俊益鋼鐵─工廠管理結合QRcode條碼化改變傳統鋼材廠

文:謝宗成

俊益鋼鐵

企業流程管理 進銷存管理

公司簡介

  俊益鋼鐵股份有限公司創立於民國72年,主要從事鋼鐵材料代切及零售服務,包含「碳素鋼」、「不銹鋼」、「特殊鋼」、「合金鋼」及「快削鋼」等,以多年的經驗及品質,為中部工廠提供可靠且穩定的鋼材,擁有為數不少的客戶群。本公司擁有優秀的經營團隊,秉持著「誠信、熱忱、卓越」的經營理念,服務顧客及員工,也是俊益鋼鐵能一直維持良好的顧客夥伴關係,除整體營運穩定外,獲利狀況也逐年提昇,是國內績優廠商之一。

如何評估ERP軟體廠商

  俊益鋼鐵開始只使用很簡單的存銷系統在記錄銷貨模式,但是隨著公司規模成本及軟硬體都太老舊,已經不太符合公司需求,於是評估市場上多家ERP軟體廠商,最後拍板決定選擇鼎新ERP做為公司未來發展資訊平台,有幾個影響的重要因素:

  1. 鼎新電腦為市場上有口碑的ERP廠商,也期望藉由一個好的ERP軟體來建立公司的標準制度。

  2. 鼎新業務在售前會仔細了解俊益鋼鐵的需求,並評估最能符合俊益鋼鐵現況及未來擴充所需的產品模組。

  3. 在參訪過(銳泰精密)且與施副總交流經驗後,對該公司運用鼎新ERP所呈現出來的管理制度模式及營運績效產生信心。

改變是辛苦付出的開始

  在開始導入系統前的準備,由於俊益鋼鐵之前是屬於較傳統的鋼材供應商,廠區的庫存規劃也並不是很落實,現場庫存料隨意堆放,人員也是經常發生找不到物料,浪費許多時間。所以在導入ERP前李董事長規劃先行導入6S,做現場倉庫重新規畫,改善物料儲放方式,並讓現場人員做意識革新,徹底改善現場作業模式。更在導入ERP前,安排公司內各職能種子人員大量且頻繁至鼎新上課,持續至鼎新上課大概有半年,課後立即開會檢討系統各項功能,到了解整個系統架構後,才開始請商請謝宗成顧問協助輔導Workflow ERP。

但俊益鋼鐵也在Workflow ERP導入上線的前後必須克服一一浮現問題:

  1. 系統編碼的設計:早期人員對於原料等級區分是有困難的,針對不同等級的原物料成本也有所不同,若人員稍不留意,出錯往往造成一些損失,庫存不符。所以一開始也花費較多時間在品號資料邏輯性編碼的建立,來解決原料等級區分問題、庫位規劃及後續生產履歷得以追蹤。

  2. 早期無標準化流程:沒有一套完整的流程規劃,經常造成行政人員及現場人員必須不斷重覆溝通及追蹤。所以也透過系統導入過程中的權限管理,建立標準化檢核程序。

  3. 抱著必須建置完整系統決心:俊益鋼鐵初期並沒有編制專責IT人員,以一個不到20人公司要導入這套系統是一個大挑戰。所以必須公司上下每一個人竭盡所能,一心在系統導入專案上,努力學習了解架構,讓建置順利完成,也使得營運狀況得以迅速分析。

Workflow ERP導入前後的差異:

項次 導入前問題 導入Workflow ERP改善說明
1 無標準化流程建立。 透過導入系統,制定廠內各職能的標準SOP,且落實的依SOP下去執行,減少重覆溝通及執行錯誤。
2 資料都在紙本記錄,查詢舊資料都要花費很長時間。 導入ERP後,系統上每筆作業記錄都很清楚,查詢簡單且快速找到資料。
3 無成本結算。 可透過系統產出成本後,可以分析產品銷貨毛利的狀況,進而分析售價是否合理,有沒有需要調整等狀況。
4 無報表可共營運參考。 可透過系統產出的資料分析目前營運狀況。

 

發掘問題,持續改善

  第一階段Workflow ERP導入上線後,開始進行第二階段廠內條碼化+倉庫管理系統的導入,再做條碼化導入時,先分析過以那種條碼格式最適合現場的作業環境及成本,最後選擇QR-code的條碼格式,它的儲存位元數達4096字元,且QR-code列印方式不限,而且可以抗損秏,再來分析整個廠內的ERP運作的方式:從採購、進貨、接單、生產、客戶出貨、盤點等環節,找出關鍵瓶頸問題,透過QR-code來改善流程。

改變後所帶來的效益

1.全程導入Barcode,落實作業標準及檢核:

未使用ERP系統前,現場人員經常會發生資料輸入錯誤、品號抄錯、標示不清、庫存單位弄錯、未記錄的交易…等狀況,透過Workflow ERP導入+倉庫管理系統+QR code條碼整合後(品號標籤化),現場人員理貨時,直接刷訂單憑証上條碼,會與庫存原料上的條碼比對,當系統自動判斷品號不符,就會被稽核擋掉不允予出貨,解決人員因疏忽出錯的問題。在物料入庫時會依照件數的重量列印進貨的庫存標籤,且進貨清單會控管勾稽採購單,必須符合品號才有辦法做進貨單作業,以往則必須靠人員手寫標籤,需費時25秒,到現在由條碼系統列印標籤只需6秒。同樣在庫房作業因現場撿貨與出貨都會自動勾稽,減少很多核對動作,大大降低撿貨作業所需時間,進而提升人員工作效率。

2.盤點計畫的改善:

俊益鋼鐵以前在盤點前,要先擬定盤點計畫做預盤準備動作,3500筆品項每次皆需要17名員工花1天半至2天才有辦法盤點完,現今只要透過QR-code條碼,運用盤點PDA方式直接刷入,只需要6名員工半個工作天即可快速順利完成,透過ERP庫存管理系統立即比對實際庫存與盤查庫存間差異,俊益鋼鐵現已經能做到每一個月發動庫存盤查,徹底解決以往料、帳不符問題。

3. 降低存貨周轉天數:

在系統上線後因有準確的庫存資料作為依據,分析存貨週轉天數,進而調整採購策略達成最佳的庫存水位,減少資金的積壓,進而提升整體報酬率。

4. 縮短結帳時點:

系統上線後,前端憑証清楚,可直接由前端的單據做結帳,也減少財務人員在核對帳款時間,大大提升財務結帳的時間點,符合內稽內控原則。另外發票直接由系統列印產出,減少人員手動開立發票時間及輸寫錯誤。透過系統成本結算及財務報表產出,可以立即看到每月的營運狀況。

朝智能化工廠目標實踐

  俊益鋼鐵從6S的工廠環境改善,至Workflow ERP的導入,再透過倉庫管理系統WMS內QR-code條碼化管理,記錄整個產品的完整的資訊,如品檢資料、客戶直接刷QR-code即可取得材質証明書,將推動整個系統連結,並建置自動化倉儲設備,透過倉儲系統,智慧物流系統可快速的將貨物送至客戶端。未來亦將努力擴廠建立智能化工廠的先期準備,一步一步努力朝向工業4.0智慧化的供應商,創造出俊益鋼鐵獨特的競爭優勢。


▲感謝俊益鋼鐵接受鼎新電腦的專訪 
由左至右:前排:財務陳美蓮小姐、財務嵇煥玲小姐、生管李珮君小姐、生管曾竹君小姐、 
李明學董事長、業務副總呂錦標、右二業務胡麗錚小姐、其餘為種子人員

更多案例

x