杏合生醫經營權移轉-化危機為轉機,大步邁向IPO!

人事管理資訊化 資料控管更智慧

文:潘孟絹

杏合生醫

企業流程管理

「鼎新的售後服務真的很好,把死系統變成活系統,把客戶當成朋友,把客戶的問題當成自己的問題」。

─杏合生醫 曾榮芳副課長

 

▲杏合生醫位於台中梧棲 
中港加工區辦公大樓外觀

  





杏合生醫股份有限公司(以下簡稱杏合生醫) 從傳產跨足生技產業,以明日之星之姿朝向醫療器材產業專業發展,以最短時間達成營運目標為整體考量,持續增加研發設備與人力投入,強化高附加價值醫療器材製造能量,開發高階醫療器材零組件,創造醫材產業商機。以「誠意、積極、創新、遠見」的理念,建立「品質第一,服務至上,顧客滿意」的專業公司。

杏合生醫,致力打造醫療用品王國

  杏合生醫擁有最專業的技術團隊結合高水準機械加工與塑膠射出設備,不管是各式手術輔助工具,骨科植入產品或洗腎耗材,都是其專精的領域。擁有大面積的無塵室與富彈性的產能,能夠適應少量多樣或大量生產。專精於代工製造領域,珍惜每一個客戶所託付的任務,為台灣的醫療產品貢獻一份心力。以世界級先進射出機、車銑床設備及量測設備整合堅強開發團隊,在生產設備投入高成本,使用與歐美市場同等級的量產設備。以成熟技術進入醫療器材跨足侵入式之高階醫療產品,朝向建置醫療器材GMP許可合格廠邁進,杏合生醫仍在持續茁壯成長中。
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經營權移轉,系統轉換勢在必行

  杏合生醫人資副課長曾榮芳小姐(以下簡稱曾副課長)於2013年底進入杏合生醫,此時公司剛完成轉型,經營生醫與金屬零件製造併行的杏合生醫,接受佳世達集團及杏昌生技投資,由母公司負責技術授權及通路,結合杏合生醫的製造端形成了完整供應鏈。曾副課長:「經營權轉換勢必影響組織結構異動,使薪資結構大幅度調整。雖然之前的顧問已協助系統上線,但因經營權轉換,從組織結構到各員分佈完全翻盤,系統幾乎砍掉重練。」經營權轉移造成公司內部管理大地震,讓杏合生醫原本已上線的系統需要再次從零開始。

  「我剛到任的首要任務就是讓系統上線,跟當時也剛進公司的資訊合作,搭配鼎新顧問推專案。」大幅度的組織異動讓甫進入公司的曾副課長面臨重大挑戰,評估是否將舊系統拋棄不用的同時,亦要思考如何在轉換時維持系統正常穩定的運作。「第一次導入時已用了將近三分之二的輔導時數,第二次啟動時,如何在有限的時間跟時數下完成任務,說實在蠻艱鉅的。」曾副課長回憶起導入初期的艱辛,感受仍然十分深刻。

渡過陣痛期,轉換成功順利上線

  2014年上半年,杏合生醫正式重啟第二次導入專案,統整內部需求後,下半年與鼎新的游雅君顧問(以下簡稱游顧問)接觸,正式進入HRM的導入輔導階段。「組織異動加上前任人資人員的離職,造成我們第一次導入的資料完全不能用,這是危機也是轉機,可以把HRM這套系統當成全新的開始。」曾副課長說道,透過顧問協助,杏合生醫在年底進行HRM系統轉換。「年底人資特別忙碌,但是一個很好的時機,因為正值年度轉換,雖然忙,但痛只要痛一次,從新的年度開始會是比較好的起始點。」曾副課長分享。

  人資作業牽涉到全體員工的薪資發放及假勤紀錄,為了確保系統正確性,杏合生醫維持了半年新舊系統併行。曾副課長:「轉換完成後,2015年第一季開始平行驗薪作業,進行人資內部的薪資驗算,透過原本記薪的excel表跟系統進行比對,驗證薪資有無一致,確認系統設定上有無問題,溝通的邏輯或認知上面有無落差,第二季就正式串接EasyFlow系統,結合考勤系統及線上表單,並將系統正式推導到公司各員。」經過了半年的雙重驗證與陣痛期,2015年7月,杏合生醫正式關閉舊系統,全面啟用新的HRM系統。

由上到下全員朝同一目標邁進

  經過半年的陣痛期,新系統正式上線,透過鼎新顧問協助,杏合生醫成功在預定時間內完成此次艱鉅的任務。「雖然第一次上線不是游顧問負責,她不會感覺是來接爛攤子,而是跟著我們一起成長,一起解決問題,顧問輔導師是一個很重要的角色,她最瞭解客戶端運作,也最瞭解鼎新產品,如何讓兩者結合,顧問師擔任重要的潤滑劑;她非常盡忠職守,把死的系統救成活的,我覺得她非常的厲害。」曾副課長開心的說到。每家公司對於薪資及假勤規範有異,所以多少需要客製化以符合公司需求:「游顧問根據杏合生醫需求思考、評估可行方案,提供多種選擇方案,並在能力所及範圍內,盡力協助客戶微調導入模板與報表,讓我們解決現階段的難題,用最迅速、簡便的方式導入系統。」

  「站在客戶的角度,將客戶的問題當成自己的問題。」鼎新游顧問在輔導時不遺餘力,與杏合生醫一同學習成長,提供多種選擇、分析各種方案的優缺點,在最短的時間內達成目標。而在公司內部,杏合生醫致力於讓公司全體員工達成共識,「5、6月的系統併行時對公司衝擊很大,同仁已習慣舊系統,要重新建立新系統的觀念,在二套新舊思維的併行與磨合下,成為導入初期最痛苦的一件事。」曾課長回憶,為了使公司各員接受並熟悉系統,他們做了很多努力:「推導過程中最困難的階段應該是員工的認同,為了增加認同,啟動專案時,我們先跟單位主管溝通取得共識,由主管協力佈達給所屬同仁,讓大家了解這是公司目前很重要的政策,麻煩大家配合。」

完整的教育順練為順利上線關鍵

  「不只杏合生醫,每間公司推導系統,最大的成功關鍵在於充足的教育訓練,推導的過程中,教育訓練是很重要的環節。」曾副課長分享。在公司全體達成共識後,杏合生醫開始密集的教育訓練,配合早晚班同仁的上班時間分段進行,透過簡報及實機操作方式讓同仁熟悉系統。曾副課長:「站在使用者的角度考量,使用系統時思考的面向或使用邏輯,盡量貼近使用者,以讓其便利、方便的狀態做規劃。」這段期間,人資部門也擔任系統客服,隨時解決內部同仁對於系統的大小問題,在遇到無法解決的問題時,鼎新的顧問及客服團隊就擔任救火隊,成為杏合生醫的最佳後盾,曾副課長:「對杏合生醫而言更重要的是售後服務,當我有疑難雜症,只要跟游顧問聯絡,幾乎都有回應,不會因系統上線,她就覺得結束了。我們也會透過電話及線上客服解決問題,售後服務很重要,系統不是用不壞的,如果買了之後找不到人服務,會覺得花這個錢沒有意義。」

人事管理資訊化 資料控管更智慧

  正式上線後,杏合生醫開始感受到系統帶來的效益,大量的資料得以有系統地被整理與保存,員工的假勤記錄便是最明顯的效益之一,「員工若對於加班時數或刷卡時間有疑義,可以直接列印出明細跟員工比對,比較有憑有據。」曾副課長分享,系統的層層卡控亦讓員工建立起代理人的觀念,在請假時透過層層簽核,讓每個人體認到應做好工作上的交接。也因為嚴格卡控,資料得以被完整保存。「大家都漸漸有共識,線上簽核的角色並不是你一個人,有時候可能身兼別人的代理人或主管,在代理人制度上幫到很大的忙,關關卡控讓同仁體認到應做好工作交接,也因控管嚴格,資料無法隨意刪除,對企業端資料留存是非常重要的關鍵。」資料的完整留存與有系統的的假勤及記薪紀錄,讓人資在年底結算時省下不少功夫,「人資年底有一個重頭戲報稅,透過系統在資料撈取跟匯總遠比以前人工整理快,包含薪資印領清冊、應稅報稅金額彙整等,也可以直接將檔案轉成規定格式進行上傳」曾副課長分享。

  在管理面,系統也帶來實質效益,杏合生醫未來兩年內目標為IPO上市櫃,因此公司流程的控管與資訊透明上更形重要,透過系統中階主管可以確實掌握底下員工出缺勤狀況,也協助經營管理層,在經營權轉換之際,有效掌握公司在人事管理的脈絡,「站在企業主而言,相信推導ERP跟HRM系統至今,是有充分符合公司未來中期IPO上市櫃目標,一步步地朝著這方向進行。」曾副課長提到。

系統導入效益

導入前 導入後
經營權轉移,組織結構大幅度變動,員工資料紊亂 員工資料電子化,經營管理層得以掌握公司人事管理脈絡
透過人工記薪,年底結算曠日費時 人資管理資訊化,系統產生符合規範的格式,直接上傳好便利
系統未跟考勤系統連結 
員工有疑義時尋找資料不易
系統直接抓取考勤紀錄,資料有所依據
代理人觀念模糊,員工請假未確實交接,公司大量人事資料保存不易 透過系統層層簽核,關關卡控;員工建立起代理人觀念,資料亦得以完整保存。流程優化資訊透明,符合公司未來IPO目標

▲杏合生醫曾榮芳副課長: 
「確實的感受來自顧問的關心跟鼎力相助,做為客戶端,覺得鼎新有確實照顧、解決我們的需求,是很良好的合作關係。」

建立人事資料庫 完善人才控管

  將公司的人事管理流程資訊化後,大幅減少人資人員的負擔,未來順應著公司IPO的目標,杏合生醫也希望將系統的效益更加擴大,曾副課長:「杏合生醫是作醫材跟金屬加工的,八成以上產品外銷至歐美國家,甚至醫療體系最發達的日本,這些國家對品質系統非常關注,品質系統跟與全員稽核的完整度則來自教育訓練,因此公司非常重視教育訓練。HRM能不能幫助我們作好教育訓練歷程上的完整紀錄,對我們而言很重要。」

  透過完整的教育訓練歷程記錄,公司在規劃栽培重點人才、晉升或轉調時,都可以提供重要的參考依據。未來杏合生醫亦希望建立完整的人事資料庫,透過系統掌握公司人事資源,當經營管理層希望瞭解目前公司人才狀況或公司規劃新專案時,隨時產出管理報表,掌握公司目前人才結構,讓專業適才適所,發揮最大效用。

  透過杏合生醫與鼎新顧問的良好互動,加上公司全體同仁的配合,讓杏合生醫在經歷半年的陣痛期後,成功將舊系統轉換成符合公司需求的新系統,有效增進公司人事管理效率,往IPO的路上大步邁進。


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