睿澤 善用財務分析數據力 提升接單競爭力

文:王齡翊

睿澤企業

生產製造管理 應用價值 商業智慧

        香味,不僅使人愉快,更有提振精神的功效!
        靠著「香味」打進世界版圖的睿澤企業,雖已成立超過二十年站穩國內龍頭地位,但礙於無法掌握生產進度及資金流向,使銷售業務推展計畫難以突破。
        為了跨越這道門檻,遂跟隨CEBIT 方法論的腳步,訂定「縮短結帳天數」、「降低存貨金額」兩大達成目標,經深化實施贏得更優渥的產品毛利…

用視覺、嗅覺、觸覺 體驗令人愉悅的MIT芬芳

        

「我們知道香水和香味!」成立於一九九六年的睿澤企業(Aromate)是香料工業中的菁英份子,為國內最大的汽車空氣清新劑和香水產品的出口製造廠,總部和現代化的生產設施都設立於台灣,但MIT產品卻以九十%外銷為主,除了歐美,在不易打入的日本市場也成功佔有一席之地。

        睿澤視毛利率為最重要的營運目標,其次是營業額,故在國際外銷為營運主力的前提之下,非常依賴即時正確的數據分析市場戰略。為求即時提供前線可持續銷售的資源,睿澤已成功將硬體資源整合集中,致力滿足開發、設計、製造到銷售的一條龍作業。不僅成立研發部門,致力研發「味道」,更注重人才培育,培養工業設計專才,以趨勢領導者之姿升級產品包裝、瓶身、造型等生產工藝,不斷地推陳出新芬芳產品。

        可惜的是,過往庫存不準、資訊不透明,以致庫存過高甚而產生呆滯料;無法正確供料,以致停工待料、人力閒置,產能利用率不佳。睿澤企業總經理 黃祺娟表示:「好像只能感覺到有獲利,卻不知道真實成本是多少?什麼費用是可以節省的?更不清楚資金如何更有效分配?」

        結帳天數長、營銷成本精準度不佳…種種原因交錯影響公司的銷售計畫及業務拓展方向,更成為拉低產品毛利率的元兇,因而讓睿澤燃起變革的決心。二○一二年起,睿澤就與鼎新合作陸續導入Workflow 進銷存系統、SFT廠區追蹤管理系統、BI商業智慧、HR人事薪資管理系統、eKB電子看板、CRM客戶關係管理系統,當時的軟體應用主要以梳理流程、改善人工作業,提升工作效能為方向。

        由於內部仍存在其他管理瓶頸,因此睿澤曾經尋求管理顧問協助,礙其服務無法讓實務作業結合資訊應用致使無疾而終;直至二○一六年與鼎新團隊再次攜手,透過CEBIT 手法幫助釐清管理盲點,使現況有了突破。

精進管理專案全面啟動 先診斷再設定目標

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睿澤企業總經理 黃祺娟

        「我對系統並不了解,但是我知道我要的是什麼。賺錢不是憑感覺,客戶的好壞也不是憑交情,都是有憑有據的。」黃祺娟堅定地說。

        儘管擁有好的硬體設備、策略規劃能力,若缺乏有效工具支援,仍紙上談兵。黃祺娟認知,現已不是靠人力做事的時代,滿足硬體設備後,緊接著要加強軟體支援,包含人員的培訓以及系統的整合,並能逐漸形成制度引領傳承,這是未來二十年想要看到的突破與改變。她也提到,現今企業的營運方向勢必朝向工業4.0走,也就是整合系統與生產設備的智慧管理模式,借力使力與豐富經驗的夥伴共創完成。

        黃祺娟全力、全意支持本次精進管理專案,並由睿澤執行副總 龔有為親自主導,他站在這次的精進管理專案角度表示:「這次是一個將策略結合資訊化的專案,最大的差異是,非直接從作業流程切入。現在最重要的是讓生產管理跟銷售取得平衡,才知道哪些產品適合快銷,哪些產品能為公司賺進最多毛利率!」

        在了解睿澤業態與系統化的管理診斷後,鼎新顧問團隊啟動「CEBIT精進管理專案」,將「縮短結帳天數」、「降低存貨金額」定為專案目標;透過專案輔導,以即時掌握經營資訊、提升存貨週轉率為努力方向;並分別歸納重點改善項目(「縮短結帳天數」重點改善項目有:生產資訊、庫存資訊、財務資訊、異常排除;「降低存貨金額」改善重點為:原料、物料、成品及重點監控),經深化實施應用,逐步解決當前管理瓶頸,達成目標效益,提升應用價值!

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人事物價值移轉 產生連動效益

        針對專案設定的「縮短結帳天數」、「降低存貨金額」兩大提升目標及改善要項,需依賴多部門間,如資材部、財會部、生產處等部門的相輔相成。

        龔有為承襲公司「轉念.轉變.轉型」的精神與文化,親自參與每一次的重要指標跟里程碑會議,向下貫徹執行、把控進度,確保執行效果。

        對香精產業而言,同樣一個香精味道就擁有多樣類別。專案啟動前,庫存數量不準,單據也缺乏即時性,一直以來,作業人員都是用毛需求計算物料、用經驗來判斷需求,致LRP沒辦法執行,庫存管理不善引發單支庫存的壓力。資材部副理 陳怡君分享:「我覺得最大的效益與改變就是,因為庫存正確性提高,產生更多連帶效益。」

        新增「物控」職能、增加存貨監控因應流程,對資材部而言是一大亮點。運用物控、生管應用管理報表【呆滯分析表(ERP)、庫齡分析表(ERP)、產銷量值表(BI)】協助製令齊料檢視與追蹤,快速掌握存貨供給、需求,每日、每週異常檢核;若來料不及,則能提早通知生管變更排程;另導入條碼加快製程移轉與工時回報的正確即時性,增加人均產值。

        生產處代協理 張真豪接著說:「每次都要跑去現場才能查詢庫存量,而且資訊還不一定正確…,時常延誤生產製程及進度,實在難以承諾交期。」現在可以馬上透過訂單交貨資訊統一平台查詢,包含成品出貨跟催、製造排程調整依據、訂單準交率分析;因應託工件,調整BOM斷階邏輯,可連續委外走製程不斷階;另外,從原先的大排程已落實到小排程和廠內溝通,交期因而開始縮短,得滿足客戶承諾。

        張真豪特別提出:「期間顧問除了著手導入作業,更不吝幫助我們釐清一些管理的邏輯與觀念。」在在呼應,這個專案已經不僅僅是單純的流程梳理,而是將管理議題、管理細節一併納入考量評估的應用價值專案。

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善用財務分析數據 持續獲利成長

        專案執行過程與各部門運作息息相關,當庫存與生產管理改善後,結帳品質自然提升。財會部副理 湯美秋回憶:「專案啟動前,實在有很多無法想像的問題。例如,製令已經結案,工時卻還沒統計完成;產品出貨後,採購單才事後追捕…,問題由上而下全部累計至月底。

        現在不但如期結帳、產出財報又兼顧結帳品質,不用額外花費時間查工時、漏領料、核對帳務,處理製令結案跨月結…等,減少許多無效成本,這是部門最顯著的效益!」

        湯美秋接著開心分享:「以前連結帳時間都來不及,不可能做額外的分析。現今,每月五號一定產出財務報表,且能有足夠的人力、心力,著重於管理分析。財務分析時,可提供正確的毛利資訊、同期比較…等重要數據給經營層做為決策參考;省下來的作業時間,還得以分配人員去做一些額外訓練。」

        龔有為回憶導入初期緩緩說道:「原先開了一個Line 群組,請各組匯報每天情況,剛開始我相信,大家都是被動性的。但慢慢的,我發現從原來的討論、解決問題、跟催,變成主動回報進度,且每個人做事的腳步變快了,可明確看到專案的進展。」

        導入期間,顧問也另外提出日常流程改善建議。搭配每日系統報表快速檢核,即時解決異常,而非全部集中在月底一次性處理。湯美秋也打趣地說:「如遇結帳日,佳純顧問比我們還要緊張,假日還隨時關心、積極致電詢問。不過,可以從此看出她負責任的態度及貼心的服務,真的很感動。」

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這是一場沒有終點的戰役 價值服務能量持續擴散

        「每個月五號結帳後,我就能夠看到財報,得知上個月營運情況,不只是業績、庫存周轉,連收款天數都能夠及時地了解。在國外推展業務,也能明確知道哪一個區域、哪一種品項獲利最高;能立即決定備貨後援部隊或銷售團隊的因應方式。」談到看得見的有感效益,讓黃祺娟露出滿意的笑容。

        她接著感性地說,最出乎意料的是顧問的貼心:「佳純對我們公司的情況可能比我們自己人更了解,她站在睿澤的角度,從每一個流程去了解,額外給我們建議。整個專案執行下來,我發現除了公司本身要有決心,搭配團隊的投入程度也相當重要。」

        其實,睿澤不乏從二十年前創業起即入職到現在的資深員工,而且早期都是一些二度就業的媽媽,所以「抗拒」是預期的挑戰。但黃祺娟認為,這不是阻力,反是助力!當資訊力與資深員工的knowhow 疊加在一起,很多事情就不會只是憑著感情跟感覺,而是有量化的指標協助更精準判斷。

        雖站穩國內香水產品外銷龍頭,仍希望成為「亞洲第一」的空氣清新劑供應者,至今仍衝勁十足。經由「CEBIT」精進管理專案,系統資訊已成為睿澤營運管理的重要依據,使資金週轉壓力大幅降低,毛利提升。但由於睿澤是製造業,更是一個一直在國際行銷方面琢磨的產業,從過去二十年累積至今的人事物都非常珍貴,如何把這些資料變成一個資訊,而且能夠協助公司做判斷,相信這是未來可以透過BI商業智慧整合完成的任務之一;從每一個數據,指引正確的前進方向,最快速的降到期望目標。

        此外,成立觀光工廠將是睿澤另一個轉變的開始。龔有為表示:「除了體驗、樂趣也包含銷售服務,所以未來也會需要系統的支援。」並強調,睿澤本來就主攻外銷市場,所以未來的觀光據點可能不僅限於台灣,隨著銷售據點走向國際化都在計畫當中,軟硬體的整合也將更趨多元化。

        在價值服務能量持續指引營運戰略方向的歷程中,睿澤將持續透過管理指標的監控、分析和檢討,達到內控預警和經營優化的目標,藉由外銷版圖擴大與獲利,站穩世界舞台,開創亞洲第一香氛奇蹟。

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