霧峰區農會 - 資訊力提升農會新價值

文:李世樑

霧峰區農會

進銷存管理 財務會計管理 生產製造管理

霧峰農會簡介:

  霧峰鄉位於台中縣的最南端,為典型的農業鄉鎮,主要農產以水稻為大宗,栽培面積約1,350公頃。本鄉擁有優勢天然環境外,灌溉水源來自合歡山頭支流「烏溪」,水質清澈;霧峰區農會於2000年起,因輔導霧峰農民栽種「台農七十一號」香米成功,因多次榮獲台灣全國總冠軍米及十大經典好米等殊榮,為紀念農試所培育團隊負責人故郭益全博士的貢獻,特將此米命名為「益全香米」。台中市霧峰區因是香米發源地及擁有全國最大的香米種植區,為確保米質及香味,在設施方面以電腦化控管稻穀乾燥及低溫貯存流程外,並引進日本四眼色彩選別機,剔除雜質,樹立霧峰香米之品牌,素有香米故鄉之雅號。

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  霧峰區農會為提高霧峰香米的附加價值,開創香米文化產業,特地遠赴日本進行香米釀造清酒試驗,以霧峰香米釀造出台灣最高級的清酒。並於2005年由台灣行政院農業委員會輔導霧峰區農會改造原本閒置的萬豐舊穀倉而成立。「初霧」清酒釀造緣由及系列酒品,為提升霧峰香米之經濟附加價值,霧峰區農會以霧峰香米為主要原料生產清酒,命名「初霧清酒」。「初」即代表首次霧峰首次生產成功、品質首善之產品,「霧」則擷取地方名「霧峰」之霧字,兼具文化及產業雙重代表性。而系列酒品包括:極品純米吟釀、吟釀、燒酎、本釀造、生清酒、濁酒等,並有酒粕香皂、酒粕面膜、酒粕軟糖及白巧克力清酒軟糖等周邊產品。「初霧燒酎」曾獲得德國世界烈酒銀質獎。「純米吟釀」獲得於法國舉辦的2011年國際酒類評鑑銀質獎。

導入ERP的緣由

  霧峰農會為提昇人力資產、強化組織功能、健全體質,故規劃以ERP系統為核心,結合POS系統,期望達成產銷通路的資訊化,目的要各單位組織發揮最高的管理綜合效益,以更靈活的經營機制,為會員及鄉親提供優質的商品和服務。

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選擇鼎新Cosmos ERP的原因

  霧峰區農會要找一家ERP系統公司和他們一同永續經營,能夠和農會共同打拼成長。鼎新電腦提供以財務為導向、符合內稽內控的ERP,導入鼎新ERP能協助農會將製造、庫存、財務、銷售、採購等系統,讓原本分別進行的業務產生關聯,目的建立組織標準化、流程化。鼎新電腦亦是國內專業的ERP優良廠商,且鼎新電腦也有輔導其他農會之成功經驗,符合霧峰區農會的需求,是鼎新電腦Cosmos ERP雀屏中選的主要原因。

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▲圖片來源:由作者訪談後繪製

電腦化上線輔導的過程

  在ERP和POS導入期間,霧峰區農會供銷部、行銷部主要成員皆全程參與,盡心盡力,在整個輔導過程中,農會上下積極配合鼎新顧問師接受教育訓練,完成各項目標和進度,各單位主管要求所有人員對鼎新ERP系統無論是觀念或操作技巧上皆要認真學習。在輔導過程中充份支持與配合鼎新ERP系統導入顧問,霧峰區農會的決心和全體員工的認真是成功上線的關鍵。

  從2011年4月19日開始ERP初訪輔導,第一階段導入ERP基礎之進銷存及財務系統,在2011年8月21日已全面上線使用,第二階段導入POS總部和POS零售系統,在2012年3月21日已全面上線使用,以下是輔導過程的簡易說明:

  • 2011年4月:完成編碼和BOM分階及其它基本資料編碼。

  • 2011年4月:上線鎖定將以進銷存、財務為主,並預計2011年7月21日上線。因為部門之間有移轉訂價,而且要產生部門別的資產負債表,經會議討論拆分資料庫的條件及優缺點後,決定部門之間要拆分資料庫。

  • 2011年5月:未導入ERP前目前會計採用的成本制度偏向先進先出法,2011年5月30日會議討論決議後,導入ERP後會計銷貨成本認定採ERP所提供的加權平均法。

  • 2011年6月:財務單位內部討論後決議不採用鼎新ERP建議提供之會計科目,維持霧峰區農會原本頒布的會計科目標準規範。

  • 2011年6月:完成採購、應付、訂單、應收管理系統上機模擬。

  • 2011年7月:完成BOM、庫存管理系統上機模擬。

  • 2011年7月:完成正式期初開帳,為新舊系統平行測試階段。

  • 2011年7月:2011年7月21日完成ERP上線。

  • 2012年2月:POS基本資料導入及設定及POS操作流程教育訓練。

  • 2012年3月:2012年3月21日完成POS上線。

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上線效益

  • 霧峰區農會在未導入鼎新ERP前各單位獨立運作,目前ERP和POS系統已經完成系統整合,各單位已能串聯並提供即時、正確、及一致性的資料,後台ERP隨時能調閱前台POS的銷售數字,初步達成企業電腦化、自動化的目的,是過去各自獨立的系統所無法達到的效益。

  • 過去未導入鼎新ERP前的買賣成本由人工採先進先出法記錄,造成相同產品品號數量隨進貨批次不斷增加的狀況,本次導入ERP後,商品皆採月加權平均成本,已改善單一商品數量逐年月增加的情形,計算成本所求得存貨額更貼近市價。ERP隨時能查詢每一特定時間日各項品號存放在各庫之庫存數量、庫存金額、及單位成本等之統計資料,更能精確的掌控和管理成本數字。

  • 未導入鼎新ERP前,過去禮盒的組裝生產並未架BOM物料清單,而採計標準成本,本次導入ERP產品結構管理系統,將可採實際成本,更能精確的控制組裝禮盒之成本。

  • 過去為了提供會員及鄉親優質的服務,在出售霧峰香米後會提供寄倉的服務。但是會導致未售出存貨和已售出商品需要由人工記錄區隔,增加額外耗時的工作量和容易犯錯。導入ERP後目前已經能藉由ERP的借出/借入管理,將存貨和已出售的商品分倉區隔管控,縮短了原本的人工時間,也同時達成服務會員不打折及數字管理上更加正確及有效率。

結論

  霧峰農會成功導入ERP和POS強化組織功能後,完成產銷通路資訊化,可謂最佳競爭力的農會典範。資訊化後,原本用於處理例行性作業的時間可大幅度減少,減少之時間將用在分析資訊、支援組織中其他例行性之作業、幫助組織決策活動,使霧峰農會能將注意力更集中於提高經營效率方面。

  霧峰農會成功導入ERP和POS後,已經朝向提昇人力資產、強化組織功能、健全體質更進一步,後續還有整合農會多角化經營及推動精緻農業和休閒農業的發展方向。面對未來,維持並提升農會競爭力必需要持續不斷提升專業知識,而資訊化的環境將提供更靈活的經營機制基礎,持續提供高品質的服務,更迅速滿民眾的需求,提供最大的服務和頁獻。

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