以商業智慧BI貫通產銷資訊,提升企業效率與彈性

多維度分析有利精準訂價與評估決策

文:唐可欣

全通科技

商業智慧

全通科技簡介

  全通科技股份有限公司(Trend Tone Imaging, Inc.)設立於1990年,為永光集團子公司,廠區位於台灣新竹科學園區,是世界前三大獨立碳粉研發製造公司。引進全球最先進的自動化生產設備,研發製造的兼容碳粉適用於全球知名品牌複印機及雷射印表機。

        全通目前以開發彩色多功能機及高速雷射印表機之碳粉為主要目標。現有產能6,000噸,因應未來市場需求,將繼續增加生產線。


管理挑戰

  • 找出維持業界領導優勢的管理方案。

  • 因應市場快速變化的及時管理辦法。

  • 如何快速報價以提高訂單成交率。

  • 更細緻化的行銷管理策略。

導入效益

  • 利用方針計劃設定明確方向,全面進行產銷提速。

  • 更快速的反應與統籌生產,才能滿足客製化小量多樣需求。

  • 多維度分析有利精準訂價與評估決策。

  • 財務全方位精細管理,銷售緊抓毛利率,依客戶別產品別實績調整策略。


利用方針計劃設定明確方向,全面進行產銷提速

  全通科技是少數具備獨立研發生產能力的碳粉廠商,十年前已率先從單色轉入彩色碳粉領域,成為華人區域首屈一指之生產開發公司,甚至創下開始獲利後,業績從未停止成長的驚人紀錄。

        「原本我們主要的競爭對手都在日本和美國,但這三、四年來,中國廠商如螞蟻雄兵般崛起,70家同質工廠中,約一半以上是中國國營企業,無論是來自中央還是地方,他們背後擁有豐富資源、造成激烈競爭,也開始讓我們的成長遇到一些難度。」全通科技總經理邱桂英博士認為,全通要維持領先地位,必須從精進管理下手,以數字分析出獲利的關鍵跟缺口,確定產品跟客戶端的策略後,進一步調整經營的方針。

        「為了蒐集更詳盡的資訊,所以去年導入了鼎新TIPTOP ERP系統;而要將所有資訊連貫起來深入分析,則要依靠鼎新商業智慧系統BI。」邱總經理說:「我們當初遴選資訊系統的時候,也研究過像SAP或Oracle等國際知名廠商,後來則因為『規模』符合而選擇鼎新,不希望『穿不合身的衣服』而衍生成本或時間的浪費。」

        導入銷售和財務模組後,最明顯的效益就是「不必再利用假日加班做報表」了!七人團隊的財務處雖然人力充足,但以往每到了月底,還是必須加班,才能滿足主管對於分析報表的細部需求,總經理表示:「導入商業智慧BI後,很多人工報表變成自動化,業績的績效也比以前清楚多了,員工可以準時下班,同時兼顧工作與家庭,大家都受益。」除此之外,全通也在導入前先規劃藍圖,把BI的火力瞄準在產能的改善上,從監控準交期到強化接單排程能力,先解決總經理口中「天天被訂單追著跑」的問題,同時達成每年6,000公噸的目標。

更快速的反應與統籌生產,才能滿足客製化小量多樣需求

  市場競爭帶來最大的挑戰是交期與產品的多樣性,全通營業處朱君正處長甚至打趣形容:「我們不是規劃生產,而是做大量客製化!」一年出貨三十餘萬支卡匣中,可能一筆訂單僅有三百多支的量,還要面對中國出貨規格縮短至next day delivery的壓力(台灣現在是next week delivery),除了過去以事前備貨應變,更需要的是對物料妥善的分析計劃,才能以最佳的成本考量得到最大的利潤!對此,副總經理黃冬生先生認為,在現在這種訂單變動非常大的時代,唯有建立好MPS串接MRP的管理,才能隨時掌握未來的一舉一動,他在專訪時笑著說:「最重要的是,我們的財務在使用鼎新的系統之後,去年賺的錢就比前年多了!」 

        以往各單位沒有共通的分享平台,好比將資訊分別收在自己的抽屜之中,需要時只能靠人工查詢回報,浪費許多反應與溝通的時間;現在藉由商業智慧BI的報表,可串起訂單的接單、庫存(庫存是否足夠)、排產(何時入庫、何時出貨),只要有權限,所有資訊全部一目瞭然,更能使資源做最有效的運用,避免生產過剩或不足。

        全通鄭智友副廠長在接受訪問時表示:「導入商業智慧BI前,訂單與派工都是人工進行控卡,生管先將訂單上各種品名及規格寫到excel裡,再分配給不同的負責人盤點,開立工單派工時,再將有開過工單的一一劃掉;現在只需要打開BI,這些資訊便盡收眼底,比如我接了一張訂單,裡面有十個品項,其中哪些品項已經開過工單,資料就會自動報告入庫數量及時間,甚至是那些品項還未開工單也會回報,輕鬆做好防呆機制,不會發生都要出貨了,工單卻沒有完成的人為錯誤。」

        商業智慧BI報表可設定E-mail自動派送,鄭副廠長說:「每天早上打開E-mail信箱就可以收到BI自動派送的『各工段入庫量』報表,讓我們及時掌握生產進度,非常方便。」省去進入TIPTOP ERP查詢的時間,提升工作效率。

依訂單交期彈性分配生產狀況,有效運用共用料、存貨

  依照訂單交期彈性分配生產狀況,讓共用料、存貨可做更有效運用,碳粉前段製程分為押出與磨粉,磨粉後便是半成品,也就是共用料。最後經過混合段就會形成不同的成品,這就後段製程。鄭副廠長解釋,雖然報表看的是成品,但BI也可以往前推算、估出半成品的用量,所以除了節省掉人工計算的時程,更可在每日接收新訂單時,統籌生產共用料,掌握庫存狀況,快速回覆交期。

        另外,全通科技藉由倉別呈現精準的庫存,用商業智慧BI將其細分為原料倉、成品倉、半成品倉、合格倉、不合格倉、試作倉和呆滯倉等分類,以圓餅圖的形式在會議上呈現,方便觀察與檢討,除了增加對存貨的敏感度,還可有效控管庫存成本及庫存周轉天數。

多維度分析有利精準訂價與評估決策

  身兼研發與銷售大任的營業處黃建勝副總,認為商業智慧BI所提供的多維度分析,有利於精準訂價:「我們的營業人員,常常被報價追著跑,一天到晚來問可不可能賣更低價;但除了顧及產品的價格競爭力,我必須先用毛利把關,多方考慮銷售量、銷售毛利、產品別、客戶別、區域別等重要因素,找到利潤的平衡點,這點BI對我有很大的幫助。」另外,黃副總每週也要定期追蹤寄售與獨賣的產品,因為品項非常多,各有其不同的數量跟時間限制,若沒有報表工具協助,很難知道是否有在限期內達成目標,現在逐漸習慣使用BI報表,甚至可以比客戶更了解銷售量,若銷量不能滿足時,在取消獨賣的決策上也更有依據。

        全通財務處彭月螢經理也認同商業智慧BI所帶來的精細管理,除了節省大量的報表製作時間,她覺得使用多維度分析最大的好處,是可做到像客戶別、產品別甚至是包裝類別等更細緻的毛利評估,是以前大項分類所無可比擬的。最近全通也將應收帳款加入定期派送的報表中,可看到未來兩週的收款客戶與逾期應收(超過15天)資訊,除了有提醒業務催帳的作用,還可讓財務人員了解近期現金的流動狀況。

        彭經理最後補充:「導入鼎新TIPTOP與BI系統後,存貨控管也有可見的進步,以前用excel做的報表,很難達到目前的細緻度,現在可以馬上知道兩年來未動呆滯品跌價的狀態,甚至可與進貨原料、市價售價一同分析比較。」

財務全方位精細管理,銷售緊抓毛利率,依客戶別產品別實績調整策略

  全通財務處溫秀榮副理比較商業智慧BI導入前後的差別,認為BI的分析報表聚焦了管理細節,可以用不同的角度抓住銷售趨勢,快速找到致勝關鍵:「像是可以輕易抓出產品別、客戶別與區域別這三大主軸,再分出二期、月或季的資訊,甚至可再往下展開細項的料號、品名等。」這些資訊比以往ERP產出的明細資料,更利於分析與決策,而且可依當下的需求靈活篩選或更換維度,提供多面向的統計數據,大大的加快企業的反應速度。

  除了銷售量與金額的統計外,全通也把管理放在毛利率上,藉由BI具備多維度與計量之功能,編製出所有客戶之單月與累積月的銷售量、金額與毛利率之BI報表。每個月報表一擷轉出來,業務人員透過這支報表可以清楚知道自己所負責客戶之銷售量、金額與毛利率。並藉由這些數據了解是否有某些類別的產品或客戶有銷售數量越多毛利率不佳的情形。從產品別、客戶別的角度,找出利潤的缺口,讓相關單位調整自己的策略。」

串聯與整合各部會營運資訊,團隊齊心提昇智慧化管理

  訪問的最後,由鼎新電腦李珮綺顧問說明導入規劃與過程,她表示,原本只計劃在財務端與銷售端做重點式分析,但全通資訊部張惠雯副理秉持著追求卓越的精神,在導入時陸續盤點出生產製造的需求,再三與顧問和廠區人員溝通,最後不但實現智慧工廠的目標,也協助鼎新交出了一張亮眼的成績單,效益之廣泛,是當初所始料未及!

  全通科技更利用鼎新營運監控模組做好內控,李顧問解釋,一般導入內控預警之後,會先設立異常檢核點,從例外管理開始協助改善流程,自動偵測回報哪些缺失正在發生,同時減少溝通成本的浪費。 

分析效益未來將觸及採購行政,成果可期

  行政處劉正雄副處長接受訪問時指出,ERP報表僅呈現條列式raw data,藉由BI有系統地萃取、整合,才能達到分析與決策輔助的最佳成效,像是今年方針管理,原料採購方面的目標就是下降2%,藉助BI工具,可快速知道目標達成狀況及每支原料的貢獻度多少:「重點是每個單位知道自己要的是什麼,全心投入與積極建議,才是向前邁進的關鍵!」

  從無到有、直至今日TIPTOP ERP與BI的成功上線,全通呈現出團隊追求變革與卓越的無比毅力,邱總經理表示,從導入的初期只有銷售與財務模組,再到後來幾乎所有單位的參與,讓全通實踐了從人工到自動化的智慧工廠管理,此外也感謝鼎新李珮綺顧問的大力支援、有問必答,將BI的效益成功地展現出來。


▲感謝全通科技邱桂英總經理及各處主管接受鼎新電腦訪問

更多案例

x