亞生特電業-善用EasyFlow電子簽核系統,精進公司e化成效

文:陳杏君

亞生特電業

企業流程管理

公司簡介

  亞生特電業股份有限公司創立已近三十年,以專案生產汽車、機車、電子、電機配線為主。並依據客戶的需求,從開發、設計、生產至出貨,提供完整流程服務,滿足客製化產品的需求。

  亞生特電業是擁有多家國內、外中車廠認證合格之供應商,提供適時適量之產品與品質,提升客戶佳的競爭利基。

公司願景

成為汽車工業最佳合作夥伴

經營理念

人性化管理 
品質向上 
顧客滿意

更多資訊:http://www.yacenter.com.tw/

e化重新整合佈局

  亞生特在2002年已導入鼎新Smart ERP,在歷經十年後考量公司未來發展,開始評估兩種改善方案,第一種是將原Smart ERP升級到最新版本,第二種是直接購買WorkFlow ERP並且重新導入ERP,重新規劃編碼原則以改善先前編碼不足的問題。2014年公司E化著手重新佈局,在楊逸翔特助總籌下,整理出日常作業經常遇到的問題,例如:原先使用小型HR套裝軟體,每個月計算薪資、統計加班時間及比對資料花費很多時間,希望加速作業時間。另外紙本流程若需簽核至總經理,因為總經理經常不在辦公室,往往需要等總經理回公司才能簽核。當時亞生特公司剛好聘請的資訊人員張世銘先生,張先生之前有使用過EasyFlow系統,故建議使用鼎新EasyFlow系統,並搭配鼎新HRM系統,將人事表單紙本e化減少人工作業,並將簽核系統帶入公司日常作業。因此2014年亞生特購買鼎新WorkFlow ERP、EasyFlow、HRM系統,公司內部並組成專案團隊,由楊逸翔特助擔任專案負責人,帶領黃美娟課長及張世銘先生導入系統。

  楊逸翔特助表示以公司管理角度來看,希望藉由導入EasyFlow電子簽核系統提昇人員作業效率、減少紙本作業,並希望搜集資料及分析會更輕鬆方便,以往紙本報表要轉成電子檔需人工手動輸入,曾經發生資料錯誤及重複輸入的問題。因此開始導入人事表單走電子簽核時,現場單位由組長填寫請假單、加班單,間接單位則由員工自行填寫,內部導入過程中,員工上班、下班、計算加班刷卡需要按指紋機,員工一開始對於刷卡機產生的數據還是不能完全信任,尤其現場直接人員的單據是由組長輸入,現場人員私下會自己另外計算請假及加班記錄,但在導入系統推行約半年之後,因為事後比對資料都是正確無誤的,使用者現在已相信系統呈現的數據是準確的,不會像以前計算加班費還需要花時間除錯,現在組長輸入加班資料,系統就會自動擷取刷卡資料做比對。

  亞生特原先ERP已使用多年,以往ERP系統產出的憑證,都要列印憑證紙本全部單據都簽核到總經理,若遇到總經理外出不在公司,又有請採作業急待簽核,採購人員都會很緊張,不知道到底可不可以發單,必須先打電話詢問總經理可否先下單。導入EasyFlow系統以後亞生特將金額納入核決權限辦法,由總經理制定標準依金額走核決權限,達成一定金額才會送至總經理簽核。不僅加速簽核時效,也節省了許多紙張列印量,以往一天至少需要列印100張採購單,現在送簽不再需要列印,簽核完也不需列印,搭配列表事務機直接傳真給廠商,因此節省紙本且作業更為順暢方便,平均單據在1~2天都會簽核完成。

  另外ERP退料單也走電子簽核,主要原因為解決以往發生現場人員跟品保的紛爭,曾經發生退料單據遺失,品保表示沒有拿到要退料的單據,現場人員又說有提供單據,所以針對此問題設計退料單簽核流程,以流程一關卡一關的方式,流程送至品保簽核後即代表簽收,並且也可以追蹤退料物品的處理進度有沒有如期完成。 
目前ERP整合單據,已上線使用請採、進貨驗收、退料、庫存等......單據。

表單代號

表單名稱

WEIMOC04

退料單

WEIINV01

庫存異動單

WEIPUR06

請購單

WEIPUR02

採購單

WEIPUR05

採購變更單

WEIPUR13

進貨單驗收

 

  亞生特內部在導入EasyFlow系統期間,也透過教育訓練方式,引導簽核主管每天早上固定時間收簽核通知Mail,或者主動登入EasyFlow系統查看是否有待簽核單據。總經理平常使用電腦主要只做收發EMAIL,且總經理跟業務經理經常在外面,因此習慣直接用手機APP簽核,若人員有急單,會用電話聯絡總經理就可以立即簽核。業務在外面也會用APP查詢材料料況,若在客戶端就可以直接查詢ERP庫存。

  另外亞生特也導入鼎新ISO文件管理模組,統一控管TS16949的文件,目前已放置前三階文件,2017年待TS16949版更,文管人員會將文件編碼原則再調整成更有邏輯性,屆時後續四階表單也會放入系統,提供給使用者單一查看文件的窗口。亞生特公司目前整體E化使用鼎新WorkFlow、EasyFlow、HR、SFT系統,EasyFlow系統目前也可支援Chrome瀏覽器執行,對使用者操作上更為便利,未來後續也在規劃再將客訴8D導入系統。


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