突破思維 聯網技術創新

富奇想前進智慧家庭生態系

文:黃致維

富奇想

企業流程管理

  富奇想(成立時間於 2014年11月)是由亞洲最具影響力設計公司-奇想創造團隊(GIXIA Group)結合全球頂尖科技服務業孕育而生。承襲華人最具指標性的設計創新公司的創新設計DNA與榮獲超過百座國際設計大獎的超強戰績,富奇想將以精準設計力及全方位的創新思維,用行動與專業打造一個探索未來生活的開放式創新平台企業。

  SquareX 是由全球知名設計團隊奇想創造(Gixia Group)與全球最大電子科技服務業富士康(Foxconn)共同合資成立的新創企業。SquareX團隊馳騁想像,透過對於未來生活的宏觀願景與物聯技術的掌握,計畫將智慧服務搬到牆面上,打造全新概念的「牆經濟」生態系。

何謂牆經濟?

  牆經濟是將在聯網基礎下,整合軟硬體、AI人工智慧、大數據等,建構一個智慧居家生態系平台。未來燈具、除濕機、音響等日常家電用品,都可能利用前瞻科技技術做成聯網化、智慧化,變成一個個與空間、建築結合,或居家壁掛在牆上的螢幕等新裝置,因應人們在不同空間、時間階段的生活型態,創造出不同氛圍的五感六覺新體驗。整合「風格美學」、「想像力」與「技術」三大優勢,建構SquareX獨有的核心價值。透過核心價值,SquareX獨有的用戶使用體驗,得以高度的彈性串連各式生活服務,滿足未來家戶的生活需求。

  牆經濟主要有兩層意義,一是將家用硬體物件往牆上擺,透過前瞻技術整合與設計加值,發展空間壁面上的風格電子裝置與服務;並與智慧生活結合,主力市場鎖定居家、旅館、建案等,極大化過去被閒置、垂直立面的使用價值,顛覆以往生活機能以樓地板為載體進行水平裝置。二是打造一個跨品牌資源共享的平台。讓有製造優勢、缺少品牌通路的台灣傳統產業,可以透過這個平台,取得專利技術授權、物聯網雲平台,與富奇想採雙品牌,開啟平台品牌和獨立技術品牌並存共榮的模式,搶攻智慧家庭商機。

  牆經濟是企圖提供五感六覺的新體驗、新價值,所以不是把東西從平面搬到牆上,而是將既有產品升級優化,或是開發全新的智慧家電裝置,在消費者使用過程中,產生新的生活應用與資訊服務、電子商務等,形成一個居家通路和媒體,變成達到家戶的最後一哩路。

導入系統源起及企業問題


未導入系統

效率不佳

  1. 紙本傳簽容易遺失,導致審核斷層。

  2. 跨單位簽核耗費多日才能完成。 

  3. 碰上主管出差單據簽核時間拉長。

制度不全

  1. 程序規章公告不明顯,新進員工不清楚原則。 

  2. 流程規劃尚未全面定義

成本浪費

  1. 資料彙整需花人力才能統整完成,還不見得正確。 

  2. 搜尋資料不易。

經驗傳承

  1. 作業記錄失傳,經驗傳承不易。 

  2. 內部資料保留不完整,資訊傳達脫勾。

 

  富奇想成立後內部開始陸續產生管理需求並開始評估了解電子行業的系統廠商,進行全面性E化作業。客戶想同時解決請/採購申請單、人事考勤申請單及事務性申請單等各種類表單簽核流程問題,而決定同時導入鼎新HR系統(解決人事類表單申請)、EasyFlow系統(解決各類表單流程自動傳簽)、Portal系統(SSO入口網站)及Mobile系統(支援手機簽核),以解決現況各類表單審核時需跨部門溝通不易、紙本傳遞簽核效率不彰、同仁無法清楚知道提出需求前須先準備哪些作業事項及因主管出差無法及時簽核,希望提高作業效率及審核制度等問題。

導入後效益


導入系統後

工作效率提升

無國界進行填單及簽核並有效追蹤單據簽核狀況,現況大幅縮短簽核時間就可以完成表單流程,大大提升員工滿意度。

制度規章建立

自動依循固定流程辦理,讓正確度與流程順暢性都大大提高。

無效成本降低

  1. 員工透過系統的查詢作業,追蹤表單審核狀況及查詢歷史資料。

  2. 員工考勤表單透過整合電子簽核完成後,自動寫入人事系統,大幅降人事專員結算時間

成功模式追溯

  1. 主管扮演流程統籌與連結之關鍵角色,讓企業體質永保最佳狀態。

  2. 系統完整記錄,企業知識成功模式完整傳承。

 

  初期導入的情況,輔導窗口本身職務是財務副理,本身工作繁忙又對於EasyFlow系統相當陌生,但在顧問的引導系統建置下並給自己訂立上線目標,快速的在二個月內輔導完成。系統上線後,一般使用者一邊用一邊學習過程中,慢慢發現系統管理的好處,諸如提升工作時效、節省時間、流程透明與方便查詢等。且系統上線的初期為了避免使用者對於從原來紙本模式轉換到系統操作模式而感覺不適應或有反彈聲浪,顧問建議上線表單先以一般使用者最常使用的表單,例如:請假單、銷假單、出差登記單等,讓員工迅速進入狀況,快速感受到無國界申請表單及主管簽核的便利性。慢慢接受並享受自動流程管理的甜美果實。(客戶目前上線3個月時間,同仁已透過系統登打考勤類表單300張,如右圖。)

  客戶窗口因職務關係提出財務類表單E化需求,透過EasyFlow的電子表單設計精靈設計完成月度預算申請單、交際費申請單、費用支出呈核單及公出單...等並設計相對應的核銷單(如左圖),並與顧問討論並建置相關核銷單需先有申請單才可以進行核銷單動作。例如:公出單申請完成後,系統會自動觸發公出差旅報銷申請單給申請者維護報銷明細,以上表單設計系統管理者只要透過系統步驟一一設定動作即可設計完一張表單;並透過EasyFlow的報表設計精靈設計列印申請完成的表單。

  表單建立的是公司運作的開端,表單傳簽是為了讓公司運作更穩固,而許多的表單可以結合成資料庫,變成公司最強有力的知識庫;再搭配EasyFlow簽核系統自動傳簽功能,落實審核制度,無國界的溝通讓簽核更快速及表單自動歸檔。透過表單追蹤管理的搜尋引擎,方便同仁快速搜尋表單資訊以提升工作效率,歷史表單資料有效提升同仁的作業知識,並透過個體消化吸收後增長同仁智慧,創造公司與員工雙贏的局面。 

改善內部流程,E化之路永無止盡

  富奇想已經慢慢延伸EasyFlow系統運用範圍,目前已完成與HRM ESS系統的請假單、銷假單、出差登記單及補刷卡單、Workflow ERP的請購單、採購單及採購變更單、透過EasyFlow表單設計精靈開發的財務類事務性表單。因表單E化的便利性讓許多同仁也想將負責表單進行E化,系統管理繼續設計行政類如:內部聯絡單、用印申請單單等相關表單與其他進階表單,更可利用EasyFlow的管理程式做深度的統計分析,選取關鍵欄位等資料,讓管理者能夠依據資料進行內部流程檢討會議或進行最佳決策,洞悉管理瓶頸,調整內部作業流程,朝深度使用方向進行;亦可透過EasyFlow自動表單派送程式派發專案型、合約類表單,針對專案進度、合約到期日欄位資訊自動派表單給負責人員,提醒及推進工作進度,鼎新也將持續站在輔助的角色,提供良好的e化顧問諮詢。

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