宏櫂實業大刀闊斧直擊庫存問題

不只品質最好,交期也要最快!

文:周敬傑

宏櫂實業

作者:鼎捷軟件 | 發布時間: 2018-10-26 09:46:00

企業流程管理 進銷存管理

公司發展勇往直前,體質改善內化控管機制

  宏櫂實業股份有限公司成立於2007年,從母公司利保國際獨立出來已近十年,當時秉持著精益求精的精神,為了專注推動環保及無汙染環境,於彰化縣和美鎮成立了「宏櫂實業股份有限公司」,主要從事生產TPU淋膜貼合及熱熔膠膜相關產品。這期間投入了大量的研發與嘗試,最終開發出以功能性強、品質穩定的特色商品。秉持著創新、環保、永續經營的企業文化,宏櫂以穩定的品質,專業的態度及謙虛的服務理念來贏得客戶的信賴。

  宏櫂所生產之TPU薄膜及熱熔膠薄膜產品具有優良的物化性,耐磨、耐候、環保無毒可回收分解之特性,廣泛的應用在運動器材、紡織品貼合、服裝、鞋材、袋材等各種產業。目前更積極開發各式複合材料及無車縫衣物適用之熱熔膠膜,以及防水膠帶(單層、雙層、3層)與裝飾膠膜系列。而其獨有的彈性膠種,具有彈性好且輕薄的特性,可用於各式運動服飾、彈性內衣、護具、手機/MP3臂帶等多項產品。

  隨著發展不斷擴張,內部的企業體質、流程控管的機制卻逐漸的跟不上公司的發展;各部門之間缺乏整合性的資料交換,經常使用大量紙本作業,衍伸大量資料收集的重工問題,種種狀況造成行政效率不彰,且不同人員之間的資料查詢無脈絡可循;另一方面,倉庫空間的不足與各種成品的性質接近、外觀近似,開始浮現出倉庫料帳不符的狀況。

  面對公司成長必經的陣痛與長考之後,總經理決定導入管理系統,一舉面對跨部門整合與庫存混亂的狀況。正因為這樣的因緣,促成了宏櫂與鼎新的合作。由於過去沒有ERP系統,各人員獨立打單,甚至報價單就有多種格式;庫存帳則由倉管獨立控管,但業務出貨時沒有與倉管對點,也間接地影響了庫存的準確性。再者,資料欠缺整合性的串接,無法產出正確的管理報表,也無法作為經營管理方針的參考依據。

  有鑑於塑膠產業變化大且機動靈活,高層深知改變是必須的,因此決定迎向挑戰,全面導入系統。考慮鼎新於塑膠行業多年的深耕,產品整合性完整,且面對各種產業特性,皆有多樣、完整的解決方法。因此選擇鼎新Workflow ERP作為全面導入的系統,希望透過鼎新系統,讓企業流程更順暢、資訊更即時、報表管理更迅速。


管理挑戰

  • 舊ERP系統於流程間無卡控機制,造成許多人為錯誤。

  • 產出報表不正確,無法作為經營管理方針的參考依據。

  • 品號編碼不明確,餘料(混料)難以管理。

  • 跨部門之間的資料整理大量,重複登打的狀況嚴重。行政效率不彰

  • 成本計算費時耗工,各部門提供的單據又必須花大量時間查核。

  • 庫存管理困難,各物品間相似性高,容易混用,引發交期延誤、客訴問題。

導入效益

  • 補足過去流程的缺口,更導正了許多錯誤流程。

  • 重新制定品號編碼原則,有效歸類不同的半成品,倉庫管理更明確。

  • 利用批號管理,輕鬆做到產品溯源及品質監控,有效減少客訴案件。

  • 聯產品入庫及成本分攤流程,節省成本結算時間,計算結果更精確。

  • 所有相關異動單據串聯在一起,查詢歷史資料更迅速有效率。

  • 流程控管嚴謹,訂單準交率逐月提升。

  • 透過精進使用ERP報表,及時調整管理重點。

  • 使用者更謹慎完成自己的工作,提升工作順暢度及正確性。

  • 庫存準確率大幅提升,庫存查詢輕鬆有感,出貨不用來回往返現場確認。


釐清痛點,導入過程對症下藥

  深入了解宏櫂的痛點後發現,先前內部流程,部門間缺乏卡控機制,造成許多人為錯誤,連帶影響資料的正確性。而資料不正確且零散,使製造報表費時耗工,且報表不正確,主管也無法從中獲取有效的管理資訊;也讓主管在作各種政策推廣時,欠缺足夠的資訊參考。因此在本次的導入過程中,宏櫂特別強化各流程間的串接,特別是各單據的簽核、稽核機制,有效排除了人為錯誤的機會;同時,各流程的SOP皆經過十分仔細的流程討論,明確訂立執行細項,除了補足過去流程的缺口,更導正了許多錯誤流程。

  當然,導入初期因為系統的從無到有,各種資料收集百廢待舉,宏櫂也歷經了一段陣痛期。人員必須投入大量時間進行基本資料整理、熟悉系統的欄位對應,並經常召開內部會議討論調整方向。而最大的改善莫過於品號的重新編碼與整理,原先品號原則歸類未經討論,制定者與使用者的想法不同,並且對半成品(混料)的編碼亦無制定,造成庫存管理困難。透過品號編碼原則的重新討論,有效歸類不同的料別,倉庫管理也更為便利,生管對此感受最深:「導入前每次都要去現場確認尚有的膠粒混料,一方面查詢資料不方便;另一方面也發生過投錯料(不同混料會有不同的配比)的狀況。導入後將混料納入品號,一品號一品名,查詢資料方便多了,也大幅減少了各種混料的庫存。」

庫存管理難題,直接擊破

▲宏櫂啟用系統品號標籤列印作業。入庫的同時,即將各捲膠帶的身分證產出,直接排除抄錯跟漏寫的問題,也一舉解決成品外觀過度相似、容易出錯的問題。

  另外,由於宏櫂生產的物件為膠帶為主,各捲膠帶之間無明顯差異,但是出貨時又要載明各捲膠帶的重量、長度,在庫存的管理上令人傷透腦筋。導入Workflow ERP後,利用批號管理功能,讓每一捲膠帶都有了自己的批號,而利用批號中的幾碼,更直接地呈現了該捲膠帶的長度,讓每個人在查詢庫存一目了然,客戶需要100碼的,人員就快速地確認長度為100碼的批號有幾捲,立刻就能回應客戶。使用批號管理,不但能記錄每次生產的成品批號,連該成品領用的原物料批號都清清楚楚,輕鬆達成產品溯源及品質監控;後續能針對問題批號深入了解原因,並幫助對症下藥,有效減少客訴案件。
    同時,為了提高人員的工作效率,並減少人員登打造成的誤差,宏櫂啟用了系統的品號標籤列印作業。入庫同時,就將各捲膠帶的重量、長度進行紀錄,並且直接地透過系統產出標籤;入庫的同時,即將各捲膠帶的身分證產出,直接排除抄錯跟漏寫的問題,也一舉解決成品外觀過度相似、容易出錯的問題。而解決了料帳不符的狀況,最有感的則是業務同仁:「現在的庫存真的是可以相信的,找貨品也是系統說他在哪邊,東西就在哪邊,打單時快多了,也不用跑現場另外確認。」

『有感』整合,效益顯而易見

  而讓大家一致認同最『有感』的變化,其實就是系統的整合。系統中前後單據的串查功能、跨部門的資訊整合,是大家最認同的有感變化。成會人員說:「過去計算成本的時候,要耗費大量的時間核對單據,甚至是要更早開始請人員整理相關資料;現在有了系統,所有資料都在系統上,算成本變成只要確認該補的單有沒有補齊,而不用費時檢查。」雖然導入系統之後,增加了內稽內控的各種流程,但行政耗費的時間減少了;查詢資料、製作報表更加迅速有效率!

  目前宏櫂塑膠已穩定上線,流程的重整提升工作順暢度,各單位使用者熟悉了各種狀況應該要怎麼處理,各部門的權責也變得明確而清晰。特別的是,宏櫂後續仍持續召開會議,促進大家集思廣益更廣泛使用各種報表,也讓宏櫂精進更多的管理議題。此外,部門之間的配合度更高了,像是訂單準交率逐月提升、銷退件數下降、成本結算每月10號前完成、透過報表及時調整管理重點...等,都是透過系統並整合各部門而達成的效益。

後續期望,更上層樓

  後續e化的期望,除了利用標籤上的條碼達成更快速出貨、或者利用盤點機快速地完成庫存盤點外;也希望透過系統資料的整合,作為原料採購的參考數據。透過系統化,精確的原料採購、生產排程推算,縮短交期,讓宏櫂不只品質最好,交期更是最快;在鼎新的協助之下,經由管理的持續精進,讓這些目標能夠更快速且有效的達成,讓宏櫂能夠大步成長邁進。

▲不只品質最好,交期也要最快!宏櫂實業大刀闊斧直擊庫存問題;
精進管理讓管理目標能夠更快速且有效的達成! 

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