台灣租車 活化系統應用打造貼心旅程

EAI串接不同來源之訂單資訊,帳務處理更迅速、即時

文:鄭碧燕

台灣租車

發布時間: 2018-10-23 14:42:00

企業流程管理

▲台灣租車2003年時就有資訊化的概念,至今資訊化歷程不曾停歇

「e-go」,「e」=E化、先進;「go」=行動力

  台灣租車的商標為e-go,「e」代表E化、先進,「go」則是代表了行動力,可以見得台灣租車對於E化的執行力是非常強烈且快速的!

  在本次的專訪當中,台灣租車財務長 徐婉榕與我們分享:「資訊化時代的進步,已經不再透過人來管流程,而是資訊系統必須規劃好,可進行的流程,唯有如此,才可以讓人才發揮有效的工作價值。」徐財務長對資訊系統建置是非常重視的,且對於每一次的流程會議都不缺席、積極討論且不吝提出她的想法,才能夠讓台灣租車的資訊建置一年又一年的突破。

▲台灣租車財務長 徐婉榕:「資訊化時代的進步,已經不再透過人來管流程,
而是資訊系統必須將可進行的流程規劃完善!唯有如此,才得以讓人才發揮最大的工作價值。」

全台最大的旅遊運輸車隊

  台灣租車旅遊集團成立至今逾30個年頭,旗下600多輛車,提供甲種汽車租賃、 遊覽車客運、公路客運、交通旅遊、觀光巴士等各式服務。

  「做個快樂的員工、滿足客戶的需求、創造公司最大利益」為集團經營理念,每位員工秉持「以客為尊、安全第一」的營運理念,提供尊爵的服務品質,目前已是全台最大的旅遊運輸車隊。

  為達讓旅客享受快速且便捷的服務、輕鬆出遊的目標,e-go台灣租車旅遊集團(以下簡稱台灣租車)精益求精,進行電腦化作業,將旅客訂單及派車調度全面線上處理,即時掌握客戶需求,務必讓旅客透過本集團e化系統,快速體驗台灣風土民情、特色小吃。此外,每輛車配有GPS衛星定位系統,控管中心可以隨時掌握車輛的行駛速度、行駛路線等訊息,靈活調派車隊。在政府全面開放大陸客來台之際,本集團不僅添購新車,也增加LED電子顯示螢幕,提供客製化的服務。

  從第一輛車至今,600多輛車的車隊經營管理,台灣租車堅持多元、深入的服務理念,加上所有同仁共同勵精圖治,深獲客戶信賴,優質服務深值企業核心。未來,本集團將持續以專業化、細緻貼心的態度,為每位旅客提供安全、ㄧ流的服務。

2003年至今,資訊歷程不間斷

  台灣租車在2003年時,就具備了正確的資訊化概念,同時導入了SmartERP與Easy Flow;2011年到2013年,陸續導入了HR人事薪資系統與CRM客戶關係管理系統;到近期2015年,因為營運規模持續成長,參考了鼎新顧問的建議,決定將SmartERP升級為CosmosERP,以Cosmos系統作為帳務管理基礎,透過EAI串接不同來源之訂單資訊,讓帳務處理可以更迅速、更即時。


管理挑戰

  • 開放訂單來源的多元化,但若無即時整合,便得耗費大量人工處理。

  • 面對旗下所擁有的眾多車輛及動輒6、700位駕駛,能夠快速反應訂單狀況完成排車,提供乘車服務。

  • 乘客與駕駛間,需建立順暢的溝通管道,提升服務品質。

  • 訂單資訊與帳務系統緊密結合,減少重複作業並管控內容的正確性。

導入效益

  • 運用EAI平台工具,可即時整合各類訂車資訊來源,直接轉進CRM統一管理。

  • 排班人員可透過CRM查訊到所有訂車資訊,迅速安排駕駛班表,大幅提升工作效率。

  • 駕駛收到CRM班表後,準時到指定地點載運乘客,乘客也可在收到系統發出的簡訊通知後,再次確認乘車資訊。

  • 透過系統批次作業,可自動將訂車資訊整批轉為帳款,達到快速結帳目標。


運用EAI,整合異質系統

  過去台灣租車的排車作業,是在客服人員接到客戶訂車需求先記錄下來後,再一筆筆的手動輸入「訂車系統」,由於手動輸入難免會有資料錯誤的狀況,後續在排車時,一旦發生此類異常情況時,排車人員便需耗費大量心力重新調整相關聯的班表,所以,如何強化系統間的整合串聯,才能有效提升第一線反應速度與作業效率,便成為了台灣租車資訊化發展的關鍵點。

  台灣租車 e-go 主要的經營項目為機場接送,由於多元化經營,光是機場接送的訂單,就有合作銀行下單、e-go官方網站下單、電話客服下單、及手機APP下單…這四種不同的來源類型,面對如此多元的訂單來源,還要讓台灣租車能夠即時接收到訂單資訊後,迅速判斷乘車時間、路線、駕駛休假…等影響因素完成排車與派車。

  我們透過了EAI Middleware整合中介平台,將來自四面八方異質系統的訂車單資訊,設定週期性排程將訊息整合到 CRM 客戶關係管理系統平台,讓管理人員可直接在CRM上執行排車計畫,方可將600多台車作最有效率的調配,讓600多位駕駛了解當天行走的路線,賦予成千上萬的乘客一趟美好的旅程。

透過CRM,打造貼心旅程

  透過了 CRM 客戶關係管理系統平台,在CRM系統中增加了訂車單管理,透過EAI直接轉入前端所發生的訂單資訊,將這些訂單來源整合後進行派車執行,進而能夠產生每位司機每天的駕駛班表,並及時透過Email發送出來,讓600多位駕駛提前掌握每天的路線規劃;而台灣租車導入資訊化系統,不僅僅只想到公司內部管理,甚至對乘客也做到貼心服務,在導入的過程中,特別要求能夠整合「簡訊發送」功能,在乘客乘車前,透過系統直接發送訊息至乘客手機,提醒乘客即將用車的時間、駕駛、及即將搭車的車號,讓乘客省去電話詢問駕駛車號的時間,也避免記錯乘車資訊,以確保乘客都可順利搭乘,透過系統完成客戶服務,希望能提供更多乘客有美好的旅程。

▲台灣租車藉EAI整合來自四面八方的訂車單;透過CRM管理並搭配簡訊發送提醒;再由CosmosERP系統的批次作業,針對訂車單金額直接產生整批應收帳款,打造一趟顧客貼心旅程。感謝台灣租車接受鼎新電腦專訪。
(左起台灣租車財務長 徐婉榕、台灣租車資訊部 章繼正、台灣租車資訊部 郭建男副理、鼎新電腦CRM顧問師 潘伯彥、鼎新電腦ERP顧問師 鄭碧燕、鼎新電腦服務工程師 吳慈卿、鼎新電腦系統規劃師 吳怡甄。)

彙總CosmosERP,完成快速結帳

  過去,沒有做系統串接時,每一筆需要結帳的資訊,都得透過會計小姐一筆一筆輸入進ERP系統中,每開一張發票,就要輸入一筆,面對訂單量與乘客逐漸增加,已無法再透過人工方式進行了,所以在Cosmos ERP特別強化了應收帳款結帳的管理,每一筆乘車紀錄,都會記錄在CRM上,透過系統間的批次作業,就可以整批轉為應收帳款,現在只要確認好訂車單金額的正確性,就可以快速的在Cosmos ERP產生應收帳款資訊,不僅是節省了人工重複輸入的時間,帳務資訊正確性幾乎已達到百分之百。

雙方互信互動 資訊化能力更上一層樓

  經由本次Cosmos ERP與CRM及EAI的專案整合中,特別感謝 徐財務長親力親為的參與,在專案過程中,針對於每一個系統串接的流程,告知詳細的控管邏輯,方可將系統中管制點設定得嚴謹且符合需求,讓系統發揮到最大的效益。

  台灣租車資訊部 郭建男副理 與 IT章繼正 在本次導入專案中,更是不可或缺的大力幫手,即時在上線前一天,都能在公司熬夜,為了系統上線做出最大的努力,且在專案過程中也扮演者部門協調中的潤滑劑,能夠遇到這樣同心導入的專案團隊,實在難得。

  最後,也感謝台灣租車同仁積極參與本次專案導入,在Cosmos ERP與CRM及EAI的專案整合中全力配合鼎新顧問團隊推動,也能給予有效的互動,方可將整合專案順利導入成功,也讓台灣租車的資訊化能力更上一層樓。

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