辛耘構建活絡資訊流程平台,打通公司溝通、管理二脈

改變習慣,加速溝通

文:鄭嘉欽

辛耘企業

企業流程管理 表單電子化

多元發展,辛耘建立指標性地位

  辛耘成立於1979年,從事設備代理,其中包含半導體、化學生技、LED、Solar、LCD、封裝測試等設備領域。

  辛耘自2003年起發展自製半導體先進製程(12吋/90奈米)設備及12吋再生晶圓製造,主要有半導體前段濕製程、12吋再生晶圓製造及光電生化儀器及設備代理業務的大產品線。辛耘目前為國內12吋再生晶圓業務之領導廠商之一;國內8吋及12吋半導體前段濕製程設備唯一開發成功並已導入生產的廠商,在要求高精準度及高潔淨度的先進半導體設備國產自製化歷程具指標性地位。目前正積極發展單片晶圓技術,培養進入下一世代高階晶圓製造的實力。

  同時,經營層為了讓企業有更長遠穩定的發展,特別斥資跨入生物技術產業,延攬相關技術團隊從事機能性保健食品、機能性保養品、生醫原料製劑及產品的製造、生產、行銷、技術諮詢。

不僅改善人工作業缺失,更要打造靈活的內部流程平台

  辛耘資訊部盧翔俊經理表示:「在導入鼎新EasyFlow流程管理系統之前,原內部擁有表單平台,但因為簽核與傳遞都是人工處理,且同仁不習慣取用的模式,所以造成同仁常常拿錯表單,同時單據是靠傳真在做跨廠區的傳遞互動,不但耗費許多費用成本且產生了很大的管理成本,比如說客戶的叫修單傳到不見,導致客戶更大的抱怨,客戶跑掉了卻無法彌補,對於公司的信用及後續客戶的經營是相當大的損失。」

  從確認電子表單管理可以符合公司內稽內控標準及減少費用成本那一刻起,辛耘資訊部在評選BPM電子流程管理(BPM:Business Process Management)系統期間,試用過許多套BPM系統,但除了鼎新的EasyFlow以外,其他系統並沒有辦法與ERP深度的整合。辛耘考量的重點是:與ERP整合無形中是可以減少了很多的內部傳簽、溝通、管理及整合客製等費用、成本;另外選擇EasyFlow的重要原因之一,也因為EasyFlow是一個利於資訊人員彈性靈活開發表單的平台,鼎新EasyFlow是符合以上全部條件的唯一產品。

改變習慣,加速溝通

  盧經理說:「在導入EasyFlow初期是以同仁最常使用的人事表單為優先考量,讓同仁們習慣操作介面以及了解電子表單流程管理的好處。首先e化的電子表單是『請假單』與『銷假單』,考慮到使用人數最多,又可以讓員工查詢到自己休假歷程,且利用核決權限設定方式,落實流程標準化,新進同仁或填表人員再也不用特別記哪些表單要給哪個主管簽核,使組織權責更加透明,也改善組織內部同仁之間的溝通與協同工作,使內部簽核速度變快。同時同仁們也可以快速的查詢到自己送簽表單的簽核歷程。對於人事單位不需要在重工Key-in至其他系統中,只要負責檢核,減輕了人事的負擔,也加速了結算薪資的時效性。」

  待同仁都熟稔了一段時間後,主管們自覺EasyFlow很方便也覺得越來越很多表單也可以上電子表單作內部控管及資料的分析,而後資訊部循序漸進地開發了許多事務性表單。後續依公司內部最常使用表單一一地透過EasyFlow電子表單設計功能設計表單,進而與Workflow ERP設定整合表單簽核流程。至2012年年中,已順利的上線70幾張事務性表單,10多張整合Workflow ERP表單。逐漸地,辛耘已將EasyFlow作為公司的入口網站,透過EasyFlow的公佈欄查閱公司公告事項;透過員工查詢作為通訊錄;透過表單作為工作執行的依據及規範。

資訊系統,創「辛」價值

  辛耘資訊部楊正義主任表示:「使用紙本單據傳簽時,就單以人事單位的紙張費與傳真費用每月份就將近3萬多元,且公司規範部門BU制,因此使用電子表單流程系統的表單設計功能將公司紙本文電子化,大大的降低了各個部門的費用。在通往無紙化的路程中,意外地獲得令人出乎意料的效益。

  1. 強化內部構通:透過電子表單簽核,因以表單欄位與選項的限制及提示,免去資訊不足所造成的內部溝通衝突與磨擦。

  2. 快速統計分析:若以紙本表單去作統計分析,需花費龐大的人事成本,透過表單 管理程式可以快速的提供主管或特定管理者作有效的分析與歷史資料查詢分析。

  3. 縮短簽核時間:簽核表單跨越的空間的限制,ERP整合採購單簽核速度加快,影響後續工單原料的來源是否充足,蝴蝶效應導致是否產品能依訂單出貨日期出貨,間接影響產品庫存成本。

  4. 符合內稽內控:目前有上電子簽核的表單,稽核審批皆會通過;若未e化表單,則稽核會有缺失。公司管理制度上透過電子表單也有相當嚴謹的控管。

  辛耘相當重視產品品質與技術的結合並付諸執行,為改善企業內部ISO文件管理,分析使用者對系統熟悉度、文件儲存機制、版本控管審核流程、多部門多點管理,以及管理的效率與成本改善等問題,因此資訊部經過種種評估考量,於EasyFlow新增ISO模組。

  透過EasyFlow將工作流程與ISO文件管理結合,有嚴謹的審核流程控管完整的文件建立、變更、調閱、下載列印、作廢等過程,妥善的管理文件生命周期以及文件機密等級的閱讀權限。

  此外,對於文管與同仁文件查閱及控管版本有相當大的幫助:

  1. ISO文件透過EasyFlow審核、發行、紙本文件簽收及回收,毋須在公司各處及跨廠區傳遞文件簽核,節省了人力與時間,也減少的大半部份文件列印費用。

  2. 有了EasyFlow,ISO文件管理的版本控管,再也不會因為版本控管造成製作檢核產品時,造成人員誤用到舊版文件導致公司損失。

  3. EasyFlow ISO文件查詢可以透過文件的分類機制及全文檢索的功能,快速的讓使用者或稽核查到想要查閱、檢核的文件,大幅的節省人力成本。

  「表單、流程控管是公司管理的最佳工具。」以上市上櫃為辛耘經營上未來公司的目標之一,因此稽核為重點管理單位。目前已有上線EasyFlow表單稽核皆符合標準通過,後續將ERP整合EasyFlow表單或透過事務性表單將內部管理規範趨近符合內稽內控原則。

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▲照片左起:鼎新顧問師鄭嘉欽/鼎新顧問經理翁茂聯/鼎新產品總監李訓仁/辛耘資訊部經理盧翔俊/辛耘資訊部主任楊正義

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