丞耀精密邁向資訊化尖端

文:王喬安

丞耀精密

企業流程管理

e化管理提升效率 流程明確溝通順暢

丞耀精密成立於西元1999年,為塑膠射出成型與射出精密模具及DC無刷馬達的專業製造廠。近年來塑膠產業接單吹起少量多樣風,為了追求更高的利潤、提升國人的生活品質,以及因應市場需求及成長,期間不斷引進多樣自動化設備及多樣化高科技品質檢驗設備。為了響應國人現以講求環保及安全性議題,為此必須於生產技術及材料應用與新興接軌,於塑膠模具射出成型過程中所採用的塑膠原料皆有UL品質保証及ROHS標準,以提升生產技術與效率,並嚴格控管生產品質。除此亦協助客戶其他關於塑膠成品包裝、塑膠品噴漆、印刷組配工作等,再透過與ERP系統企業流程管理整合,促使公司整體運作有更健全及資訊化的發展,以隨時提供最優質產品及服務。

 

除舊換新營運管理最佳化

導入ERP初期時,系統流程與丞耀精密原有的流程與經營模式些許不同,但丞耀精密在瞭解公司整體運作及管理上,勢必要E化的重要性,且認為原有的管理模式確實有需要做改善,相關議題如下。

職權劃分不明確,導致嚴重重工工作流程

由於職能劃分不明確,因應各職能因素及需求而各自打單及製表,導致採購單、客戶訂單、領/退料單、入/出庫單,以及應收/付單據等相關單據多次重複打單及製表,且單據彼此之間無法上下串連及進行內部稽核。

無法掌控庫存狀況

原使用人工手帳的方式記錄庫存狀況,由於無即時製單因素造成庫存不準確,使得原物料、在製品及成品庫存數量不易控管。

無法控制生產進度及需求

由於人工記錄生產及出貨狀況,且沒有可以互相勾稽的單據,造成接單生產數量及銷售數量無法關連,而各單位各自作業的情況,導致訂單無法如期交貨或生產過剩的情況。

無編碼原則分類及規劃

原客戶品號就是客戶自己的品號,無進行品號分類及管制,導致品號繁雜不易搜尋及管理。

人工記錄工程變更歷史記錄

由於產業因素使得BOM表變更頻繁,需人工記錄最新BOM表變更資料及版次,且版次變更資料不易保存及封存。

人工記錄應收付帳款及催收機制須人工記錄帳齡及催收機制,且前後端作業程序無法有效的關連及對應單據是否正確。

經由上述問題,故希望藉由ERP系統架構流程建立完整體系,讓資訊更透明化,讓採購進貨、訂單銷售、庫存狀況、製造生產,以及財務帳務流程上下串連且更達到內稽內控的目的,促使公司整體運作提高效率最佳化。

 

ERP系統導入後的效益

成員遵循著ERP的標準流程,依照規劃及明確的職權劃分,落實作業流程及分工,且全面性的運用系統流程來調整並改善傳統的經營方式,使得作業即時且流程順暢,以達到資訊即時回饋,提高資訊透明化,職權劃分明確,落實作業流程及分工、庫存即時管理,準確率提昇至9.5成、快速搜尋品號資料及提昇企業流程與作業順暢度、掌握及控制生產進度,提昇訂單交期允諾、建置研發資料整合平台及保留BOM版次變更軌跡、建置收/付款及款催收機制,產生財務報表等多項效益,讓ERP系統架構流程建立完整體系及資訊透明化,因為有了導入ERP系統的共同理想及目標,也促使ERP系統導入過程中,逐漸降低原有管理流程與新管理流程的衝擊,進而提高的了成員的學習成效力與接受度。

資訊即時回饋,提高資訊透明化,職權劃分明確,落實作業流程及分工

導入前期因進銷存、生產製造及財務流程等相關單據無法串連,再加上職能劃分不明確,使得工作流程嚴重重工;導入後,藉由全流程規劃制定標準流程,並明確劃分各職能工作項目及職責,落實作業流程及分工,以達內稽內控的境界,並提升企業流程與作業順暢度。

庫存即時管理,準確率提昇至9.5成

確切落實即時製單機制,常用料設定安全庫存量,使得原物料、在製品及成品庫存數量準確率提昇9.5成。

快速搜尋品號資料及提昇企業流程與作業順暢度

制定品號編碼原則及分類,並由系統自動給號,快速搜尋品號資料及提昇企業流程與作業順暢度。

掌握及控制生產進度,提昇訂單交期允諾

接單式生產確切掌握及控制生產進度,由製令單資料掌握目前生產之預計產量、材料之已領用量、已生產入庫數量,並由系統控管材料缺領、超領,或半/成品警告超入等異常機制,再透過系統建立訂單資訊,可產生訂單預計出貨明細表來提高訂單交期允諾。

建置研發資料整合平台及保留BOM版次變更軌跡

編碼原則重新訂定,外包及半成品斷階,確實掌控外包及半成品數量,並落實執行工程變更作業,記錄工程變更軌跡及版次,再由系統自動帶入最新BOM表資料及生產用量資訊,以減低生產製造錯誤機率及報廢率。

建置收/付款及款催收機制,產生財務報表

建置客戶、廠商、託外加工之付款條件,並落實標準流程,透過結帳單及應付憑單,由系統自動產生對帳單、帳齡及催收相關報表,亦可透過系統串查功能串至前端核對相關資訊,以確切核對資料正確性。每月皆能正確產出帳務資料與相關管理報表,且得知營運狀況,以提高企業價值。

 

系統導入成功關鍵因素

階段交付的輔導程序 帶領客戶快速且有效率的系統導入

提昇有效學習

 Smart ERP內建基礎操作學習影片,只要登入 Smart ERP系統方便人員快速可以進行基礎操作的學習。另把大班課的課程內容,精簡以職能的方式進行授課,大大縮短客戶的標準功能的學習期間,再於ERP系統輔導接軌學習過程更加得心應手。

制定標準流程

全流程架構規劃時與客戶確認銷售流程、採購流程、製造流程、財務流程內容要如何做並規劃系統的單據性質,以及職權明確劃分,落實作業流程及分工,節省不必要的試誤成本。

制定編碼原則

規劃及制定品號、客戶、廠商等三大主檔之有效分類及制定基本編碼原則,高度提昇公司內部流程管理及營運規劃,系統快速搜尋資料或即時產出營運管理報表。

縮短資料建置時間

開發品號、客戶、供應商等三大主檔標準匯入工具,以及庫存開帳匯入工具,系統提供即時除錯的功能,可避免人工Keyin發生的錯誤,可大大縮短人工建立的時間。系統更替最頭疼的首大問題就是大量的資料輸入及彙整,於輔導期間系統標準功能提供三大主檔及庫存開帳匯入匯入程式,再由顧問協助匯入操作說明,使得匯入大量基本資料不再是難事!

建置操作手冊

情境實作的過程中,皆會以丞耀精密現有情境進行實際案例模整並提供標準模組操作手冊。後續由客戶自行製作專屬【丞耀精密ERP系統流程之操作手冊】,顧問再以此檢視丞耀精密ERP系統學習狀況並修飾操作步驟內容及說明,以做為日後【丞耀精密ERP系統流程之操作手冊】之內部教育訓練重要文件。

累積實戰經驗

系統上線前,執行基本參數匯入檢核,並與客戶再次確認。顧問帶著客戶執行情境模擬後,並請相關種子成員進行上機模擬驗證,確保人員模擬合格可以通過測試才會進行系統上線。

產出財務報表

系統上線後,顧問帶著客戶執行財務及庫存月結流程,並協助製作系統我的最愛之【財務月結流程程序】及提供【財務月結流程步驟簡報】,讓客戶跟著ERP系統之【月結流程程序】,並搭配【財務月結流程簡報】逐一進行及產出財務報表,往後客戶皆可自行依此文件進行財務月結流程。

管理者的認同與全力支持

簡明耀老闆及鄭美蘭老闆娘於系統導入初期明確指示所有部門同仁全力配合系統的導入,應有了管理者的全力支持與決心,於導入過程中佔據非常大的影響因素。於輔導期間,簡明耀老闆與鄭美蘭老闆娘及相關高階主管全場參與ERP系統導入,若部門間作業分配與任務或指派發生問題時,主管們即時調整公司內部資源及管理流程,給予即時的指導或支援。促使減低系統導入前的不確定性及抗拒的心理,更讓各部門成員能夠即時瞭解本身任務與其他部門之間的關聯性及影響性。


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