威芳企業讓製造即時透明,降低人力重工及管理成本,提升生產效率

文:郭峰銘

威芳企業

生產製造管理 企業流程管理

威芳企業股份有限公司已成立近四十年,從事各類電腦桌及鐵管金屬製品之製造,主要銷售產品為電腦桌、講桌、會議桌、機械式升降桌、主機架、活動櫃等辦公傢俱。公司堅持之經營原則,是運用經驗、專業能力及可靠的品質,達到配合市場潮流,致力高性能產品之研發,整合製造供應鏈,提供優質產品及服務,秉持著精益求精之精神,提供大眾分享物美價廉之產品及提升人類生活品質。

  公司也秉持著「善之循環」的企業精神,致力於生產創新、追求更高品質的產品,重視地球與環保、造福社會的宗旨下日益茁壯,並於民國80年擴大營運,購置現有廠房於嘉義民雄工業區,公司名稱為「重宙企業股份有限公司」,持續為提高產品附加價值並強化產能效率做努力,中長期目標則致力於追求通路的開發及品牌的建立。


▲威芳企業各種辦公傢俱產品

 

 


管理挑戰

  • 現場生產資訊必須2~3天才回饋回來,單據都是隔日輸入,包括生產的狀況,常常無法即時去掌控,無法精準掌控人員及機台生產狀況,產能配置不透明,無法提供明確排程給現場,排給現場人員,人員也是依實際現場狀況自行調度。

  • 人工排單無法即時反應現場生產狀況,常見業務答應交貨時間卻無法如期完成。

  • 以excel結算成本、出錯率非常高,且結帳須耗費一個月以上時間,有錯誤必須加班追查,費時又費工。

應用效益

  • 簡易刷讀條碼方式報工,縮短人員回報時間,提升回報即時性,減少人員重工錯誤發生率,生產數據精確度提高,現場產能進度透明化、即時化高,可協助現場管理者完全的掌控及分析改善,現在對在製品數量的及時掌控度高。

  • 結算實際成本,稽核前置單據,導入成本系統後,因顧問重新規劃正確的單據流程,讓每月結算庫存數量及成本計算前的異常情況,大幅度的減少,結算出的成本也較準確。

  • 成本會計人員只需要透過ERP的成本月結程序,就能結算所有的產品成本,並能迅速提供財務報表及業績相關報表給經營主管,提高決策的精準度並縮短決策時程。

  • 生管人員可以安排更有效可靠的生產排程,降低管理成本、有效消化訂單、逾期減少。


企業潛在的困境與危機

  威芳已於民國100年導入鼎新WorkFlow ERP及SFT廠區生產追蹤系統,雖然已經使用系統多年,但陳容瑋課長(以下簡稱陳容瑋)仍覺得系統並未發揮最大效能,使用上還有很大的進步空間。

  其一為產品實際成本無法結算,原本都是由成本會計人員透過excel自行計算處理,因資料連動複雜或來源不齊全,只能大概估算出成本,再提供給總經理做為營運決策參考及業務人員報價基礎,但也常發生總經理及業務人員的質疑,認為公司產品的利潤有這麼高嗎?尤其面臨中國大陸競爭價格取勝,很多客戶會拿中國價格來比較。

  其二為現場生產,雖然已經導入SFT廠區生產追蹤系統,但運作模式仍是採用現場人員手寫生產日報表,最快隔日後才會由生管人員回收,再逐筆手動輸入系統,除了資訊回饋不及時之外,也造成人員重工撰寫及資料KEY-IN錯誤的風險,無形之中更增加了生產成本與管銷費用,因為光是生管人員手動核對資料及登打就要耗費將近一天的時間,因此生管也無法去執行正確該做的事情,例如:安排更完善的排程效率。

管理決策困擾

  陳容瑋也提到,如果產能無法精確掌握及排程無法滿足交期,影響訂單無法達交,而必須跟客戶延交期,客戶勢必會抱怨,雖不致影響公司營收,但最大的影響是客戶觀感不好,再加上如果公司沒辦法精準掌握產品的價格及利潤,那麼未來公司業務發展及營運也可能造成重大傷害。

  尤其面對政府新政策調漲工資,加班費等支出都可能更多,為確保訂單利潤,生產效率的提升更是刻不容緩,陳容瑋很早以前就在思考要如何改變及提升,這次藉由鼎新顧問CEBIT診斷後的結果,精確的幫威芳找出有哪些盲點,並提供建議的改善作法,也協助了解公司內部還存在哪些問題,可以跟顧問討論應該如何改善及實施,這都是藉由ERP系統資料分析出的結果。

聚焦關鍵議題

目前困擾 改善目標
單據輸入費時,人員耗費很多時間處理ERP單據輸入。
存貨成本沒有導入,財務報表透由人工方式產出。
提高庫存即時掌控的能力,提供相關單位人員正確資訊的參考。
成本系統的導入,提升庫存月結的能力,加快帳務結轉的速度及資金運轉的能力。


▲圖說:庫存即時掌握能力解析

生產計畫遭遇的瓶頸

  經過鼎新顧問和各部門的主管及職能負責人員訪談後,討論了從接單到出貨的相關流程,找到了2個關鍵的重點,並且再進一步用ERP數據佐證事實的真相,從工單的開工和完工數據上檢視,生產計劃並沒有被正確的執行,這到底是什麼原因呢?

  1. 生產單據輸入落後,生管人員花費太多時間在印工單、輸入單據,核對及糾正現場人員填單錯誤,漏單狀況。

  2. 生管人員手動排程約每周排一次,一次排未來三周,因生產回饋狀況不及時,而無法精準掌握已排程負荷、關注生產計劃執行之提前或逾期狀況,導致現場人員並未按照生管排程執行,且計劃安排耗費時間長,每次都要花兩到三天,若遇到客戶抽插單情形,排程可參考性更低。


每日平均筆數 平均補單筆數 補單率 平均落後天數
顉料單 124 115 93% 10
移轉單 123 49 40% 2
入庫單 54 23 42% 2


▲關鍵瓶頸挖掘

管理困擾的解決方案

  這次用實際的ERP系統數據呈現後,再進一步的提出具體建議的解決方案:

  1. 快速的生產報工條碼回饋,生產資料必須即時輸入,才能即時掌握進度及產能狀況,同時避免重工及錯誤率。

  2. 導入生產成本結算,計算出產品成本,提供業務報價基礎參考。

  3. 排程規劃耗費很多時間,故需提升生產排程效率,減少人工作業誤差與複雜度處理,加速排程效率及可靠度,導入先前已購置的APS排程系統。


▲解決方案佈建


▲現場人員透過觸控介面即時回饋生產資訊

改善後的效益與價值

  對於這次CEBIT管理診斷後的改善效益,陳容瑋表示,就現階段而言,今年做了這個CEBIT管理診斷,在優化改善後的成效上,成本精算的部分非常符合公司期待,透過顧問輔導了解先前運作上有哪些流程疏失,並重整SOP,改善流程,經過幾個月的成本結算,目前看成本異常檢視已經少了很多異常單據,節省核對及修正的時間,每月10日就可以結算出成本。

  另外重新將生產報工的回饋分配給現場人員,透過條碼及觸控螢幕的回饋方式,現場人員生產完後就可馬上報工移轉,目前報工即時性已經提升至約85%,回饋正確性更可達100%,還需要再努力提升的是工時蒐集的準確性,這部分約只有60%,這樣未來成本的準確性就更高了,同時生管人員工作量也減少許多,少了與現場人員溝通核對及單據輸入的時間,可以去將排程作業做的更好,公司也從11月開始啟動APS生產排程系統的導入,期許能在明年就看到成效。

  這次的CEBIT管理診斷服務,陳容瑋認為這對公司有很大的幫助,希望能每年定期的診斷並給予建議,協助企業找到軌跡走偏的地方修正回來,幫助企業每年訂定改善目標,提供給經營管理者盲點在哪裡才是重要的,所以如果可以持續性的作類似這樣的診斷,不斷針對公司的問題分析檢測的話,對企業的營運有很大的助力。


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