千里眼精密部件資訊不脫軌 打造企業資訊化零件王國

提升工作效率,降低管理成本

文:林嘉祺

千里眼精密部件

企業流程管理

        千里眼精密部件股份有限公司創立1983年,主要產品為精密螺絲,通訊設備元件,光學接頭電子元件,汽車零件,3C電子產品元件…等。拜網路所賜,現為全球採購模式,採購人員採丟單方式再回收作業,台灣地屬偏遠直接聯絡專業開發和採購人員不易;內銷因此佔有地域優勢,銷售比率較歐美市場為高。目前主要客戶為導航龍頭GRMMIN,其次為其他電子、腳踏車、汽車、醫療業者。

  所謂工欲善其事,必先利其器。管理初期皆為紙本化、簽核流程無標準化,常造成資訊傳遞上有嚴重斷層,因此本次資訊系統導入專案負責人財務部經理楊純陵(以下簡稱 楊經理)評估後,於2003年導入鼎新ERP系統,目的為整合ERP單據及人事考勤HR表單,建構出企業日常業務流程管理的電子簽核及辦公平台,進而使資料無縫接軌,加速各部門資訊傳遞,有效提升企業管理水平。

放眼未來 E化挑戰

  透過EasyFlow導入,協助千里眼改善目前企業面臨關鍵問題外,也讓企業感受在導入系統後效益,分別以內外部整理說明。

管理挑戰

導入效益

外部

掌握商機,提升銷售機會:
           快速回應客戶需求
           提升報價效率
           加速請購效率,提升訂單交貨速度

資訊傳遞快速便捷,提升企業拓展商機能力

降低成本、費用:
           掌控廠商請採購、維修、保養歷程費用記錄
           核價確認,採購成本壓低
           保養提醒,降低機器損壞機率

低成本策略,提升企業獲利能力,價格競爭優勢

品質改善:
           產品報廢異常檢討
           了解客戶客訴原因,解決問題根源

提升產品服務品質,增加客戶滿意度

服務升級:
           提升客戶廠商資產往來中繼站
           客戶要求文件完整提供,跨單位佈達正確資料

客製化需求,獲得客戶高度認同
           產品與營運模式的創新,領先超越競爭對手

內部

落實內部流程與制度管理

有效建置內部制度,提升管理品質效能

解決跨部門之間溝通斷層,文件有效管理,建立工作協同平台,提升工作效率

作業流程追蹤便利,提昇工作效率,降低經營管理成本

報表檢視人員、部門工作效率與負荷

透視內部流程瓶頸,協助企業流程再造

企業內部隱性知識結合電子流程,使知識外顯

企業內部隱性知識結合電子流程管理,使得知識外顯化

透過系統規範制度 避免與現實脫節

  在資訊化過程中,由各單位主管親自參與每階段的輔導,各單位主管明確提出從使用者系統操作到高階管理者管理應用,與過往操作模式不同的看法,因此系統導入過程中,難免會有不適應和疑慮。但經各單位主管擔任系統與使用者間磨合討論,並適時與顧問溝通找出最適方案改善企業營運模式。

  在千里眼管理機制上透過系統建置內部有效管理方法。依循公司原先既有的辦法規章,應用在系統上。並將相關表單正規化、流程標準化,讓同仁們不需複雜操作,便可輕鬆上手,進行資訊化管理。表單管理如下:

  • 品保:報廢申請單、矯正預防措施單

  • 生管:請購單、器具維修報廢申請單、機器設備保養記錄單

  • 業務:顧客提供財產記錄單、客戶需求表

  • 開發:新產品開發可行性評估

  • 財務:外訓申請單、課後滿意度調查與心戒菸期滿證明申請表、外訓申請單、課後滿意度調查與心得報告表&教育訓練訓後績效追蹤表、推薦獎金申請表

  • 人事:補刷卡申請、請假申請、加班調休申請、銷假申請、加班計劃申請(多時段多人)、出差登記

提升工作效率,降低管理成本

  EasyFlow系統上線3個月,透過此次訪談,了解系統導入對各部門帶來的正面效益:財務部楊經理說:「EasyFlow表單加速資訊傳遞,不會因人員跑單造成面對面溝通狀況,也減少串門子機會,工作效率相對提升」。

  財務部人事林家妍說:「原先請假卡都需匯整後,在依各部門分類,送到各單位歸檔,原先每天要花2小時,現在都不用再處理這些事項」。

  品保部李儀隆經理說:「每位業務撘配一位品保,遇到出貨旺季可即時掌握品保人員出勤狀況」。

  生管部蕭淑杏課長說:「器具維修費用已往都是頭腦在記花多少錢,但是若有人員接手無法掌握廠商報價行情,可能會造成公司費用提升。現在有系統就可以即時查詢維修歷程了」。

  業務部許琬茵說:「透過客戶需求表,業務與包裝單位有效傳遞客戶包裝要求,不會漏寄文件,提升客戶滿意度」。

檢視問題瓶頸,優化內部流程

  千里眼目前已完成部分表單上線,電腦化已正式起步,後續將繼續規劃其他進階表單。鼎新顧問也建議進行第二階段的表單深化應用,開發更多產業表單進行管理及分析,提供內部有效數據庫,讓管理者能夠依據資料進行內部流程優化或進行最佳決策,找出管理瓶頸、調整內部作業流程。千里眼已從手動管理邁入e化管理,幫助同仁更省力、更有效率的作業,同時強化了內稽內控,邁入企業新的里程碑。

▲感謝千里眼精密部件有限公司專案負責團隊 財務部經理 楊純陵(左二)、人事 林家妍(右二) 接受鼎新專訪。
鼎新電腦BPM諮詢部黃子豪 經理(右一)、EF顧問林嘉祺(左一)。 

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