訢寶企業營運走向資訊化

提升請購及採購管理效率 滿足供需平衡

文:黃子豪

訢寶企業

雲端行動應用 企業流程管理




公司的製造、財務、業務等職能工作相互關聯!若樣品送樣,產品報價,客情維繫…等仍沿用Office軟體來記錄再透過人工彙整,必定資訊斷層效率低落,因此評估使用CRM、BPM及ERP系來輔助,建置企業整體營運制度。

─訢寶企業 黃智偉總經理


打造與客戶共同成長的企業

  訢寶企業股份有限公司成立於1998年,資本額約台幣5000萬,總公司位在臺灣新北市新店區,為就近服務客戶,另於中國深圳與香港設有分公司與辦事處。

  事業核心專注於代理經銷世界知名廠牌之電子零元件,並開發自有產品,提供Total solution,以滿足客戶需求。產品類別包括頻率控制元件、光電元件、機構元件、RF模組;主要應用市場包括安控產業、無線傳輸、與光電照明產業;應用產品為無線遙控器、車用家用防盜保全、衛星定位接收產品、CCTV 攝影機、網路攝影機、健康醫療產品、家電產品、3C消費電子產品....等。

  訢寶一直秉持著1.積極(Active) 2.誠信(Honest) 3.創新(Innovation) 4.敏捷(Quick) 四大品質政策。經營理念為致力於提供客戶優良可靠的產品與銷售服務,與客戶及供應夥伴共同成長,共用利益,為全球經濟與人類美好生活做出貢獻。 
更多關於訢寶企業:http://www.hsinbao.com.tw/tc/aboutus.php

 


管理挑戰

  • 期望異質系統整合,並提供整合一體性服務。

  • 跨區表單簽核耗時,希望有效追蹤管理簽核進度,快速反應需求。

  • 企業規模快速成長,人力紙本管理無法滿足管理現況,多項工作流程串連困難。

  • 資訊不透明產生斷層,於職務交接時,承接人員常無法掌握客戶狀況。

  • 電子通路商代理多產品線,因此需要CRM進行工作日報管理。

導入效益

  • EasyFlow表單送簽核,表單填表人員及簽核人員可以立即追蹤流程進度。

  • 跨區填單簽核,排除表單傳遞所造成的問題與風險,同時加快簽核效率。

  • 資訊傳遞更加精準,確保產品品質,若有逾時簽核情況,系統會自動警告提醒。

  • 請、採購作業流程更加透明化,管理者隨時追蹤進度,有效掌握進貨時效。

  • CRM系統上線,各部門人員使用共通平台分享工作推動進度,幫助管理層掌握計畫執行狀況;待辦事項完全不漏接。快速處理並能即時回應,提升客戶滿意度。

  • 匯集客戶反應問題、業務人員回應到品保人員處理結果,產生CCR客訴問題管制報表,;並於CRM登入首頁上,以專案式管理客訴案件,提供各部門快速查閱進度。


營運開始走向資訊化

  在全球競爭市場裡,互聯網已成為企業最重要資訊管理環境!企業在營運過程中,對資訊系統的依賴性越來越高。若仍使用傳統Office軟體記錄,以及業務人員輸入,事後勢必花費大量人工整理,沒辦法達到資料即時的效果,故資訊正確性相當重要。

  輸入大量資料同時,又必須確保資料正確性;且由於過去使用的資訊系統較為簡易,只有單純進銷存系統,系統也無法支援最新WINDOWS作業系統,舊維護廠商也不再提供服務,使訢寶面臨種種作業瓶頸,於是2011年決定更換資訊系統。

  由於企業規模快速成長,人力紙本管理已無法滿足現況!訢寶企業 黃智偉總經理知悉公司的製造、財務、業務等職能工作其實是相互關聯。若各產品推廣進度,例如樣品送樣,產品報價,客情維繫,待辦事項的處理,以及拜訪行程的規劃,仍沿用Office軟體來記錄再透過人工彙整,多項工作流程串連將越來越困難;加上公司注重e化管理,因此進而評估使用CRM、BPM及ERP系來輔助,建置企業整體營運制度。

  2014年訢寶企業開始進行資訊系統評估,並詢問已有使用系統經驗的企業,多方審慎評估後,表示惟有鼎新提供完整資訊系統解決方案;其他廠商系統都必須透過客製才能整合相關系統,不但會造成上線時間延宕,同時所衍生的客製費用相對來說都是不少的成本。因此毅然決然選擇鼎新的SMART ERP及EasyFlow Net、CRM、Mobile Business作為公司為資訊系統導入最佳夥伴。


為持續內部作業流程,鼎新顧問建議後續朝深度使用方向進行。訢寶表示未來將繼續朝向企業資訊化,與鼎新一同成長。 
﹝感謝訢寶企業 黃智偉總經理(右三)、陳信吉業務經理(右二)、辜瑋甄採購主管(左二)、
廖淑玲財務主管(左三)接受鼎新專訪鼎新電腦團隊(左一)劉雨婷專案經理 (右一)系統規劃師 陳庭維﹞

以資訊系統落實內稽內控

  訢寶同仁對於ERP、CRM都具有基本的概念,反而是EasyFlow電子表單簽核系統較為陌生。因此一開始規劃使用頻率最高的整合(ERP、CRM)表單,請購單、採購單、採購變更單、銷貨單、銷退單、進貨單、退貨單、進品費用單、預付購料單、樣品申請單、廠商樣品單、銷售機會、為電子表單上線主軸。

  由於訢寶企業為電子流通買賣業,故必需了解請購品項實際單價或約略單價後,再依照核決權限上簽請購單、採購單至總經理,如此可避免請購採購的單價差距甚遠,導致主管決策失準;各單位同仁同時能夠參考後續採購成本數據,有效評估是否有機會節省不必要的開銷。

  經由訢寶內部的討論與顧問師的規劃後,電子表單已建構完整採購循環的內部控管機制。透過流程管控,請購人員可以快速即時查詢目前單據簽核狀況,以及確認採購人員是否協助轉成採購單進行詢比議價程序,將企業內稽內控流程更加透明化,能讓同仁更快的執行工作事項,徹底貫徹公司制度。

  然而電子流通買賣業中,商品種類繁多且不斷推陳出新,為求公司資訊一致性,讓業務人員能於第一時間了解公司所販售電子零件產品,於EasyFlow系統開發新品申請單,詳細記載商品描述,透過流程通知,讓公司資訊能落實傳遞,確保業務人員能取得相關商品訊息。

成功提升請購及採購管理效率

  各單位人員平時工作非常忙碌,且主管對同仁、部門對部門經常有很多工作交辦,有時只是口頭說明,當下並沒有明確的會議記錄。事後常常不知道如何追蹤內容事項進度或責任人員的處理狀況。

  黃智偉總經理表示,導入了鼎新CRM系統後,各部門的人員,能在統一的平台上,透過工作記錄回饋各種事項的推廣進度,幫助公司管理階層,清楚掌握公司各項計畫的執行狀況。過去因為資訊斷層,職務交接時,承接人員無法掌握客戶狀況,需花費更多時間及人力將資料重新彙整。現在系統有記錄完整的過程,待辦事項完全不漏接。

  電子零件買賣業最重視請購及採購時程管理!因此透過企業流程系統,讓請、採購作業流程更加透明化,管理者可隨時追蹤進度,有效掌握進貨時效,透過EasyFlow審核效率分析(如圖一&圖二),進而管理流程效率,以滿足供貨需求。


▲(圖一)審核效率分析


▲(圖二)事務性上線表單清單

註:標準審核天數-平均審核天數=逾時天數。標準內顯示藍色字,超過標準會顯示紅字。

專案式管理 快速查閱客訴案件


▲(圖三)訢寶CCR報表

 

  由於顧客的喜好漸趨多樣化,銷售商品並非輕而易舉的事,企業若想永續經營,仔細傾聽每位顧客的聲音,以及回應客戶的期待,這些都是不可或缺的。

  利用銷售機會,專案式的控管CCR客訴流程,從客戶反應問題、第一線業務人員回應,第二線品保人員的問題處理結果,輕鬆產生CCR客訴問題管制報表(如圖三),可置於CRM登入首頁上,以專案式管理客訴案件,提供各部門快速查閱進度,問題何時反應,第一線人員如何回覆,第二線人員預計何時處理完畢,都可一目了然。除了能提供完整的文件給客戶,更能加快各部門的工作協調進度,讓問題處理的更有效率,客戶的滿意度更高。

洞悉管理瓶頸 做出最佳決策

  訢寶企業目前已完成ERP、CRM、EasyFlow、Mobile系統上線,後續業務、管理部將繼續協同規劃資訊管理,能讓高階主管自行定義所需報表格式,有效進行資訊決策分析。

  鼎新顧問建議後續可將其他日常管理或異常管理相關表單應用於系統中,也可運用BI(商業智慧管理)統計分析資料,選取關鍵管理欄位等資料作為分析來源,讓管理者能夠即時掌握資訊;成為內部流程檢討會議或進行最佳決策之依據;洞悉管理問題瓶頸,調整內部作業流程,朝深度使用方向進行。訢寶表示未來將繼續朝向企業資訊化,提升企業競爭力,並與鼎新一同成長。

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