五崧捷運整合對帳沖銷流程 月結縮短10天

結合顧客供應鏈、需求鏈 提供全方位物流服務

文:馬新嵐

五崧捷運

企業流程管理

財務劉安然經理強調:「習慣要改。」由於業務範疇及服務據點廣泛,多點接單且單量眾多!對帳時,除標準的發票號碼外,尚透過系統提供各式對帳資訊;另外,款項能夠對應沖銷來源,快速產出報表,讓財務單位與管理單位掌握應收款項的現況。

─ 五崧捷運 財務經理 劉安然 

整合價值 提供全方位物流服務

  五崧集團創立於1984年,專注於深耕台灣高科技產業報關、運輸作業以及專業物流服務,並以價值的整合者(Value Integrator)自許。藉由此理念,五崧集團在產業競爭趨於全球化的同時,精準地與顧客供應鏈、需求鏈相結合,提供顧客專業的(Professionalism)、速度的(Speed)、安全的(Security)JIT零時差優質服務。即時透明化的物流流程,讓顧客提升績效,獲取最大利潤。因此,五崧捷運提供的不僅是運送貨物的服務,更是經過精心整合過的價值(Value)服務。

  五崧捷運自1984年的報關、陸運、空運至目前的全方位物流服務,在竹科市場佔有率達60%,在南科市場佔有率亦高達70%。而區外高科技產業所需要的全方位物流市場,也屢創佳績,不論是服務的顧客數或量,都急速成長。因應全方位的物流服務、配合往來廠商付款對帳習慣,並且配合現有金流資訊,更快速便捷的進行對帳沖銷,完成月底結帳流程產出報表,顯得越來越重要。

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▲即使定期轉入大量資料,系統作業處理速度也不延遲,應用上更不受限制。
線上簽核取代紙本作業;節省時間成本與手工錯帳問題,管理資金與逾期帳款表直接由系統轉出,
帳結天數縮短了約10天。左起五崧捷運ERP種子成員黃文麗、蔡瓊儀、李昱澄、吳碧玉、
鼎新顧問師馬新嵐、五崧捷運 蘇美芬財務課長、劉安然財務經理。


管理挑戰

  • 因應全方位的物流服務、配合往來廠商付款對帳習慣,並且配合現有金流資訊,更快速便捷的進行對帳沖銷,完成月底結帳流程產出報表,顯得越來越重要。

導入效益

  • 帳結天數縮短約10天!

  • 統合金流、訂單明細與沖帳作業。

  • 庫存資材領用、固定資產確實控管。

  • 簽核串接EasyFlow GP取代紙本簽核。

  • 管理用的資金與逾期帳款表可直接由系統轉出。


評估整體解決方案,選擇鼎新 ERP

  過去五崧捷運透過自行開發的系統讓各分點接單,資金系統由財務單位手動維護,不但耗時重複登打單據,總帳系統僅承接總金額,明細資訊需回到另外的系統中查詢,對帳上如有疑問核對不易。除此之外,缺少完整的資材管理、無法及時掌握料件庫存、固定資產僅由總帳會計自行控管,集團的資訊整合需耗費大量的人力與工時,亦無完備的檢核與控管機制。在集團規模日漸擴大的今日,系統的升級勢在必行。

  因五崧捷運主要業務範疇包含科學園區報關、海空運報關、保稅倉儲報關、內陸運輸服務,並統合上下游物流廠商,提供整合服務的能力。考量報關服務業需要依產品類別配合法規、拆分細項服務類別收費,並常有代收代付狀況,加上五崧服務據點跟著各大科學園區、港口,多點接單,單量眾多!對帳時,除標準的發票號碼外,尚須系統可彈性提供各式對帳資訊,包括通關類別、大小提單號碼、廠商參考單號、公司編號以及費用代號等等。

  除了接單特性,金流方面,五崧捷運亦有一套完整的配套方式,客戶依據對帳內容,定時、多筆撥款到指定的專戶,因此系統針對接收匯款、票據,以及款項對應的來源沖銷狀況,也要可以產出報表,讓財務單位與管理單位掌握應收款項的現況。

  在評估原有系統升級對應的成本,考量現況痛點和未來需求,加上之前已有使用鼎新EasyFlow GP電子簽核系統的配合經驗,五崧最終選擇了鼎新的企業整體解決方案與服務團隊,將接單、金流、帳務轉移到WorkflowERP 系統進行管理。

徹底分析流程,一次上線轉換的決心

  財務劉安然經理接受訪談時強調:「習慣要改。」過去五崧捷運的結帳與對帳沖銷仰賴財務人員的手動作業,耗時費力,且後續產出報表仍須大量的人為調整,即使與銀行單位已有串接配合,但完成結帳都已過次月中旬,未能盡享資訊化的優點。

  有賴資訊課長邱安台先生與開發人員梁振華先生於專案初期即支持較穩定的作法、財務單位的蘇美芬課長協助釐清相關的流程;加上財務與管理部門的人員積極協助,提供作業上的關鍵控制點與細節,始能在規劃初期就找好方向,也讓後續使用單位成員對系統有參與感。系統一方面定期轉入金融機構的匯款資訊,另方面接受各點接單明細資料,定期於鼎新應收管理系統中進行沖帳,最後產出關聯的報表。因本次導入大幅改變了會計與財務單位的日常作業流程,種子成員配合討論調整細節之外,還須掌握各個分點的教育訓練與使用狀況追蹤,並協同驗證程式可行性,種子成員在上線期間展現的韌性、配合與決心,還有公司對專案推行的支持與理解,正是成功上線的關鍵。

持續的精進,更好的系統支援

  ERP系統上線後,統合了資源,將過去未能控管的庫存資材領用、固定資產等項目納入處理,費用簽核串接 EasyFlow GP取代紙本簽核;並直接將資料回寫系統,省去人工重複處理造成的時間耗費與手工錯帳問題,管理用的資金與逾期帳款表也可直接由系統轉出,帳結天數縮短了約10天。

  除了上述上線時的效益之外,正式上線約一季後,增值部門業務定期拜訪時,針對五崧反應:定期轉入大量資料造成每月固定時段系統作業處理速度下降,提請鼎新客服單位與程式修改單位協助查詢;調整更新後,同樣筆數的處理耗時下降了約八成,讓五崧在系統應用上更不受限制。

  鼎新與客戶的合作是一個持續的進程,上線之後應用價值的發酵才要開始,期待五崧在ERP的資訊基礎上,產出更有效益的BI決策管理報表,深化EasyFlow和HRM系統的應用,讓集團中的每個人都可以享受到資訊化對營運流程的助益。

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