入系統可節省單位處理時間,更可落實公司標準流程,依照公司核決權限設定至EasyFlow系統自動傳簽,除了免去人工送簽的困擾,更將流程透明化,職責權限畫分明確,組織運行也更順暢。

  以前舊資訊系統雖有簡易的FLOW功能,卻無法滿足公司核決權限規則,當遇到複雜規則時仍只能依靠紙本傳簽方式,導入EasyFlow系統時,將公司現有核決權限規則設定至系統上,讓系統自動送簽,紙本作業衍生的問題就不會再發生了,也解決因跨地點簽核而產生的不便。

化解期初導入困難點,使用者主動要求流程電子化

  科冠能源因原本即有資訊系統,在新系統導入時,因為操作習慣改變,使用者一開始也很難適應,但這些問題在資訊單位與鼎新顧問溝通協調下,一一化解,科冠資訊人員總在第一時間面對與接收使用者的意見,與相關人員確認後,反覆溝通協調,正因為這樣的努力,使用者漸漸接受系統差異上產生的改變。

  在EasyFlow系統上線後,使用者也開始要求資訊單位將其他表單流程電子化,諸如用印申請單、名片申請單、人力需求申請表、庶務工作申請單等,資訊單位也將資訊需求單等與資訊人員工作內容相關的表單電子化。

  像庶務工作申請單,是由總務單位提出表單電子化需求,由員工填單申請,經過單位主管核決後,最後送至總務單位執行或處理,使用者可藉由EasyFlow系統隨時追蹤與回報進度。

  另一張STB工程變更單\實驗工單,是研發與製造單位提出的需求,希望可達到跨單位溝通與記錄追蹤,由研發人員透過EasyFlow系統發起表單後請各單位協助完成製造或測試,並將結果回報到EasyFlow系統上,除了可隨時追蹤進度,同時也控管專案時程。
 
       當資訊單位接受到使用者需求,會先接收與確認使用者需求與現行作業流程,並與相關單位確認流程是否完整、有無需要調整等,再將確認結果設定至EasyFlow系統上。在重新檢視流程與建立相關單位共識的過程中,也塑造出企業流程標準化的文化。

深化應用資訊系統,e化之路永無止盡

  科冠能源已經慢慢延伸EasyFlow系統運用範圍,目前已完成ERP整合表單電子簽核與ISO文件管理系統,後續科冠資訊人員將繼續開發人力資源相關表單與其他進階表單,更可利用EasyFlow做深度的統計分析,選取關鍵欄位等資料,讓管理者能夠依據資料進行內部流程檢討會議或進行最佳決策,洞悉管理瓶頸,調整內部作業流程,朝深度使用方向進行,鼎新也將持續站在輔助的角色,提供良好的e化顧問諮詢。


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