德騰企業配合法令規範,輕鬆達成溯源管理

文:蔡妮芸

德騰企業

進銷存管理 財務會計管理 食安管理

為求客戶服務至上,內部流程體制先改善

  德騰企業有限公司成立於1978年,營業項目主要以農業暨環境衛生用藥為主,成立至今一直秉持著『專業品質、研發創新、用心製造』的經營理念,透過銷售管道,最終服務台灣中南部的農民,因此更是重視現今的農業發展,開發更多農藥,並提供更優質產品,以迅速負責之態度服務客戶的需求。

  德騰企業主要提供各類農藥與肥料,以雲林西螺為中心,服務至週遭鄉鎮的多家經銷商、農藥行及農會,因應農業生態有著季節不同,所需農藥肥料也有所不同,為了配合農業特性,迅速、及時的提供各類農藥肥料,就成了德騰最重要服務特質。進年來又因政府新的政策,必須做到農藥的流向管制,便於追查農藥來源於去處,此政策發佈時,引起許多農藥販售業者的反彈,原因不外乎是沒有合適的因應工具來執行,以2014年的數據來看全台灣農藥販售業者約3600家,僅有600家「電腦化作業」,所以資訊系統更是必要的工具。

重整企業流程,資訊斷層重新接軌

  德騰企業的業務群每日在外不停於各家經銷商、農藥行及農會奔波,為求快速,僅以紙本填寫訂單需求以及出貨量,或口頭告知辦公室人員,無法完整保管訂單資料,若有訂單量未達交,除了業務自己能掌握,其他人皆無確切資訊,採購也無法得知正確補貨資訊,資訊出現斷層。又因服務至上的方針,業務都盡所能的控制接單到出貨僅一天之差,若貨源不足,或無法及時回到公司倉庫載貨,就會先跟經銷商調貨。

  為了達到服務與系統資訊能一致,打破原有較無規章的作業程序,大膽調整訂單到銷貨的流程,著重於資訊同步與正確性,重新要求業務的紙本訂單撰寫內容要詳細明瞭,辦公室人員按照紙本訂單資料,完整建入系統的訂單當中,後續也以系統的銷貨單產出憑證,確保出貨數量與存貨計算正確,連帶後續對帳時,也可以更加明瞭輕鬆的完成,減少錯誤狀況發生。

  業務若在外跟經銷商調貨,也需回饋辦公室人員執行系統的借入流程,紀錄借入與後續歸還或轉進貨的狀況,不但利於追蹤,也可以做到後續帳款的處理。

上有政策下有對策,流向管制輕鬆面對

  因應食安風暴層出不窮,農藥殘留超標更是長久問題,政府提出農藥流向管制的政策,用於追蹤農藥使用者與用途,以及農藥來源追蹤。政策ㄧ出全台農藥業者反抗聲音此起彼落,反對的最大原因就是因為無法確實紀錄來源與去向。德騰企業在此時選用了鼎新的SMART ERP,為了達到農藥追蹤,導入批號管理功能,不論進貨或出貨,都詳細紀錄批號資料,後續批號的異動追蹤就輕而易舉。

  雖然看似導入批號管理功能就可做好流向管制,但導入過程中,問題其實不停浮出,例如廠商提供農藥批號的時間點,並不完全跟進貨時同步,所以進貨當下常常無法得知批號,就算直接查看農藥外包裝的批號,也因為每次進貨數量太多,人力也不足,根本無法一一紀錄。不過德騰企業的小老闆決心做好流向管制,所以最終以強硬態度要求供應商出貨時,就要附上出貨的批號資料,來完成後續進貨作業。

貼近企業需求,重整流程也建立使用者信心

  輔導初期,可以感受到使用者對系統的擔憂與抗拒,因為德騰的所有進銷存的相關單據,皆由三位會計小姐負責建立,因此一人多工的狀態下,還要花時間接觸新的資訊系統,難免有抗拒之心。

  為了排除使用者抗拒的狀況,梳理流程時,不停與使用者討論,了解德騰實際的狀況,調整出最簡易輕鬆,但又不影響資訊串接的流程,讓使用者感受到導入新系統後作業流程是更清楚簡單,而非複雜的難題。上線後使用者也對流程輕鬆掌握,從沒出現對已定義好的流程有異議或不確定的聲音。當然使用者上線前也非常認真的去習慣新的流程,以致於上線後快速上手。

  而小老闆也非常認真參與整個輔導過程,掌握了所有專案成員的狀況,並且一起了解使用者對過去公司內部作業流程的意見,小老闆樂意接收這些意見,並針對這些問題做改善。因此整個輔導的過程,抓出了許多小問題點,而我們也一同擊破。

效益顯著,滿意度提高

  德騰企業針對這次專案產出的效益,相當滿意。而針對此次專案達到的最終成效,最顯著的莫過於『庫存的準確率』及『批號溯源完整』。

  過去德騰在舊有系統中,對於庫存的控管非常鬆散,且經常後補單據,無法即時回饋存貨進出的資料,為此我們訂定出合適的流程,加上系統的ㄧ些控管設定,讓庫存準確率從60%提升至90%;而批號管理的功能,提供德騰在所有進出貨作業中,記錄農藥批號的流向,不必像過去一樣,還需由專人花上好幾天時間來補齊整個月的資料,且最後靠著批號相關報表,就可快速產出提交政府的流向管制文件,克服掉農藥販售業的最大難題之一。


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