明榮企業整合企業管理流程,打造台灣「成衣王國」

啟動資訊化管理,開創產業新格局

文:蕭蕙君

明榮企業

企業流程管理

        明榮企業創立於1980年,致力於生產針織與平織成衣、運動系列服裝及泳裝,外銷遍佈美國、加拿大、歐洲、澳洲等20多個國家。明榮以服務、品質、產能為重,成為世界多家品牌指定的成衣製造供應商。不僅是專業成衣代工廠,更是提供最佳服務的廠商。「客戶至上」更是明榮的最高管理原則,保持高品質、創造最高產能是明榮一路走來始終堅持的企業精神。

  初至明榮企業,映入眼簾的是數以千件的成衣作品及成果,而與專案最高指導者鍾仰裕副總經理(以下簡稱鍾副總)以及李碧霞副總經理(以下簡稱李副總)初見面時,鍾副總、李副總和藹親切的笑容,化解了我們初次到訪的生疏,也為我們後續的訪談揭開精彩序幕。

系統導入檢視工作效能,模擬防堵多次重工行為

  鍾副總、李副總談及明榮需要改變的原因在於,除了因應整個大環境的變動外,更重要的是整頓公司內部的企業流程。鍾副總、李副總表示:「成衣業是一個非常細項的產業,因為它的副料非常的多,所以我們人工在做的時候往往很難控管周全,永遠就是缺了一個鎖碎的東西,就導致沒有辦法出口;另外帳務上自然跟會計帳串不太起來,那就會變成有重覆結帳、或者是有一些東西重覆採買、漏買,這些人為的控管疏失希望可以利用系統有效防堵,所以才會積極想要導入。」


管理挑戰

  • 公司不斷成長,員工人數增多,如何簡化部門之間的工作。

  • 結帳單據量龐大,標準結算程序執行成本計算往往需要耗費一、二天時間。

  • 帳務重覆結帳,造成許多重工行為。

導入效益

  • 重新檢視每個工作環節,訂定一套作業標準,工作事半功倍,提升公司整體效能。

  • 導入系統Workflow,藉由單號,即可查出整張訂單的採購內容、項目,包括進貨數量還有付款方式,訂單的樹狀查詢;讓人員對於訂單狀況一目了然。

  • 系統導入上線後讓明榮與國外工廠之間的溝通更暢行無阻,對「集中」與「整合」管理的重視,符合了明榮在台灣、柬埔寨等地的據點擴張。


  WorkflowERP專案啟動後,明榮的團隊開始不停地做沙盤推演,利用中午的時間使用鼎新E-learning教學網,認真地學習整個系統的操作流程;把實務上可能會遇到的問題,設法去擬定解決步驟,以及採分組教學討論,為了就是能從中找出最適合明榮的作業方式;並灌輸員工導入系統不是只是換一個工具,而是大家再對工作流程的重新檢視,找出一個標準作業模式,讓員工依照流程來執行,讓大家對於系統的導入能更有共識並且凝聚團隊的力量,一步步去調整作業模式和落實專案規劃的每一個步驟。

挑戰的過程即使艱辛,仍努力不懈走對的路

  在這個系統導入的執行過程當中,抱怨的聲音不曾少過,不管是初期料號、品號的設定,還是作業流程方式的適應等…而顧問在這其中所扮演的角色就是一個客觀的第三方力量。鍾副總、李副總說:「有些員工可能會針對某個環節說不行,那就會有另一派的聲音跳出來說為什麼不行?為什麼做不到?這時候那我們就只好請專業的顧問出來,藉由第三方的專業讓大家取得共識。所以在導入的過程當中,去檢視整個作業模式然後相互配合,讓下一關抱怨上一關的情形不再上演」。顧問適時的建議去更改哪些功能,而這些需求功能在系統上又該怎麼應用,鼎新顧問以專業的知識跟經驗輔導企業順利上線,讓使用狀況漸入佳境,也引導使用者對系統日趨正向。

提升工作效益,共創雙贏局面

  明榮在系統導入後帶來最大的明顯差異就是時間成本的節省。李副總滿意地說:「我現在可以在系統裡面單憑一個單別單號,就可以串查出來整張訂單的採購內容、項目,包括進貨數量還有付款方式整個訂單樹狀的查詢;採購方面也只要點選供應廠商,不管是帳目或是跟廠商的交易狀態,以及客戶的訂單銷售狀態,現在都可一目了然的呈現出來。包括帳單方面也可以把那些所有帳目抓出來,以前要請會計把每一個人的採購單給收集起來,去算算看到底要預付多少金額,或者是說哪時候有產生哪些帳目這樣子;以前需要花上一、二天的作業時間,現在系統輔助只需要半個小時左右即可產出所需的報表,這是比較大的差別。」系統化帶來工作效率的提升,時間成本也大幅縮減,現在用同樣的時間能做的事情更多了,資訊化程度的精準到位。

  面對企業不斷的成長,全球佈局是明榮未來的展望,目前明榮在台灣、柬埔寨皆有設廠,系統導入上線後讓明榮與工廠之間的溝通更暢行無阻。以前在尚未有系統化建置前,常常會因兩地的溝通造成誤會,雙方雞同鴨講,以及文件的掃描一來一往造成時間上的浪費;現在有了系統只要透過單號就可即時連線處理,系統化不僅提升了工作的效能,更扮演了雙方良好的溝通平台與橋梁。

系統導入成功關鍵:對專業團隊的信任

  古人云:「工欲善其事,必先利其器。」除了有一套完整專業的系統外,「人」也扮演著相當重要的角色。當我們問起鍾副總、李副總認為系統導入成功的重要關鍵是什麼,他(她)笑著回答說:「對鼎新有信心,除了對鼎新有信心外,再來就是對鼎新所說的話先不要提出質疑;因為我認為有些東西是要你實際上去做了去嘗試了才知道有何用。」的確,未知會帶來恐懼害怕,導入系統之初對公司的同仁來說,勢必需要一段磨合的陣痛期,但唯有透過內部不斷的溝通,以及對專業團隊的信任,才能嚐到系統資訊化所帶來的甜美果實,未來鼎新也將秉持著穩健的腳步,給予明榮全力的支援與協助,共創卓越不凡的成就。

▲圖左起鼎新電腦 鍾子淵規劃師、明榮企業 李惠娟會計專員、明榮企業 李碧霞副總經理、
鼎新電腦 劉美儀顧問、鼎新電腦 吳佩倫顧問、明榮企業 何素華業務經理、明榮企業 林淑燕高級會計專員、鼎新電腦 蔡品學經理

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